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E-Mail-Archivierung am Beispiel Byte-Action: E-Mail-Archivierung in der Praxis – Wegweiser im Compliance-Labyrinth

Fortsetzung des Artikels von Teil 1.

Fehlende „Spielregeln“

Eine grundlegende Problematik ist, dass viele Unternehmen den Umgang mit den E-Mails nicht oder nur teilweise regeln. Für das Löschen von Mails muss es genauso Vorschriften geben wie für die Speicherung. Fehlen eindeutige schriftliche Vereinbarungen über das, was in der E-Mail-Kommunikation erlaubt und verboten ist, bleiben den einzelnen Mitarbeitern lediglich subjektive Auslegungen. Daher sollte den Angestellten die Bedeutung der strukturierten Archivierung von E-Mails als Dokumente deutlich gemacht werden. Nicht selten ist die E-Mail die einzige Dokumentation für einen Vertragsabschluss. Basis-E-Mail-Systeme sind in der Regel nicht dazu geeignet, Mails revisionssicher und dauerhaft aufzubewahren. Sinnvoll ist vielmehr der Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung. Sie stellt Wegweiser auf, die das Verlaufen im Compliance-Irrgarten verhindern.

Gut ausgeschildert
Am Beispiel der Software "BytStorMail" wird deutlich, dass die E-Mail-Archivierung IT-Verantwortlichen das Leben erheblich erleichtern kann. Im Detail geschieht das so: Das Programm legt sämtliche Mails im Originalzustand ab, erst dann gelangen sie zum Mail-Server und in die jeweiligen Postfächer. So sind selbst bei einem Komplettausfall des Mail-Servers alle archivierten Nachrichten jederzeit verfügbar.

E-Mails werden vor Zustellung mit Prüfsumme verschlüsselt archiviert. Bildquelle: © Byte-Action

E-Mails werden vor Zustellung mit Prüfsumme verschlüsselt archiviert.

Noch vor der Archivierung wird das Problem einer eventuellen Malware-Verseuchung gelöst. Alle eingehenden E-Mails durchlaufen den Anti-Spam- und Anti-Viren-Filter. So ist sichergestellt, dass keine Malware o.Ä. in das Unternehmensnetzwerk eindringt. Bei verdächtigen Mails markiert die Lösung sie entsprechend und verschiebt sie in den Quarantäne-Ordner.

Findet "BytStorMail" nach Abgleich mit einer Schlüsselwortliste GDPdU-relevante Begriffe, erhält die E-Mail das Kürzel „[GDPdU]“ in der Betreffzeile. So kann der Nutzer die E-Mail später über die entsprechende Suche finden und wiederherstellen. Sind keine Schlüsselwörter enthalten, erhält die Nachricht keine weitere Kennzeichnung und wird an den Kunden-Mailserver oder an die einzelnen Postfächer weitergeleitet. Darüber hinaus legt die Software die Mail inklusive Anhang verschlüsselt im Dateisystem ab. Für ausgehende E-Mails gilt dasselbe Prüfverfahren, allerdings erhalten Nachrichten mit GDPdU-bedeutsamen Inhalten keinen Vermerk in der Betreffzeile. Lediglich in der Datenbank sind sie als solche gekennzeichnet.