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Gebrauchte Software: Das Geld liegt auf den Servern

Wird eine neue Software eingekauft, ersetzt sie meistens eine andere. Im Zuge der Implementierung wird diese nicht mehr genutzte Software schnell vergessen. Dabei ist sie bares Geld wert.

Software Geld Kosten Macbook Bildquelle: © Fotolia / eccolo

Unternehmen müssen auch in Zeiten des digitalen Wandels viel Geld in ihre IT investieren. Das bestätigt eine aktuelle Untersuchung des Beratungshauses Capgemini. Demnach rechnen die Teilnehmer, die für die Capgemini IT-Trends 2019 befragt wurden, wie schon in den vergangenen Jahren, mehrheitlich (44,3 Prozent) mit einem steigenden Budget für ihre IT. Doch nicht überall stehen die finanziellen Mittel hierfür bereit. Oft müssen die Verantwortlichen möglichst sparsam mit dem vorhandenen Budget umgehen und können daher wichtige Modernisierungsmaßnahmen nicht oder nur verzögert umsetzen. Es liegt also nahe, sich nach Möglichkeiten zur etwaigen Einsparung von IT-Kosten umzuschauen. Dabei sollten die schon im Unternehmen vorhandenen Werte nicht vergessen werden: ungenutzte Softwarelizenzen.

Gut vergleichbar ist dieser Fall mit dem Autokauf: Angenommen, jemand benötigt ein neues Auto. Es fährt zwar noch, ist aber vielleicht zu klein oder bietet nicht mehr den gewünschten Komfort. Derjenige wird sich nach einem Neuwagen umschauen, der diesen neuen Bedürfnissen entspricht. Doch was wird aus dem alten Wagen? Er wird weiterverkauft. So werden Teile der Kosten für den Neuwagen direkt refinanziert. Ein Vorgang, wie er täglich passiert, und der sich auch auf Software-Lizenzen übertragen lässt.

Oftmals entstehende Software-Redundanzen
Es gibt verschiedene Gründe dafür, dass Unternehmen im Besitz von ungenutzter Software sind. So entstehen beispielsweise bei Fusionen Redundanzen, gerade bei Standardanwendungen ist das häufig der Fall: Die beteiligten Unternehmen bringen jeweils die sich in ihrem Besitz befindlichen Lizenzen mit in den Zusammenschluss ein. Handelt es sich um Software, die von beiden fusionierenden Unternehmengenutzt wird, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, am Ende mit überschüssigen Lizenzen dazustehen.

Weitere Fälle, die nicht mehr benötigte Lizenzen hervorbringen, sind Stellenabbau oder Insolvenzen. Eine der häufigsten Ursachen ist aber schlicht die Migration von einer zur nächsten Version einer Lösung. Soll also beispielsweise das MS Office-Paket in aktuellerer Version angeschafft werden, wird die vorherige Variante nicht mehr benötigt. An dieser Stelle können IT-Verantwortliche über die Zusammenarbeit mit einem Händler für gebrauchte Software nachdenken. Denn hier entstehen mehrere Chancen, Geld einzusparen: Nicht immer macht es Sinn, die allerneueste Office-Version einzukaufen – im Normalfall werden die darin enthaltenden neuen Funktionen gar nicht benötigt. Unternehmen, die etwa von Office 2013 auf eine neuere Version umsteigen möchten, könnten durch den Einkauf von gebrauchten 2016er-Lizenzen bis zu 70 Prozent gegenüber dem Preis für Office 2019 einsparen. Gebrauchtsoftware-Händler haben zudem meist noch Verwendung für die nicht mehr genutzten Lizenzen und kaufen diese daher auf. Zu einer möglichen Ersparnis kommt für Unternehmen gegebenenfalls also der Erlös, der durch die Inzahlungnahme der 2013er-Lizenzen entstanden ist. Das gleiche Verfahren kann einige Jahre später, wenn die nächste Migration ansteht, erneut angewendet werden.

Voraussetzungen für den Verkauf ungenutzter Software
Natürlich verlieren alte Softwarelizenzen auch für Händler von Gebrauchtsoftware mit der Zeit an Wert. In der Regel sollte eine Lizenz nicht älter als fünf Jahre sein, um wieder einen Abnehmer zu finden. Doch woher weiß ein Unternehmen, ob und wie viele ungenutzte Softwarelizenzen es besitzt? Schon in relativ kleinen Unternehmen kann die Beantwortung dieser Frage zu Schwierigkeiten führen. Wie viele Arbeitsplätze existieren und wie viele davon mit dem entsprechenden Produkt ausgerüstet sind? Wer hat Zugriff? Nicht jedes Unternehmen verfügt über geeignete Fachkräfte, die diese Fragen final klären können.

Die Voraussetzungen schaffen
Entsprechende Anbieter können können hier beratend zur Seite stehen. Ebenso wichtig ist es für Unternehmen aber auch, die Voraussetzungen zu schaffen, damit der Verkauf der Software-Lizenzen zweifelsfrei rechtskonform vonstattengeht. Denn: Auch wenn der Handel mit gebrauchter Software grundsätzlich legal ist, gelten bestimmte Bedingungen und nach wie vor gibt es durchaus Fallstricke. So muss es sich beispielsweise um Kauf-Lizenzen handeln, die ursprünglich innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes verkauft wurden. Zudem müssen die Verkäufer bestätigen, dass sie die Software im eigenen Unternehmen nicht mehr nutzen.

Michael Helms ist Vorstand und Gründer der Soft & Cloud AG