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MFP und Sicherheit: Die Informationsdrehscheibe im Blick

Die nächste Generation von Multifunktionssystemen wird zur Informationsdrehscheibe. Dabei steigt nicht nur das Datenvolumen, auch das Bewusstsein für den Sicherheitsbedarf wächst. Denn Geschäftsdatenlecks und Hacking treten immer häufiger auf.

Sicherheitslücken im MFP Bildquelle: © Quocirca Global Print Security Landscape, 2019

Eine zentralisierte Verwaltung und ein besserer sowie sicherer Zugriff auf Dokumente wird unerlässlich, bisher teils vernachlässigte Sicherheitsaspekte gewinnen für Unternehmen massiv an Bedeutung.

Die Arbeitswelt ist im permanenten Wandel. Mitarbeiter werden mobiler, Arbeitsabläufe digitaler und individueller. Büros werden zu Kommunikationszentren, in denen Dokumente immer häufiger digitalisiert genutzt, bearbeitet und geteilt werden. Das stellt ganz neue Anforderungen an den Dokumentenworkflow und die Informationsinfrastruktur – und auch an die damit verbundenen Sicherheitsaspekte.

Von der Druck- zur Informationsplattform
Den veränderten Anforderungen werden Hersteller aktuell gerecht, indem sie aus ihren Multifunktionssystemen (MFP) umfassende, multifunktionale und IoT-fähige Informationsplattformen machen. Es gilt, die Rolle multifunktionaler Systeme neu zu denken. Denn die Systeme sind ohnehin Knotenpunkte des Dokumentenmanagements – es ist nur schlüssig, sie als Informationsdrehscheiben zu verwenden. Sie geben nicht nur Informationen aus, mit ihnen werden Informationen digital erfasst und unkompliziert weitergeleitet – je nachdem, wo sie benötigt werden. So vernetzen sie Anwender, Orte und Systeme, erleichtern und optimieren Arbeitsabläufe. Dabei stellt ein Multifunktionssystem nicht mehr nur den Endpunkt einer Prozesskette dar, etwa zur Verteilung von Information, sondern wird zum Startpunkt für die Einspeisung der Information in digital beschleunigte Workflows. Von diesem Drucksystem aus werden jetzt Informationen in beliebige Arbeitsabläufe weitergeleitet. So können die hier erfassten Daten je nach System in klassischen Anwendungen, Produktivitätstools oder Apps weiterverarbeitet werden. Um sich diese Potenziale zu erschließen, sollten Unternehmen im ersten Schritt ihre bestehende Druck- und Outputstruktur überprüfen und kritisch hinterfragen. Denn oft ist diese über die Jahre zu einer Vielfalt an Systemen angewachsen und wurde zumeist nur mit Blick auf den Druck von Informationen optimiert. Heute können moderne Lösungen aber viel mehr leisten: Sie bieten allen Mitarbeitern im Unternehmen einen Dreh- und Angelpunkt zur Einleitung von Informationen. Sie bieten die Möglichkeit, Informationsprozesse effizienter zu gestalten.

Mit der Veränderung der Druck- und Output-Struktur und der Wandlung der modernen MFPs zum zentralen Dokumentenverarbeitungsknoten im Netzwerk entstehen aber auch neue Herausforderungen. Unternehmen sollten daher vor der Einführung dieser Technologien zunächst eine umfassende Bedarfsanalyse aller vorhandenen Prozesse durchführen. Besonders wichtig sind dabei auch die Security-Aspekte.

Erläuterung zur Grafik: In Multifunktionssystemen finden sich zahlreiche Sicherheitslücken – von nicht abgeholten Ausdrucken, über Bilder auf der Festplatte bzw. dem Wechsellaufwerk, bis hin zum Netzwerk an sich oder der unautorisierte Zugang zur Geräte-Konfiguration.