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Geschäftsreisemanagement: Analoges Reisen in digitalen Zeiten

Viele Lebensbereiche verändern sich durch die Digitalisierung – die Geschäftsreise ist einer davon. SAP Concur, Anbieter von integrierten Lösungen für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen, hat einige Aspekte zusammengefasst.

Bildquelle: © Rawpixel/Fotolia.com

Auch in Zeiten von Videokonferenzen sind Geschäftsreisen an der Tagesordnung. Automatisierung und künstliche Intelligenz können in diesem Bereich den Menschen unterstützen. Dabei verändern technologische Innovationen die Art und Weise, wie geplant, gebucht und abgerechnet wird. SAP Concur hat einige Aspekte zusammengefasst.

  • Stärkere Personalisierung
    Während es in früheren Zeiten in großen Unternehmen eine eigene Reisestelle gab, ist die Buchung heutzutage eine Sache von wenigen Klicks. Laut SAP Concur wollen auch Geschäftsreisende oftmals selbst bestimmen, wie sich ihre Reise gestaltet. Folglich würden Mitarbeiter ihre Businesstrips mit digitalen Tools und Plattformen eigenständig buchen. Künstliche Intelligenz macht es dabei komfortabler: Basierend auf vorangegangenen Buchungen werden Geschäftsreisenden bei der Buchung proaktiv Optionen vorgeschlagen, die zu ihren Reisegewohnheiten passen.
     
  • Work-Life-Blending – auch auf Reisen
    Berufs- und Privatleben verschmelzen zunehmend auf Reisen. So würden Mitarbeiter demnach auf Privatreisen arbeiten oder im ungekehrten Fall den Businesstrips mit einem Urlaub verlängern. Das habe eine Studie von SAP Concur unter 1.053 Berufstätigen gezeigt: „Bleisure“ nennt sich die Verknüpfung von Businessreisen mit einem Freizeitanteil (Leisure), die demnach 47 Prozent der deutschen Berufstätigen gerne nutzen möchten. Unternehmen kommen dabei oftmals für die ohnehin notwendige An- und Abreise sowie die Unterkunft während des eigentlichen Geschäftsaufenthalts auf. Mitarbeiter treten für ihre Privatunterbringung im Anschluss in die Pflicht. Angesichts zunehmenden Fachkräftemangels und lauter werdenden Rufen nach Work-Life-Balance kann diese Flexibilität in der Einschätzung von SAP Concur für Arbeitgeber künftig zum Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt werden.
     
  • Vorausschauend vorbeugen
    Zur Tornadosaison in die USA oder während eines Fluglotsenstreiks nach Frankreich – Geschäftstermine richten sich nicht immer nach der aktuellen Wetter- und Verkehrslage. Dank Big Data und immer besseren Prognosen können künftig widrige Umstände, Flugverkehr und den Aufenthalt behindernde Wetterbedingungen genauer vorhergesagt werden. SAP Concur sieht dabei das Potenzial von vorausschauenden Analysen (Predictive Analytics); künstliche Intelligenz könne demnach Nachrichten auf Androhungen von Arbeitsniederlegungen durchsuchen und die Mitarbeiterstimmung aus den sozialen Medien ableiten.
     
  • Den eigenen CO2-Fußabdruck verkleinern
    Umweltschutz und CO2-Ausstöße sind heutzutage ein Thema – auch im Hinblick auf Geschäftsreisen. SAP Concur weist darauf hin, dass es bereits Unternehmen gibt, die Geschäftsreisen in ihren Nachhaltigkeitsberichten aufführen und sich eine Reduktion des durch Flugreisen emittierten CO2s zum Ziel setzen. Hierbei unterstütze ein Zusammenspiel aus intelligenten Buchungstools und Compliance. Reiserichtlinien, inklusive CO2-Obergrenzen oder festgelegter Verkehrsmittel, können in automatisierten Geschäftsreisesystemen hinterlegt werden und finden so bereits bei der Buchung Berücksichtigung.
     
  • Reisekosten intelligent managen
    Zum Thema Kosten führt SAP Concur aus, dass Geschäftsreisen einen nicht unerheblichen Teil des Gesamtjahresbudgets von Unternehmen ausmachen. Zudem sei kaum eine andere Kostenart so agil. Während beispielsweise Personalkosten und Ausgaben für externe Lieferanten häufig fix seien, treffen Geschäftsreisende Entscheidungen über Ausgaben deutlich unberechenbarer. Hotelbuchungen zur Messezeit, spontane Geschäftsessen oder kurzfristig umgebuchte Flüge seien Beispiele aus der Praxis, die Planbarkeit und Kontrolle von Ausgaben erschweren. Mit einer digitalen Konsolidierung und einem Echtzeitmonitoring der Kosten könnten Budgetverantwortliche besser den Überblick behalten – auch bei spontanen Änderungen von Buchungen und Reiseplänen.
     
  • Mehr Reglementierungen
    SAP Concur gibt zu bedenken, dass zwar die Geschäftswelt immer flexibler wird, gleichzeitig aber bürokratische Hürden der Gesetzgeber und Verwaltungsaufwand zunehmen. Dabei sei nicht nur an große politische Ereignisse wie den Brexit zu denken, sondern auch an regulatorische Änderungen wie die EU-Entsenderichtlinie oder das A1-Formular. Angesichts dieser Herausforderungen müsse es Unternehmen erleichtert werden, die Reiseformalitäten zu erfüllen beziehungsweise mit den sich verändernden Bestimmungen Schritt zu halten.