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Managed IT Services: Schwung in die Digitalisierung bringen

Die digitale Transformation ist in vollem Gange. Laut des aktuellen IDC Spending Guide werden die Ausgaben für die Digitalisierung bis im Jahr 2022 weltweit auf fast zwei Billionen US-Dollar steigen. Doch ein großes Budget allein löst die Herausforderungen nicht, vor denen Unternehmen stehen.

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Digitalisierung verändert die Art, wie wir arbeiten und unser Business betreiben: Neue Methoden, Konzepte und Technologien machen die Geschäftsprozesse nicht nur einfacher, schlanker und schneller – sie verändern diese radikal. Wer hätte noch vor 15 Jahren gedacht, dass es möglich wäre, Taxiservices ohne eigene Fahrzeuge aufzubauen, Hotelübernachtungen ohne Bettenkontingente anzubieten und Handwerksdienste ohne feste Partnerschaften zu vermitteln? Doch bei der digitalen Transformation geht es nicht nur um bahnbrechende neue Geschäftsmodelle, sondern schlichtweg auch darum, effektiver und wirtschaftlicher zu arbeiten. Dafür ist es nötig, analoge Prozesse digital abzubilden, zu optimieren und – im besten Fall – zu automatisieren. Nur so können Unternehmen in einem globalisierten Markt langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Beispiele, wie Unternehmen im Zuge der Digitalisierung Prozesse optimieren und neue Geschäftsmodelle hervorbringen, gibt es viele. So verbessern Collaboration-Plattformen etwa die digitale Zusammenarbeit. Medienbrüche können mit digitalen Dokumentenprozessen aufgelöst werden – das vermeidet Fehler und kann Papier und Porto sparen. Digitale Recruiting-Prozesse versetzen Unternehmen in die Lage, schneller qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Und in der Industrie ermöglicht die Vernetzung von Maschinen und die Auswertung von Daten, Ausschuss zu reduzieren und die Wartung vorausschauend zu steuern.

Um zielgerichtet voranzuschreiten, sollten Unternehmen zunächst die Bereiche identifizieren, in denen Digitalisierung möglich ist und sich auch auszahlt. Dazu braucht es nicht nur Ideen und den Mut sie umzusetzen, sondern auch eine Strategie sowie Konzepte, Methoden und nicht zuletzt die geeigneten Technologien. Die Herausforderung: CIOs haben oft nicht die Zeit, Digitalisierungskonzepte zu entwickeln, weil sie stark mit dem Alltagsgeschäft ausgelastet sind. Dazu kommt, dass die personelle Situation durch den anhaltenden Fachkräftemangel in den IT-Abteilungen extrem angespannt ist. Auch die operativen Technikabteilungen (OT) klagen darüber, dass sie nicht die Mitarbeiter bekommen, die sie benötigen. Da ist es beinahe schon tragisch, dass viele der hoch bezahlten Spezialisten Routineaufgaben übernehmen müssen, die schlimmstenfalls gar nichts zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Zudem verfügen meist nur große Unternehmen über dedizierte CTOs oder CDOs. Bei allen anderen liegt die komplette Last bei der Wahl und Umsetzung einer richtigen Digitalisierungsstrategie und einer zukunftsorientierten IT-Betriebsführung beim CIO oder IT-Leiter.

Konzentration auf wertschöpfende Aufgaben
Um den IT-Experten im eigenen Haus mehr Freiraum für wichtige Digitalisierungsaufgaben zu verschaffen, empfiehlt es sich, Routine-Jobs an einen erfahrenen Dienstleister auszulagern. Managed Services sind in der IT mittlerweile etabliert. Sie entlasten die IT-Abteilung und ermöglichen es CIOs, ihre Mitarbeiter zielgerichtet dort einzusetzen, wo ihre Fachkompetenz dem Unternehmen am meisten nützt. Der Managed Services Provider übernimmt die Aufgaben, die weniger zur Wertschöpfung beitragen und im Alltag viel Zeit kosten. Bereiche, die sich dafür anbieten, sind zum Beispiel der User Help Desk, der Betrieb von Standard-Services wie etwa von Betriebssystemen, die Bereitstellung und Administration von Infrastruktur, der E-Mail-Betrieb, das Backup, das Software Asset Management oder der Support. Auf diese Weise können Unternehmen etwa eine 24/7-Hotline anbieten, ohne dass sie dafür selbst die personellen Ressourcen aufbringen müssen, und können gleichzeitig die Qualität des internen Service verbessern.