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Belegerfassung: Buchhaltung global

Fortsetzung des Artikels von Teil 1.

Act local, think global

Die intelligente Erfassung und Verarbeitung von Informationen aus Dokumenten unterschiedlicher Herkunft, Formate und Arten sorgt in der Finanzbuchhaltung dafür, dass Mitarbeiter einen großen Teil der Rechnungsbearbeitung automatisiert erledigen lassen können. Insbesondere international tätige
Unternehmen können auf diese Weise enorme Effizienzsteigerungen erreichen, denn vor allem die Erkennung von Informationen in unterschiedlichen Sprachen ist ein wesentlicher Faktor, den viele Standardprogramme ohne intelligente Features nicht leisten können.

Ein smartes System ordnet darüber hinaus die Bestellnummer aus dem erteilten Auftrag der eingegangenen Rechnung automatisch fehlerfrei zu und gleicht idealerweise auch die Daten ab. Eine erste Plausibilitätsprüfung entlastet an dieser Stelle die Mitarbeiter der Buchhaltung; diese müssen sich somit nur mit unklaren Fällen auseinandersetzen. Zudem lassen sich über eine intelligente Verknüpfung zusammengehöriger Dokumente mit einem Klick alle relevanten Belege zu einem Vorgang aufrufen. Teilrechnungen werden automatisch vom entsprechenden Auftrag abgezogen und die Steuer- sowie Adressinformationen der zahlreichen Lieferanten bleiben durch kontinuierliche Aktualisierung stets auf dem neuesten Stand. Ein smartes System unterstützt die Mitarbeiter auch über die Eingangsrechnungsverarbeitung hinaus: Gutschriften, Ausgangsrechnungen, Liefernachweise und diverse weitere Belege lassen sich digital erfassen und verarbeiten. Dabei sollten national wie international arbeitende Unternehmen vor allem auch darauf achten, eine Lösung auszuwählen, die höchsten Sicherheitsstandards genügt und neben der EU-Datenschutzgrundverordnung auch die jeweils gültigen Unternehmens- und Ländervorgaben einhält. Nur so können die Verantwortlichen gewährleisten, dass die Optimierung und Digitalisierung der Prozesse in der Buchhaltung zukunftsfähig und verlässlich gelingt.

Mit Innovation zum Ziel
Die Automatisierung mittels einer intelligenten Software wird vor allem für international vernetzte Unternehmen zunehmend zur Pflicht, um das hohe Volumen an Belegen in diversen Sprachen und verschiedenen Formaten effizient verarbeiten zu können. Ein Blick in die Praxis zeigt: Etwa 15 Felder enthält jedes
Dokument im Schnitt – angefangen von Datum und Adresse über Referenznummer sowie Steuersatz bis hin zu häufig mehreren Netto- und Bruttobeträgen. Diese müssen alle ausgelesen und übertragen werden; es folgt die Plausibilitätsprüfung von Summen, Steuerabzügen und Zahlungsbedingungen sowie die weitere Verarbeitung. Übernimmt ein innovatives, smartes System diese administrativen Aufgaben, können der manuelle Aufwand und damit die Kosten deutlich sinken. Darüber hinaus entstehen neue Chancen durch die Kombination von Big Data und Compliance für eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung auf strategischer Ebene. Eine Perspektive, die zukunftsorientierte Betriebe sich nicht entgehen lassen sollten.

Russ Hubbard ist Chief Revenue Officer bei Ephesoft