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Pro Alpha: Mit moderner Digitaltechnik Arbeitsprozesse optimieren

Dank der mobilen Digitaltechnik wird es immer leichter qualitativ gute Fotos und Videos zu schießen. Dabei ergeben sich viele Einsatzmöglichkeiten, die auch in der Arbeitswelt entscheidende Vorteile bringen. Fünf davon stellt der ERP-Hersteller Pro Alpha vor.

buchachon - fotolia.com Bildquelle: © buchachon - fotolia.com

Smartphones und Tablets sind an vielen Stellen im Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Schnell und einfach werden dort Bilder in hoher Qualität erstellt, verteilt und direkt digital im Dokumenten Management System (DMS) archiviert. Auch Geräte zur mobilen Datenerfassung besitzen immer häufiger eine Kamerafunktion. Damit bieten sie vor allem Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Pro Alpha beschreibt fünf verschiedene Einsatzmöglichkeiten für mobil erstellte Fotos und Videos:  

  1. In der Logistik 
    In der Logistik kann die modere Digitaltechnik vor allem für die dokumentierte Bestätigung genutzt werden. Laut Pro Alpha erleichtert dies eine schnelle Verbuchung und verkürzt somit Durchlaufzeiten. Auch beim Wareneingang zeigen sich Fotos und Videos als eine hilfreiche Stütze. So kann der Mitarbeiter offensichtliche Defekte oder falsche Lieferung mit der Kamera in seinem Smartphone oder MDE-Gerät protokollieren. Retouren und Ersatz lassen sich so umgehend – auch durch Sacharbeiter im Backoffice – anfordern. 
  2. Im Versand
    Um Haftungsstreitereien aus dem Weg zu gehen empfiehlt Pro Alpha folgenden Tipp: Unmittelbar vor Versand der Ware sollte ihr Zustand mit einem schnellen Foto festgehalten werden. Dadurch wird bestätigt, dass die zu verladenden Produkte unversehrt und vollzählig sind und der Bestellung entsprechen. Sollte die Lieferung am Bestimmungsort unvollständig oder beschädigt ankommen, ist dank des "Beweisfotos" zweifelsfrei klar: Der Schaden ist während des Transports entstanden. 
  3. In der Fertigung
    Auch in der Produktion liefert das digitale Material eine Grundlage für weitere Prozessoptimierung. Mithilfe der Bilder und Videos, die bestimmte Fertigungsschritte festhalten, lassen sich Qualität und Vollständigkeit leichter nachvollziehen. Ist die Produktion abgeschlossen, kann ein Foto zur Fertigmeldung den Endzustand dokumentieren. Zusätzlich gibt Pro Alpha den Hinweis, dass die moderne Digitaltechnik auch in der Kundenkommunikation hilfreich ist. Zum Beispiel zeigen sie dem Kunden, wie weit seine individuelle Bestellung gefertigt ist. 
  4. Im Projektmanagement
    Pro Alpha schlägt vor in komplexen Projekten Bilder und Videos zu nutzen, um den Zustand bestimmter Gewerke aufzunehmen und ihren Fortschritt festzuhalten. Dies gilt für einzelne Projektphasen wie auch für die Inbetriebnahme. 
  5. Beim Service 
    Für Servicetechniker lohnt es sich den aktuellen Zustand mit Text und Bild zu beschreiben, besonders wenn Folgearbeiten nötig sind. Dies hilft auch bei der Vorbereitung, denn hat der Kollege schon vor dem Einsatz zum Beispiel die Gebrauchsspuren vor Augen, kann er sich gezielter vorbereiten. Zusätzlich lässt sich mit Vorher-Nachher-Aufnahmen die gewährleistete Arbeit besser protokollieren.

In allen Fällen sollte laut Pro Alpha darauf geachtet werden, dass sie die Bilder direkt von mobilen Endgeräten an nachgelagerte Stellen weitergeben können. Auch muss es möglich sein, die digitalen Medien an die jeweiligen Aufträge oder andere Belege anzuhängen. Durch diese Schritte steigen die Geschwindigkeit und die Transparenz im Prozess als Ganzes. Mitarbeiter können schneller reagieren und nachfolgende Tätigkeiten früher starten, denn sie haben direkten Zugriff auf den digitalen Beleg - inklusive sämtlicher Bilder und Videos. Im Fall einer integrierten Archivierung mit einem Dokumenten-Management-System sind sie auch noch Jahre später verfügbar.