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Informationsmanagement: Gewünscht sind mehr Sprachverständnis und Analysemöglichkeiten

Hunderte verschiedene Dateiformate, Millionen von Dokumenten: Das schnelle Finden von relevanten Informationen ist heutzutage ohne technische Hilfe nicht mehr machbar. Franz Kögl von IntraFind spricht im funkschau-Interview darüber, was ein Informationsmanagement-System dabei leisten kann.

Fachkräftemangel Bildquelle: © fabrikacrimea / 123rf

funkschau: Welche Bedeutung kommt modernen Informations-Management- und Suchsystemen in Unternehmen derzeit zu und welche Rolle werden sie künftig am Arbeitsplatz spielen?

Franz Kögl: Durch die Digitalisierung der Arbeitsplätze steigt die Bedeutung von solchen Systemen erheblich an. Leistungsfähige Enterprise-Suchmaschinen, die weit mehr können als reine Volltextsuche, werden zu einer zentralen Basis-Infrastrukturkomponente für den Umgang mit Daten und Informationen im Unternehmen. Sie ermöglichen es, Daten auffindbar zu machen und zu vernetzen, Schlüsse zu ziehen, strukturierte und unstrukturierte Daten mit einem natürlichsprachlichen Interface zu „verheiraten“ und einen umfassenden Informationszugang zu eröffnen. Damit unterstützen sie die Automatisierung der Arbeit. Die Mitarbeiter können trotz steigender Datenflut die für ihre Tätigkeiten relevanten Informationen finden und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

funkschau: Was sind die häufigsten Fragen, die Sie von Ihren Kunden und potenziellen Kunden zum Thema Informationsmanagement aktuell hören?
Kögl: Die Fragen drehen sich oft um die Anbindbarkeit der relevanten Datenquellen. Dabei verfolgen die Kunden zunehmend einen hybriden Ansatz, bei dem neben On-Premises-Datenquellen, die sich innerhalb ihrer eigenen IT-Infrastruktur befinden, auch Cloud-Applikationen angebunden werden sollen. Häufig geht es auch um das Thema Natürlichsprachlichkeit. Die Kunden erwarten von einem Informationsmanagement-System immer öfter smarte Antworten auf komplexe Fragestellungen. Die reine Eingabe einer Suchanfrage, die dann mit der Lieferung einer Trefferliste beantwortet wird, ist längst nicht mehr der Hauptanwendungszweck. Unternehmen wünschen sich deutlich mehr Sprachverständnis und Analysemöglichkeiten – auch bei sehr großen Beständen, die in den Bereich von Milliarden Dokumenten gehen.

funkschau: Wie sieht die Einführung eines solchen Systems idealerweise aus und für welche Anwendungsgebiete sollte man es klassischerweise vorsehen?
Kögl: Die Einführung sollte dem Grundsatz folgen: „Think big but start small“. Am Anfang betrachten wir natürlich alle relevanten Einsatzszenarien, beginnen dann aber erst einmal mit den „low hanging fruits“. Einfache, schnell anbindbare Datenquellen werden angeschlossen und die Lösung wird schrittweise eingeführt und ausgerollt. Vor allem bei Großkunden mit über hunderttausend Mitarbeitern ist eine solche phasenweise Einführung des Systems sinnvoll. Die Projekte sind aber keineswegs ressourcenintensiv. Wir können schon mit geringem Aufwand sehr große Mehrwerte liefern. Was die Einführungsdauer, also die Installation und Implementierung bis hin zur Nutzung erster Use Cases betrifft, sind das teilweise Kleinstprojekte. Schon innerhalb weniger Stunden und Tage sind hier erste Anwendungsfälle produktiv abbildbar; zum Beispiel für die Identifikation von Experten oder die Verbesserung der Suche innerhalb einer Applikation durch eine smarte Autocomplete-Funktion.

funkschau: Ein neues Tool muss auch benutzt werden: Geben Sie Ihren Kunden Ratschläge an die Hand, wie sich deren Mitarbeiter für das Arbeiten mit einer intelligenten Suche begeistern lassen?
Kögl: Es gehört zum Wesen eines intelligenten, modernen Suchsystems, eine hohe Benutzerfreundlichkeit mitzubringen. Es sollte den Mitarbeitern im Unternehmen auch bei komplexen Fragestellungen dieselbe einfache Bedienbarkeit bieten, die sie von den populären Web-Applikationen gewöhnt sind. Dann werden sie es auch gerne nutzen. Um die Benutzer von Beginn an abzuholen, sollte das System aber natürlich zielgerichtet mit schnell erkennbaren Mehrwerten aufgesetzt werden. Dafür ist es wichtig, die Use Cases und User Stories zusammen mit dem Projektteam und den Stakeholdern beziehungsweise den Fachansprechpartnern zu erarbeiten. Das betrifft einerseits technische Funktionalitäten wie extrem schnelle Antwortzeiten, ein gutes Autocomplete und die schnelle Identifikation von Informationen im gesamten Datenraum; und andererseits die Abbildung der fachlichen Anforderungen in einer einfach zu bedienenden Oberfläche. Es geht darum, dass die Mitarbeiter an relevante Informationen für ihre Entscheidungen kommen, ohne dafür zehnmal klicken zu müssen. Die Anwendung soll ihnen den Arbeitsalltag erleichtern – und zwar über Datengrenzen und Datensilos hinweg.