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Unified Communications: Gut verbunden in Start-up und Konzern

Fortsetzung des Artikels von Teil 1.

Tools wie im privaten Leben

Im unserem privaten Leben sind wir es gewohnt, auf Knopfdruck Informationen zu erhalten. Wir gehen davon aus, dass wir uns von jedem Gerät aus vernetzen oder zusammenarbeiten können, wobei alle Geräte über dieselbe nahtlose Funktionalität verfügen. Warum sollten die Erwartungen in der Geschäftswelt andere sein? Effizienz hat dort schließlich oberste Priorität.

Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, Tools bereitzustellen, die Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Komfort bieten. Wenn Mitarbeiter nicht in der Lage sind, in einer digitalen Umgebung mit effektiven Werkzeugen zu arbeiten, kann dies das Engagement erheblich beeinträchtigen und die Frustration steigern. Mögliche Folge: Die Produktivität lässt nach. Nach Angaben von Unisys äußerten mehr als 50 Prozent der Mitarbeiter in Unternehmen, die von den Studienverantwortlichen als technologische Nachzügler definiert werden, ihre Frustration gegenüber ihrem Arbeitgeber. In technologischen Vorreiter-Unternehmen sind es hingegen nur sechs Prozent der Mitarbeiter.

Großkonzerne und Start-ups stehen gleichermaßen vor der Herausforderung, den digitalen Anforderungen der jüngeren Generationen mithilfe geeigneter UCC-Lösungen gerecht zu werden. Dies ist jedoch nicht so einfach: Unified Communication and Collaboration Tools bestehen in der Regel aus mehreren Komponenten unterschiedlicher Anbieter und müssen integriert sowie zentral verwaltet werden. Interoperabilität steht somit an oberster Stelle.

Netzwerk und Infrastruktur
Gerade weil sich die Technologie so schnell weiterentwickelt, müssen Unternehmen vorab Netzwerk und Infrastruktur prüfen. Kosten und Komplexität im Blick zu behalten, ist dabei essenziell. Wie leistungsfähig ein Netzwerk sein muss, hängt vom Ausmaß der Kanäle und Tools ab, die den Mitarbeiterbedürfnissen entsprechen. Je leistungsfähiger das Netzwerk, desto eher ist eine Erweiterung um Tools und Features oder Updates möglich, die für den Unternehmenserfolg benötigt und von Mitarbeitern gefordert werden.

Start-ups erschweren sich mitunter die Arbeit, indem sie für verschiedene Probleme verschiedene Plattformen nutzen, die nicht dafür gemacht sind, um miteinander zu arbeiten. Solche „Lösungen“ stellen sich meist als sehr zeitintensiv heraus.

On-Premises oder Cloud
Eine weitere Frage ist, ob große Unternehmen sich für eine On-Premises-Lösung entscheiden, um weiterhin die Kontrolle über sensible Daten zu behalten, oder einen Teil in die Cloud auslagern. Für Start-ups bietet eine Cloud-Lösung einen klaren Kostenvorteil. In Zeiten der DSGVO sollten sie jedoch prüfen, in welchen Ländern sich die Server der potenziellen Anbieter befinden, welche Datenschutzrichtlinien dort gelten und ob Daten auch nach deutschem Recht behandelt werden. Dies gilt gleichermaßen für große Konzerne, die die gewohnten Regelungen anpassen sollten, um Restrisiken, die Geldbußen in Höhe von vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes nach sich ziehen können, einzudämmen.

Dazu zählt beispielsweise die konkrete Umsetzung von Instrumenten der Verordnung, die als Grundlage für eine sichere Datenübermittlung heranzuziehen sind. Denn bekannte Regelungen wie die Binding Corporate Rules oder Standardvertragsklauseln bestehen für die unternehmensinterne Datenübermittlung in unsichere Drittländer weiterhin; sie bringen jedoch ein Restrisiko mit sich, falls Gerichte anderer Meinung sind und die getroffenen Maßnahmen als unzureichend bewerten.

Jedes Unternehmen ist anders
Neue Anforderungen einer vernetzten Welt bringen Herausforderungen mit sich, die große Unternehmen und Start-ups gleichermaßen betreffen. Jedes Unternehmen muss im Einzelnen betrachtet werden und hat die Aufgabe, die eigenen Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.

Dabei sollte die Erschließung und Implementierung einer Unified-Communication- and Collaboration-Lösung als Prozess angesehen werden, der phasenweise umgesetzt und auch hinsichtlich des Erfolgs beobachtet und optimiert werden muss.

Suvish Viswanathan ist Head of Marketing bei der Zoho Corporation