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Unified Communications: Gut verbunden in Start-up und Konzern

Warum UCC-Lösungen in einer vernetzten Welt immer wichtiger werden und welche Herausforderungen sich daraus für Konzerne und Start-ups ergeben.

UCC Zusammenarbeit Bildquelle: © rawpixel / 123rf

Der Arbeitsplatz von heute unterscheidet sich drastisch von dem vor fünf Jahren. Die Auswirkungen der Digitalen Transformation, der Globalisierung, der Geschwindigkeit sowie die Digital Natives treiben diesen Wandel weiter voran. Die Geschäftsziele bleiben dagegen im Allgemeinen gleich. Unternehmen konzentrieren sich auf Erfolg, Wachstum, Produktivität und Engagement. Die zur Erreichung dieser Ziele eingesetzten Methoden werden jedoch weiterentwickelt und zwingen die meisten Organisationen zur Anpassung, um in einer vernetzten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Steigerung der Geschwindigkeit und die Reduzierung der Komplexität stehen in diesem Zusammenhang mit an oberster Stelle.

Die Herausforderungen für große Konzerne und Start-ups sind sich in vielerlei Hinsicht ähnlich und doch gleichzeitig sehr unterschiedlich. Die Anforderungen und Ziele der Unternehmen sind individuell und ergeben sich aus Organisations-, Infra- und Managementstruktur sowie der Mitarbeitermotivation.

Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität
Aruba Networks stellte beispielsweise fest, dass 73 Prozent der Mitarbeiter, die an einem voll ausgestatteten digitalen Arbeitsplatz arbeiten, einen positiven Einfluss auf ihre Produktivität spürten. 70 Prozent gaben an, dass sich das Zusammenarbeiten dank digitaler Technologien verbessert habe. Von denen, die nicht an einem voll ausgestatteten Digital Workplace arbeiten, sagten das lediglich 55 Prozent. In der Tat werden Organisationen, die sich weigern, den Arbeitsplatz zu digitalisieren, als rückständig und altmodisch betrachtet; das führt letztlich zu Ernüchterung unter den Mitarbeitern.

Darüber hinaus kann eine überholte Ausstattung auch zu Lasten der Produktivität gehen. Forrester stellte fest, dass ein Mitarbeiter ohne Unified Communications durchschnittlich 74 Minuten pro Tag damit verbringt, Kollegen und Kunden zu finden und zu kontaktieren; oft ohne Erfolg. Das berücksichtigt noch nicht einmal die Zeit für die folgenden Aktivitäten:

  • Besprechungen planen (33 Minuten)
  • Entfernen von doppelten oder unnötigen E-Mails/Telefonanrufen (68 Minuten)
  • Suchen von notwendigen, aber vergrabenen Informationen (67 Minuten)

Start-up-Herausforderung: das eigene Wachstum
Eine spezifische Herausforderung für Start-ups besteht dann, wenn sie schnell und stark wachsen. Dann gilt es, eine oft spontan entstandene Unternehmensordnung in eine dauerhafte umzuwandeln. Das gestaltet sich umso schwieriger, da Strukturen und Prozesse bei Start-ups mitunter noch nicht definiert sind. Führungskräfte müssen dann ihre alleinige Verantwortung und Kreativität auf mehrere Teams aufteilen. Die Erarbeitung einer Organisationsstruktur und die Konzeption einer Vision und Strategie sind wesentliche  Bausteine für die Erschließung einer richtigen UCC-Lösung. Start-ups arbeiten zu Beginn oftmals mit Übergangslösungen, die häufig nicht den entsprechenden Informationsfluss und die erforderliche Sicherheit der Daten gewährleisten, die den DSGVO-Richtlinien entsprechen.

Konzern: Behutsame Einführung neuer Tools
Großkonzerne müssen im ersten Schritt Abteilungen im Unternehmen identifizieren, in denen eine UCC-Lösung sinnvoll ist. Dabei sollten auch die Ziele definiert werden, die mit der Plattform erreicht werden sollen. Das macht den Prozess nicht nur messbar, sondern zeigt auch Lücken und Erfolge klarer auf. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Dabei ist die Kommunikationsfähigkeit der Führungskräfte gefragt. So sollten Mitarbeiterbedürfnisse mithilfe von internen Umfragen oder Einzelgesprächen mit leitenden Mitarbeitern eruiert werden. Daraufhin sollten die Mitarbeiter, die mit den Lösungen arbeiten werden, Weiterbildungen erhalten.

Finden Meetings und Diskussionen dann nicht mehr nur in Besprechungsräumen oder in E-Mail-Threads statt, können Unternehmen mit Hilfe von UCC-Lösungen eine Kultur der Transparenz schaffen. Denn durch die Verwendung digitaler Tools werden ganze Teams problemlos in offene Diskussionen eingebunden. Dabei ist es gerade für Konzerne keine leichte Aufgabe, stringent eine neue Arbeitsweise zu etablieren, in der eine offene Diskussionskultur gelebt wird. Doch für sie lohnt es sich besonders: Schließlich beschäftigen sie meist Tausende von Mitarbeitern, die über mehrere Kontinente verteilt sind.