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Prozess- und Kommunikationsmanagement: Dem Suchen ein Ende

Im Büro und auf dem PC sind saubere Strukturen, klare Übersichten und effiziente Prozesse gefragt. Die Realität sieht oft anders aus. Wie sich Abläufe optimieren lassen, dafür hat OTRS, Hersteller von Lösungen für das Prozess- und Kommunikationsmanagement, einige Vorschläge.

Fachkräftemangel Bildquelle: © fabrikacrimea / 123rf

In einer Umfrage von OTRS wurden 500 Arbeitnehmer befragt – 82 Prozent davon verbringen eine halbe Stunde ihrer Arbeitszeit für das Suchen nach Informationen. OTRS gibt fünf Tipps, die für mehr Ordnung und Effizienz im Büroalltag sorgen sollen.

Kommunikation strukturieren
Eine hohe Anzahl an Kommunikationskanälen bedeutet, dass eine Konversation schnell unübersichtlich werden kann. Laut OTRS-Studie braucht über ein Drittel der Büroangestellten eine Stunde am Tag, um E-Mails zu sortieren. Um dem entgegenzuwirken kann laut OTRS eine digital strukturierte Kommunikation über ein Ticketsystem helfen. Es weist die Anfragen direkt den verantwortlichen Fachabteilungen zu und lässt so immer die richtigen Kontakte miteinander kommunizieren. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen für eine zügige Antwort. Der Fragende kann jederzeit seinen Status einsehen.

Arbeitsabläufe automatisieren
Wiederkehrende Arbeitsabläufe wie Urlaubsanträge, Raumbuchungen oder Materialanforderungen müssen nicht immer manuell ausgeführt werden. Das kostet Zeit und Nerven. Auch hier kann die Antwort ein Ticket-Systeme sein, das die alltäglichen Prozesse automatisiert. Dabei können die Abläufe im Laufe der Zeit angepasst oder neue Prozessvorlagen kreiert werden.

Self-Service etablieren
Oft greifen Mitarbeiter schon sehr schnell zum Hörer und rufen beim IT-Helpdesk an. Der Tipp von OTRS: FAQ´s und eine Wissensdatenbank in der ITSM-Lösung. So könnten sich Mitarbeiter selbst helfen und das Service-Team entlasten. Auch Umfragen schlägt OTRS vor, um die Bedürfnisse und Probleme der Mitarbeiter zu erkennen und den Self-Service zu verbessern.

Das Ressource Management optimieren
Wenn der eine nicht weiß, was der andere tut, werden Aufgaben mitunter doppelt gemacht und es entsteht ein Effizienzverlust. Ein digitales Ressource Management ermöglicht laut OTRS, dass jeder einen Überblick über die Einsätze seiner Kollegen erhält. Gemeinsame Kalender für Teams können angelegt werden, so dass bestmögliche Transparenz – auch abteilungsübergreifend – entsteht.

Sprung in die Cloud
Viele Unternehmen denken über den Wechsel von On-Premises-Software auf cloudbasierte Lösungen. Sicherheitsbedenken oder Compliance-Vorgaben mögen bei diesem Vorhaben hemmen. Doch wer den Sprung in die Cloud wagt, der profitiert davon, dass der Aufwand für den Betrieb und die Wartung der Software entfällt. Das wiederum lässt mehr Raum für die Kernaufgaben.