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Digital Workplace: Das Schwarze Brett von heute

Fortsetzung des Artikels von Teil 1.

Auswirkung auf die Mitarbeiter-Effizienz

Beekeeper digitale Umfrage Smartphone Bildquelle: © Beekeeper

Digitale Umfragen können dazu beitragen, die dialogorientierte Zwei-Wege-Kommunikation im Unternehmen zu fördern, Zeit zu sparen und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Digitalisierung und Automatisierung eröffnen für die operativen Kommunikationsprozesse ganz neue Möglichkeiten. Sie können die interne Kommunikation hin zu einer interpersonalen Austausch- und prozessbegleitenden operativen Kommunikation verändern, die direkten Einfluss auf die Effizienz der Mitarbeiter nimmt – und das auf der Team- genauso wie auf der Firmenebene. Doch was ist in dem oben skizzierten Kontext der Digitalen Transformation konkret gemeint, wenn wir von interner Kommunikation sprechen?

Unter dieser verstehen viele noch immer das reine Teilen von Informationen wie Betriebsvereinbarungen, Urlaubsanträge, Schicht- oder Kantinenpläne, wie es seit vielen Jahren über das Schwarze Brett oder über das digitale Intranet üblich ist. Mitarbeitermedien wie Zeitschriften oder der persönliche Austausch auf Mitarbeiterveranstaltungen gehören zu den klassischen Kommunikationsinstrumenten. Das schwarze Brett als Inbegriff der operativen internen Kommunikation verdeutlicht den aktuellen Veränderungsprozess: Über viele Jahrzehnte hefteten Unternehmen Schichtpläne oder andere wichtige Informationen in Papierform an fest installierte Pinnwände. Der Arbeitgeber musste sich darauf verlassen, dass alle Mitarbeiter regelmäßig am schwarzen Brett vorbeigehen und die ausgehängten Informationen zur Kenntnis nehmen. Kostbare Arbeitszeit oder gar Freizeit gingen so verloren und Reaktionen oder Rückmeldungen blieben weitestgehend aus. Fragen, die gern gestellt worden wären, blieben unausgesprochen, da die Mitarbeiter nicht wussten, an wen sie sich wenden sollten. Oder weil es schlicht zu umständlich oder subjektiv nicht wichtig genug war, hierfür extra einen Termin beim zuständigen Kollegen auszumachen.

Über schwarze Bretter werden jedoch nicht nur Informationen von HR und interner Kommunikation geteilt, sondern häufig sind dort auch operative Abläufe wie Formulare, Checklisten, Umfragen oder Schicht- und Dienstpläne zu finden. Hier setzt eine digitale Lösung für die interne Kommunikation an: Sie ermöglicht es allen Mitarbeitern unabhängig von ihrem Aufenthaltsort, miteinander in Echtzeit zu kommunizieren. Gibt es beispielweise eine Änderung im Schichtplan, so ist diese innerhalb kürzester Zeit mittels einer App auf dem Smartphone abrufbar. Für das schwarze Brett müsste die Änderung zuerst gedruckt und aufgehängt werden – und wäre vielleicht nach wenigen Stunden schon nicht mehr aktuell.

Fast alles, was heute noch über Papier abläuft, wird früher oder später digitalisiert werden. Für die Unternehmen wird es immer wichtiger, auch die operativen Prozesse in der internen Kommunikation zu digitalisieren, wie eben die Aktualisierung von Schichtplänen in Echtzeit verfügbar zu machen oder Umfragen durchzuführen. Digitale Umfragen fördern die dialogorientierte Zwei-Wege-Kommunikation und binden so die Mitarbeiter stärker ein. Ein Projektteam kann viel Zeit sparen, wenn es über Document Sharing gemeinsam an Dokumenten arbeitet. Und die Personalabteilung spart Zeit und Druckkosten, wenn sie die Gehaltsbescheinigungen digital versendet. Medienbrüche werden beseitigt – oft werden heute noch Informationen in Formularen erfasst und dann manuell digitalisiert – und damit Kosten gesenkt, die Geschwindigkeit erhöht und die Wahrscheinlichkeit für Fehler
reduziert.

Non-Desk-Mitarbeiter im Fokus
Arbeitgeber verfolgen mit digitalisierten Kommunikationsprozessen auch das Ziel, eine dialogbasierte Kommunikation mit den Mitarbeitern zu ermöglichen, insbesondere mit den sogenannten Non-Desk-Mitarbeitern, die mobil und somit nicht an einem festen Schreibtisch arbeiten. Sie haben andernfalls kaum Möglichkeiten, ihren Arbeitsalltag mithilfe der Digitalisierung effizienter zu gestalten, also etwa Prozesse zu optimieren. Eine Lösung für eine zukunftsfähige interne Unternehmenskommunikation digitalisiert den Arbeitsplatz dieser Mitarbeitergruppe, indem sie ihnen einen mobilen Kommunikationskanal bereitstellt und Arbeitsprozesse digitalisiert, automatisiert und damit optimiert. Wenn alle Mitarbeiter unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort in Echtzeit in die Unternehmenskommunikation integriert sind, sind sie motivierter und die Identifikation mit dem Arbeitgeber steigt. Besser informierte Mitarbeiter fühlen sich mehr involviert, was sich schließlich positiv im Sinne einer geringeren Fluktuation auswirkt. Und auch wirtschaftlich zahlt sich die Mühe aus: Das McKinsey Global Institute hat festgestellt, dass eine schnelle, verbesserte interne Zusammenarbeit die Produktivität in Unternehmen um 20 bis 25 Prozent erhöhen kann. Der Lohn für die Mühe sind Schnelligkeit und Konsistenz in den Arbeitsabläufen und damit einhergehend Wettbewerbsvorteile, auch bei der Personalgewinnung.

Cristian Grossmann ist Gründer und CEO von Beekeeper