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Digital Workplace: Das Schwarze Brett von heute

Digitalisierte operative Prozesse tragen dazu bei, die interne Unternehmenskommunikation zu optimieren. In den traditionellen Branchen kann ein Werkzeug für die mobile Kommunikation nicht nur die Produktivität verbessern, sondern in vielen Fällen die Mitarbeiter überhaupt erst erreichbar machen.

Berufe vor Skyline Bildquelle: © 123rf

In der Hotellerie, dem Einzelhandel, in produzierenden Unternehmen, aber auch in der Gebäudereinigung, auf dem Bau oder im Sozial- und Gesundheitswesen, investiert die Unternehmensleitung oft in moderne Maschinen – aber selten in die Digitalisierung der individuellen Arbeitsplätze.

Vor dem Hintergrund der Digitalen Transformation haben nur agile und innovative Unternehmen langfristig eine Chance, wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Veränderungen führen nicht nur dazu, dass immer mehr Geschäftsprozesse und die Kommunikation mit Kunden und Zulieferern digitalisiert werden. Die Digitalisierung berührt inzwischen alle Unternehmensbereiche. Das Analoge verschwindet schrittweise, neue technologische Lösungen entstehen, mehr und mehr operative Prozesse werden digitalisiert oder sogar komplett automatisiert. Und das Tempo steigt.

Beim Versuch, den neuen Anforderungen gerecht zu werden, gerät unsere Arbeitswelt unter Veränderungsdruck, zum Beispiel in der Art und Weise, wie wir innerhalb des Unternehmens agieren und kommunizieren. Längst ist es geschäftsentscheidend, Silos und Abteilungsdenken zu überwinden – agiles Arbeiten ist das Gebot der Stunde. Unternehmen sind gefordert, sich von alten Organisationsstrukturen und Managementmethoden zu verabschieden.

Dialogische Führung erfordert neue Kommunikationskonzepte
Dies gelingt, indem das Management netzwerkartige Strukturen etabliert und eine dialogische Führung lebt, die auf  Vertrauen basiert, anstatt auf Kontrolle. Die Aufgabe der Vorgesetzten besteht dabei eher im Coaching denn im Leiten. In der Folge bewegen sich immer mehr Unternehmen weg von hierarchischer Kommunikation und Führung. Stattdessen setzen sie auf kollaborative Methoden und digitale Medien. Damit in dem beschriebenen Arbeitsumfeld effektiv gearbeitet werden kann, ist es heute zum Beispiel für Projektteams entscheidend, in Echtzeit miteinander zu interagieren. Der Arbeitsplatz verwandelt sich so immer weiter in einen Digital Workplace.

Für Start-ups mit ihrer hohen Anzahl an Mitarbeitern der Generationen Y und ihren Nachfolgern, der Generation Z, ist eine digitale Arbeitsumgebung heute ganz selbstverständlich. Global betrachtet zählen bereits über 25 Prozent der Arbeitskräfte zur Generation Y, im Jahr 2030 werden es voraussichtlich 75 Prozent sein. Arbeitgeber haben es mit einer Generation zu tun, die auch im Arbeitsumfeld vergleichbare Lösungen mit einem ähnlich einfachen Benutzerinterface erwartet wie im Privatleben, das durch die Nutzung interaktiver digitaler und sozialer Medien geprägt ist. Das heißt, die Ansprüche der Arbeitskräfte an die Infrastruktur ihres Arbeitsplatzes wandeln sich. Die Herausforderung für Arbeitgeber besteht darin, alle Mitarbeiter in die interne Kommunikation einzubeziehen und dabei ihren Erwartungen an entsprechende Tools durch die private Nutzung von Smartphones und Social Media gerecht zu werden. Dazu gehören Gruppenchats und Privatnachrichten, um die Interaktion und Kommunikation untereinander zu ermöglichen oder Push-Dienste, um dringende Informationen bereitzustellen. Unternehmen in traditionellen Branchen wie der Gebäudereinigung oder der industriellen Produktion verlangt der aktuelle Veränderungsprozess deutlich stärkere Anpassungsleistungen ab als den Start-ups. Denn sie sind im Vergleich oft dezentral organisiert, der Informations- und Kommunikationsfluss ist häufig eingeschränkt und einseitig und sie legen den Fokus eher auf Risikominimierung, weniger auf Innovationsmaximierung.

Abgeschnitten von wichtigen Informationen
Wie groß der Handlungsbedarf ist, wird deutlich, wenn man bedenkt, dass fast 90 Prozent aller Arbeitnehmer weltweit nicht über einen festen PC-Arbeitsplatz verfügen. All diese Arbeitnehmer sind nicht in die interne Kommunikation integriert und damit von wichtigen Informationen abgeschnitten. In der Hotellerie, dem Einzelhandel, in produzierenden Unternehmen, aber auch in der Gebäudereinigung, auf dem Bau oder im Sozial- und Gesundheitswesen, investiert die Unternehmensleitung oft in moderne Maschinen, aber wenig in die Digitalisierung der individuellen Arbeitsplätze. Das ist umso erstaunlicher, als in diesen Branchen ein Werkzeug für die mobile Kommunikation, wie zum Beispiel eine professionelle Mitarbeiter-App, nicht nur die Produktivität verbessert, sondern in vielen Fällen die Mitarbeiter überhaupt erst erreichbar macht. Ergebnisse einer Befragung von Quadriga im Auftrag von Beekeeper verdeutlichen dies: 33,3 Prozent der befragten internen Kommunikatoren gaben an, dass in der Metall- und Autoindustrie sowie im Maschinenbau im Jahr 2017 weniger als die Hälfte der Mitarbeiter über digitale Kanäle erreichbar waren. 40 Prozent der Befragten in der Industrie und im sozialen Sektor gaben an, dass weniger als die Hälfte ihrer Kollegen durch geeignete Medien in weniger als 60 Minuten erreichbar seien. Wo ein Großteil der Belegschaft mobil ist, sollten Arbeitgeber sogar eine Mobile-First-Strategie umsetzen.