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Digital-Signage-Studie: Die Zukunft der interaktiven Zusammenarbeit

Europäische Büroangestellte verbringen rund 25 Stunden pro Monat in Meetings. Das legt eine länderübergreifende Studie von Sharp dar. Wie effektiv diese Zeit genutzt wird, hängt von der Umgebung ab. Deshalb weist Sharp auf die wichtigsten Trends hin, die die Zusammenarbeit in Zukunft prägen.

Virtual Reality Bildquelle: © choreograph - 123RF

New Work, Office 4.0, Digitale Transformation – die Arbeitswelt und die Art der Zusammenarbeit befinden sich in einem rasanten Wandlungsprozess. Dreh- und Angelpunkt sind die wachsende Vernetzung zwischen mehreren Teams, Abteilungen, Standorten und Stakeholdern. Ein erhöhter Bedarf an Absprachen ist die Folge, was wiederum dazu führt, dass zunehmend mehr Meetings auf der Tagesordnung stehen. Ganze 25 Stunden verbringen Mitarbeiter laut einer europaweiten Studie* von Sharp Business Systems in Besprechungen.

Die Antworten der Befragten geben zu denken: mehr als die Hälfte (56 Prozent) assoziieren mit Meetings gähnende Langeweile oder empfinden sie als nicht zielführend (59 Prozent). Laut Umfragen stecken nachfolgende Gründe dahinter: mangelnde Abwechslung in den Abläufen, ungeeignete Räumlichkeiten und überholte technologische Ausstattung. Dem Missstand kann mit einfachen Mitteln entgegengewirkt werden: Insbesondere eine richtige Umgebung trägt zu einer effizienten Nutzung der Besprechungszeiten bei. Darüber hinaus kann sie den Attraktivitätsfaktor von diesen steigern. Sharp klärt über künftige Trends auf diesem Feld auf:

1. Raum für Ideen
Kreativität und teamorientierte Innovationsprozesse spielen in Unternehmen aufgrund des steigenden Wettbewerbsdrucks eine immer wichtigere Rolle. Die für diesen Zweck geeigneten Rahmenbedingungen können nur erfüllt werden, sofern Arbeitsumgebung und Technologie Hand in Hand gehen. Dabei variieren die Anforderungen je nach Besprechungsart: Um in Brainstorming-Sessions optimale Ergebnisse zu erzielen, ist ein andere Set-up gefragt, als beispielsweise für Vorstandssitzungen oder globale Meetings, bei denen Remote-Teilnehmer zugeschaltet sind. Egal ob es sich um offene Begegnungsflächen, moderne Konferenzräume oder abgeschirmte „Huddle Spaces“ für Besprechungen im kleinen Kreis handelt, die Umgebungen sowie die integrierten Anwendungen sollten in jedem Fall Inspiration stiften, zur Interaktion einladen und so die Entwicklung gemeinsamer Ideen antreiben.
 
2. Das intelligente Büro
Interaktion und Konnektivität machen die Büros der Zukunft aus. Räumliche Grenzen lassen sich durch moderne Technologien überwinden. Sie bringen Menschen zusammen, stellen eine Verbindung zwischen mehreren Unternehmensbereichen, Projektteams und Standorten her. Nicht zuletzt hierdurch lässt sich eine zunehmende intensivere Zusammenarbeit feststellen, woraus sich wiederum neue Anforderungen an Arbeitsumgebung und Technologien ergeben.
 
Der wachsende Bedarf an Besprechungen erfordert in Bezug auf die Terminplanung eine unkomplizierte und schnelle Übersicht über geeignete und zugleich verfügbare Räumlichkeiten. Mithilfe von integrierter Sensorik stellen moderne Bildschirme fest, ob sich Personen im Meeting-Bereich aufhalten und schalten sich automatisch ein. Diese Information geben sie an ein Raumbuchungssystem weiter, das die Verfügbarkeit der Räume anzeigt. Wird ein Konferenzraum trotz bestehender Buchung nicht gebraucht, lässt er sich problemlos wieder freigeben.
 
3. Sprachgesteuerte Meetings
Neben dem Potenzial des IoT stellt Künstliche Intelligenz einen Mehrwert für Meetingbereiche dar. Moderne Technologien wie Gesichtserkennung und Sprachsteuerung ermöglichen eine individuellere und fokussiertere Abwicklung von Besprechungen. Die Entwicklung geht unter anderem hin zu interaktiven Whiteboards. Mittels Spracherkennung sind sie in der Lage, Ideen und Gedanken von Teilnehmern zu visualisieren. Notizen von Hand sind damit  nicht mehr notwendig und ganze Arbeitsschritte werden automatisiert.
 
4. Virtuelle Zusammenarbeit
Die Art der Visualisierung von Informationen wird in den kommenden Jahren einen Wandel durchlaufen. Die Tendenz geht mehr und mehr in Richtung dreidimensionale Arbeitsflächen: digitale Oberflächen und großformatige Displays, die sich per Touch, Gesten und Sprachsteuerung gebrauchen lassen. Virtual Reality (VR) und Künstliche Intelligenz (KI) bahnen neue Wege der Zusammenarbeit und sprengen bisher bestehende Definitionen von Raum. So macht zum Beispiel VR ohne die tatsächliche physische Anwesenheit der Anwender eine echte Meeting-Erfahrung möglich.
 
5. Verschmelzen von Mensch und Technologie
Mit dem technologischen Fortschritt geht eine erhöhte Akzeptanz digitaler Lösungen in der Arbeitsumgebung einher. Trotzdem darf eines nicht außer Acht gelassen werden: Der Fokus liegt auf dem Menschen und Technologien dienen hier lediglich dazu, ihm den Arbeitsalltag zu erleichtern. In der Folge sollten sie sich nahtlos in die Umgebung integrieren. Ebenso wird ihre Nutzerfreundlichkeit groß geschrieben. Das Erfolgsrezept für Unternehmen lautet: eine optimale Synergie zwischen menschlichen Fähigkeiten und fortschrittlichen Technologien schaffen und vollends daraus schöpfen. Dabei gilt es Organisations- und Führungskonzepte noch stärker als bisher zu hinterfragen und diese auf den neuesten Stand zu bringen.
 
Eine richtige Umgebung mit passender technologischer Ausstattung sorgt bei allen Besprechungstypen für ein Plus an Interaktion, Abwechslung und optimiert die Strukturierung. Durch immer intelligenter werdende Bürotechnologien eröffnet sich ein enormes Potenzial in puncto Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass der nutzerfreundliche Ansatz erfüllt wird. Schließlich geht es auch im Büro der Zukunft primär um Menschen und die Frage, wie sie möglichst gut und motiviert zusammenarbeiten.

 

*Über die Studie:
Die repräsentative Umfrage unter 8.044 Büroangestellten in KMUs (100-499 Mitarbeiter) in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Niederlande, Polen, Slowakei und Tschechien wurde von Censuswide im Auftrag von Sharp Europe durchgeführt. Befragungszeitraum: 02.07.2018 - 17.07.2018
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