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Digital Workplace Trends 2019: Unterstützung für alle Mitarbeiter

Der Schreibtisch mit festem Desktop-PC ist ein Auslaufmodell: Mit der Digitalisierung wandeln sich die Arbeitsplätze in den Unternehmen, ebenso wie die Ansprüche der Mitarbeiter an ihren Job und an die zahlreichen digitalen (Kommunikations-)Tools, die sie täglich nutzen.

Büro Bildquelle: © rawpixel-123rf

Der Jahresbeginn 2019 ist der richtige Zeitpunkt, an dem sich Führungskräfte überall auf der Welt fragen sollten: Setzen wir die digitalen Werkzeuge optimal ein, um unsere Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen? Welche Daten erheben wir – und ist das in jedem Fall notwendig? Denn indem der Status quo kritisch hinterfragt wird, eröffnen sich neue Potenziale für den Arbeitsplatz der Zukunft.

Durch Datenanalysen individuelle Hilfestellungen entwickeln

Ob Projektmanagement-Software, Tools für mobiles Arbeiten oder Plattformen für die Kommunikation im Team: Der Digital Workplace ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern Realität. Doch da die Digitalisierung in den letzten Jahren und Jahrzehnten vierlorts in unzähligen kleinen Schritten vonstatten ging, ist der Digital Workplace selten „aus einem Guss“. Manches ist vielleicht überflüssig geworden, anderes entspricht nicht mehr der aktuellen Datenschutz-Policy. Es lohnt sich, einmal genauer hinzuschauen.

Um herauszufinden, ob ein digitales Werkzeug wirklich eine Hilfe für die Mitarbeiter ist, muss zunächst eine Bestandsaufnahme erfolgen. Dabei hilft das Beantworten folgender Fragen: Was ist die Aufgabe eines Mitarbeiters? Mit wem arbeitet er zusammen? Wie sieht der Informationsfluss aus? Welche Richtlinien sind einzuhalten? Diese Informationen können Unternehmen heutzutage mithilfe von Datenanalysen erheben und auswerten. Dadurch sind sie in der Lage, besser als je zuvor auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter einzugehen.

Wenn zum Beispiel bekannt ist, wie Mitarbeiter bestimmte Anwendungen auf unterschiedlichen Endgeräten nutzen, können mithilfe von Machine Learning Hinweise und Hilfestellungen für einen optimalen Gebrauch erstellt werden. Im Ergebnis arbeiten Mitarbeiter effizienter und produktiver mit Tools und Anwendungen, wodurch die Zufriedenheit steigt.

Die User Experience optimieren: Anwendungen werden schlank und schlau

Ein weiterer Trend geht dahin, die User Experience (UX) von Anwendungen zu verbessern, damit die Technologien Gewohnheiten entgegenkommen. Mitarbeiter erwarten heute, dass sie eine Aufgabe an einem Gerät beginnen und an einem anderen weiterführen können. Das gestaltet sich jedoch oft genug schwierig, insbesondere, wenn in einer Anwendung große Datenmengen verarbeitet werden. Sich durch eine umfangreiche Tabelle zu navigieren, kann auf einem Laptop bequem möglich sein – wird aber auf einem Smartphone zur Qual.

Dieses Jahr steht deshalb ganz im Zeichen von intelligenten Anwendungen, die sich an die jeweiligen Mitarbeiter und unterschiedlichen Geräte anpassen oder zumindest unkompliziert anpassen lassen. Überladene Programme, von denen viele Mitarbeiter nur einen Bruchteil der Funktionen kennen, werden weniger. Heute geht es vielmehr darum, bereitgestellte Funktionalitäten und den Bedarf  zusammenzubringen und aneinander anzupassen. Schlankere, smarte Anwendungen sind das Ergebnis – und das bedeutet effizientere Prozesse.

Zusammenarbeit funktioniert virtuell – und physisch

Bei einer kritischen Bestandsaufnahme ist es wichtig, sich immer wieder vor Augen zu führen, dass digitale Kommunikationstools wie E-Mail, Chat, Telefon oder Video-Konferenzen am Arbeitsplatz kein Selbstzweck sind. Sie ermöglichen vielmehr eine effektive, ortsunanhängige Teamarbeit, erleichtern Arbeitsabläufe und helfen Mitarbeitern dabei, ihre Stärken voll anzubringen.

Doch auch wenn die zeit- und ortsunabhängige Teamarbeit in den letzten Jahren ein großer Trend war, kann der kritische Blick auf den Status quo ergeben, dass die Anwesenheit der Teammitglieder in manchen Phasen der Zusammenarbeit von Vorteil wäre. Und so werden sich in Zukunft auch die Büros wandeln: Es werden zunehmend Räume speziell für Team- oder Projektarbeit bereitgestellt – buchbar über Apps und mit digitalen Teamarbeits-Tools ausgestattet. Für Unternehmen macht es oftmals Sinn, auch deren Nutzungsdaten auszuwerten. Wie werden die Räumlichkeiten genutzt? Werden Angebote zur Teamarbeit angenommen? Was brauchen Mitarbeiter, um noch besser miteinander arbeiten zu können?

Smarte Datennutzung ist maßvoll und sicher

Um die Bedürfnisse der Mitarbeiter noch besser einschätzen zu können, werden Büros durch Sensoren und Datenanalyse zunehmend smart – ein weiterer Trend, der sich im Laufe des Jahres 2019 massiv weiterentwickeln und die Zusammenarbeit verbessern wird. Doch bei all diesen Maßnahmen darf bei den Mitarbeitern nie der Eindruck entstehen, sie würden überwacht. Wir sprechen hier von sensiblen Daten zu individuellem Nutzungsverhalten. Es muss zu jederzeit gewährleistet sein, dass diese Daten sicher gespeichert, anonymisiert ausgewertet und auch wieder gelöscht werden. Statt wahl- und planlos Daten zu sammeln und zu horten, geht der Trend zur – DSGVO-konformen – Datenerfassung mit Augenmaß und einer transparenten Kommunikation des Vorgehens.
Für die Zukunft steht eines bereits fest: Im Zentrum der Arbeitsplätze stehen weiterhin die Mitarbeiter. Digitale Technologien sind lediglich Hilfsmittel, um sie zu unterstützen – je bewusster, umso besser.

Ellen Kuder ist Director Digital Workplace and Customer Experience bei Dimension Data in Deutschland