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Robotic Process Automation: Wie Software-Roboter HR-Abteilungen entlasten können

Talentierte Nachwuchskräfte ins Unternehmen zu holen ist in Zeiten des "War for Talents" keine leichte Aufgabe für HR-Abteilungen. Eine rasche Reaktion der Personalabteilung wird da zum Zünglein an der Waage. Robotic Process Automation kann helfen, Routine-Aufgaben zu automatisieren.

Recruiting Bildquelle: © Fotolia, kebox

Immer mehr Unternehmen setzen mittlerweile in der Personalabteilung auf Robotic Process Automation (RPA). Hier einige Aspekte, die Entscheider über RPA wissen müssen, und wie sich damit HR-Prozesse optimieren lassen:

RPA-Software agiert wie ein menschlicher Nutzer
Bei RPA handelt es sich um Software-Bots, die wie menschliche Nutzer mit Computerprogrammen und -systemen interagieren und Aufgaben nach einem einfachen Wenn-Dann-Schema abarbeiten. Sie können sich zum Beispiel in einem System anmelden, dort Daten kopieren und in ein anderes Programm einfügen. Ein Paradebeispiel ist der Recruiting-Prozess. So sind Bots etwa in der Lage, eingehende Bewerbungen nach Schlagwörtern zu durchsuchen und sie automatisiert der jeweiligen Stellenausschreibung zuzuordnen. Der Recruiter kann dann schnell auf die Unterlagen im Bewerbermanagement-System zugreifen und den Recruiting-Prozess vorantreiben.

Einführung innerhalb weniger Wochen möglich
RPA-Software-Bots werden mithilfe einer einfachen Markup-Sprache definiert. Im Gegensatz zu anderen Prozessautomatisierungslösungen sind also keine Schnittstellen zu anderen Programmen und auch keine aufwendige Backend-Integration notwendig. So lassen sich systemübergreifende Prozesse unkompliziert und schnell programmieren. Auch wenn sich ein Prozess einmal verändert, kann der Bot schnell und einfach angepasst werden. Ein RPA-Projekt lässt sich so innerhalb weniger Wochen umsetzen.

32 Prozent schnellere HR-Prozesse
Der große Vorteil von Software-Bots: Sie arbeiten hocheffizient rund um die Uhr, sind nie krank und machen keine Flüchtigkeitsfehler. Dadurch lassen sich Prozesse erheblich beschleunigen. So zeigt eine Studie der Information Services Group, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse durch die Anwendung von RPA fünf bis zehn Mal schneller durchführen können als zuvor. Bei Personalprozessen liegt die Zeitersparnis bei 32 Prozent.

Bis 2020 wollen 93 Prozent der deutschen Unternehmen RPA einsetzen
Ein Großteil der Unternehmen in der Bundesrepublik steckt in Sachen RPA noch in den Kinderschuhen – laut der Studie der Information Services Group haben 31 Prozent erst ein bis neun Prozesse mit RPA automatisiert. Insbesondere auch in den Personalabteilungen scheint das Thema noch nicht ausreichend angekommen zu sein. Erst 36 Prozent der HR-Manager haben administrative Prozesse zumindest teilweise durch Technologien automatisiert, so eine aktuelle Studie der Leuphana Universität Lüneburg. Die ISG-Studie zeigt jedoch auch, dass RPA einer der großen Technologietrends ist: Bis 2020 wollen 93 Prozent der deutschen Unternehmen Software-Bots einsetzen.

Christoph Förster ist Team Lead Sales der aconso.