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Gebrauchtsoftware: Raus aus der IT-Kostenfalle

Software und die dazugehörigen Lizenzen können sich in Unternehmen und Ämtern schnell zu einer signifikanten Kostenstelle auswachsen. Eine Möglichkeit, um überstrapazierte IT-Budgets zu entlasten: gebrauchte Softwarelizenzen.

Geldverlust Bildquelle: © Сергей Тряпицын - 123RF

Immer mehr Unternehmen greifen auf gebrauchte Softwarelizenzen zurück. Im Vergleich zum Neukauf können sie damit bei aktuellen Versionen in der Regel zwischen 20 und 50 Prozent sparen – ein Kostenvorteil, der sogar skaliert, je mehr Arbeitsplätze ausgestattet werden. Mit oftmals ausreichenden Vorgängerversionen der Programme sind sogar noch höhere Einsparungen gegenüber dem Kauf von Nachfolgeversionen möglich. Es empfiehlt sich daher, im Vorfeld genau zu evaluieren, ob man wirklich alle Funktionen der neuesten   Softwareversion – beispielsweise des Office-Pakets – benötigt. Denn oftmals decken Vorgängerversionen den Anwendungsbedarf vollkommen ab. Zwar lassen sich auch vom Hersteller ältere Versionen der Software erwerben – jedoch nur gegen den Preis der Neulizenz. Dem Käufer wird dann ein Downgrade-Recht eingeräumt, beispielsweise von Microsoft Office 2016 auf Office 2013. Via Gebrauchthandel lassen sich diese Mehrkosten umgehen. So können sich gerade Behörden bedarfsgerecht mit den passenden Lizenzen eindecken. Denn sie arbeiten häufig mit spezifischen Fachanwendungen, die längeren Innovationszyklen unterliegen. Mit älteren Softwareversionen können sie so Kompatibilitätsproblemen im IT-Netzwerk vorbeugen und den Administrations- und Verwaltungsaufwand für das technische Fachpersonal senken.

Zudem sollten auch Unternehmen ihren eigenen Softwarebestand stets im Blick haben und nicht länger benötigte Lizenzen auf dem Gebrauchtsoftwaremarkt weiterverkaufen. Gerade durch Umzüge auf cloudbasierte Services werden oftmals viele Softwarelizenzen frei, die sich dann in ein Plus im IT-Budget umwandeln lassen. Gleiches gilt für projektbezogene Software nach Abschluss eines Auftrags. Diese Ressourcen sind häufig übersehene potenzielle Einnahmequellen.

Rechtlich abgesichert
Die häufigste Hürde vor dem Einstieg in den Handel mit gebrauchten Lizenzen ist eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich der Rechtslage. So fürchten sich Entscheider etwa vor etwaigen Abmahnungen oder Strafzahlungen. Diese Angst ist jedoch völlig unbegründet. Denn der Handel mit Gebrauchtsoftware ist legal und durch höchstrichterliche Urteile geregelt – sofern einige wichtige Grundsätze eingehalten werden.

So gilt der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz: Ist eine Softwarelizenz einmal mit Zustimmung des Herstellers verkauft, ist auch sein alleiniges Verbreitungsrecht mit Ausnahme des Vermietrechts erschöpft. Auf die weiteren Besitzverhältnisse der Lizenz hat der Hersteller also keinen direkten Einfluss mehr. Das gilt sowohl für physische Datenträger als auch für via Download erworbene Software. Damit der Erschöpfungsgrundsatz zum Tragen kommt, müssen wenige Voraussetzungen
gegeben sein: Die Softwarekopie muss vom Hersteller oder mit dessen Zustimmung erstmals im Europäischen Wirtschaftsraum (EU und Vertragsstaaten) vom Rechtsinhaber im Wege der Veräußerung entgeltlich in Verkehr gebracht worden sein. Außerdem muss der Erstkäufer ein dauerhaftes Nutzungsrecht an der Lizenz erhalten haben. Ferner muss der Verkäufer alle etwaigen Kopien unbrauchbar machen. Mengenrabatte oder andere Sonderkonditionen beeinträchtigen das Weiterverkaufsrecht wiederum nicht – Unternehmen und Behörden können also auch mit solchen Kostenvorteilen erworbene Lizenzen problemlos weiterverkaufen.

Der richtige Händler
Möchte ein Unternehmen gebrauchte Softwarelizenzen erwerben oder verkaufen, sollten Verantwortliche immer auf einen seriösen, erfahrenen und kompetenten Händler vertrauen. Dieser prüft die Lieferkette und stellt damit sicher, dass die Lizenz rechtlich einwandfrei ist. Eine vollständige Offenlegung der Lieferkette ist – anders als die Information über die Inhalte der Lizenzbestimmungen – daher weder notwendig noch gesetzlich vorgeschrieben und wäre für Unternehmen oftmals sogar nachteilig. Denn möchte ein Unternehmen die vollständige Lieferkette vorliegen haben, ist es dazu verpflichtet, diese unmittelbar auf Rechtmäßigkeit zu prüfen und den Verkäufer auf etwaige Mängel hinzuweisen. Für Laien ist dies eine Mammutaufgabe, die sie kaum stemmen können. Daher sollten Unternehmen dies lieber einem seriösen Händler überlassen. Dieser bietet dem Unternehmen zum Beispiel Dokumente wie eine Haftungsfreistellung sowie eine Vermögensschadenhaftpflicht und vorgangsbezogene Testate eines Wirtschaftsprüfers.

Weitere Kennzeichen seriöser Händler von Gebrauchtsoftware sind ihre Verkaufsplattformen und Abnehmer. Verkäufer, die ihre Waren über B2C-Plattformen anbieten, sind meist keine geeigneten Partner für B2B-Geschäfte. Gute Indikatoren sind hingegen belegbare Kooperationen mit Software-Herstellern sowie Lieferungen an Großunternehmen oder Behörden. Denn dabei ist die Chance groß, dass der Händler – beziehungsweise seine Verkäufe – schon einmal von Herstellern überprüft wurde und einwandfrei arbeitet. Zudem sollte erkennbar sein, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – die das Lizenzgeschäft schlussendlich für den Kunden abwickeln – umfassende Erfahrung im Lizenzgeschäft mitbringen. Grund-
legende Infrastruktur für ein derartiges Leistungsportfolio sind für Software-Händler langjährige Markterfahrung, ein hochperformantes Warenwirtschaftssystem und eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit etablierten Wirtschaftsprüfern und Fachanwälten.

Letztlich ist der Handel mit Gebrauchtsoftware immer auch eine Vertrauensfrage – für beide Seiten. Ist wechselseitiges Vertrauen allerdings gegeben, sind gebrauchte Lizenzen für Unternehmen jeder Größenordnung sowie Behörden und Ämter eine wertvolle Ressource im Kampf um ein effizientes IT-Budget. Indem sie bei Standardsoftware Kosten sparen, können sie stattdessen in wichtige Digitalisierungsprojekte investieren – die in den meisten Fällen sicherlich mehr zum Geschäftserfolg beitragen als die neuesten Softwareversionen.

Andreas E. Thyen ist Präsident des Verwaltungsrats der LizenzDirekt AG