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Compliance: Unterstütung aus dem ERP-System

Das Jahr 2018 war das Jahr der EU-DSGVO. Zwar ist es um sie seit deren Inkrafttreten Ende Mai etwas ruhiger geworden – doch das Thema Compliance bleibt aktuell. Auch ERP-Systeme können in puncto Regularien und Gesetze einiges leisten. Der ERP-Hersteller Pro Alpha hat einige Aspekte zusammengetragen.

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Letztlich kommt am Thema Compliance kein mittelständisches Unternehmen mehr vorbei. So sei es für Kunden mitunter relevant, ob ein Unternehmen ethisch, nachhaltig und regelkonform wirtschaftet. Diesen Schluss lassen Ergebnisse der Studie “The Future of Compliance 2018” der Beratungsgesellschaft Deloitte zu. Demnach erhalten etwa 80 Prozent der Unternehmen zumindest zu Beginn der Kundenbeziehung, Anfragen eines Kunden zum Compliance-Management.

Welche Hebel ERP-Systeme bereits bieten, um ein regelkonformes Arbeiten zu erleichtern und die geforderten Nachweise zu erbringen, sind nach Pro Alpha folgende:

  1. Zentraler Speicher aller relevanten Unterlagen
    Seien es Prüfberichte für Medizingeräte oder Prozessbeschreibungen für eine ISO-Zertifizierung: Im Fall eines Audits muss ein Compliance-Nachweis erbracht werden. Ein zentrales Dokumenten-Management-System, in dem sich alle Audit-relevanten Geschäftsunterlagen befinden, schafft hierfür die richtige Basis: Denn hier sind Dokumente nicht nur zuverlässig aufbewahrt und rasch auffindbar. Änderungen an Dokumenten lassen sich über eine Versionierung auch noch nach Jahren einfach nachvollziehen.
     
  2. Regelkonforme Geschäftsprozesse
    Damit Regeln eingehalten und Geschäftsprozesse optimiert werden können, bedarf es klarer, Workflow-gestützter Freigabeprozesse und regelbasierter Autorisierungen. So ist beispielsweise sicherzustellen, dass eine Person, die Bestellungen aufgibt, nicht gleichzeitig Schecks ausstellen oder Zahlungen anweisen kann. Zur Fehlervermeidung bei der Dateneingabe sollten zudem Mussfelder und Eingaberegeln definiert werden. Auch Belegprüfungen für Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen müssen mit Zeitstempel dokumentierbar sein.    
     
  3. GoBD und Verfahrensdokumentation
    Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichten seit 2015 das Unternehmen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Sie muss den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse der Datenverarbeitung in einem System vollständig und schlüssig wiedergeben. Ein Geschäftsprozess-Designer bietet die Möglichkeit, Prozesse mit den dazugehörigen Dokumenten zu verknüpfen.  
     
  4. Revisionssichere Belegablage
    Aus den GoBD ergibt sich noch eine weitere Verpflichtung: Geschäftsdokumente sind revisionssicher aufzubewahren. Belege, die im DMS digitalisiert und archiviert wurden, müssen der Finanzverwaltung jederzeit elektronisch bereitgestellt werden. Um sicherzugehen, dass dieses Vorgehen auch einer Prüfung der Finanzbehörden standhält, sollten Unternehmen nicht ausschließlich auf die Aussagen eines ERP-Anbieters vertrauen. Dieser sollte auch eine Prüfung durch eine Zertifizierungsstelle oder einen anderen neutralen Dritten vorweisen können.
     
  5. Konsistente Releasewechsel
    Auch rund um das ERP-System selber gilt es Vorschriften einzuhalten, etwa bei einem System- oder Releasewechsel. Werden Daten von einer Version der Software auf die nächste übertragen, ist laut GoBD ein Nachweis zu erbringen, dass im Rahmen des Datentransfers keine Daten manipuliert oder verloren gegangen sind.
     
  6. Provenienz-Nachweise für den Export
    Nicht nur für das prestigeträchtige „Made in Germany“-Label müssen Unternehmen einen lückenlosen Herkunftsnachweis aller Produktbestandteile erbringen, sondern auch für den Zoll.  Hierbei unterstützt eine durchgängige Serien- und Chargennummernverwaltung. Wer Güter – auch innerhalb der EU – exportiert, muss zudem prüfen, ob dafür eine Genehmigung erforderlich ist. Jedem in den Produkten verwendeten Material ist dazu eine Export Controls Classification Number (ECCN) zuzuweisen. Anhand von Kontroll-Listen kann dann zum Beispiel festgestellt werden, ob es sich um Dual-Use-Güter handelt, die sich sowohl zivil wie militärisch einsetzen lassen. Hier ist ein Check der „besonderen Endverwendung“ nach Art. 4 EG-Dual-Use-Verordnung obligatorisch.
     
  7. Terrorismus-Bekämpfung und Sanktionslisten
    Jeder Betrieb, egal welcher Größe, unterliegt der EU-Verordnung zur Terrorismusbekämpfung. Dazu müssen Geschäftskontakte mit nationalen und internationalen Sanktionslisten abgeglichen werden  und zwar auch, wenn das Unternehmen nur in der EU oder sogar nur in Deutschland aktiv ist. Auch hier gibt es inzwischen IT-Lösungen für den Abgleich. Denn manuell ist dies für die meisten Betriebe nicht mehr zu bewältigen.
     
  8. Informationssicherheit und Datenschutz
    Für Geschäftszahlen und Konstruktionsdaten interessieren sich nicht nur Mitarbeiter und Management, sondern auch der Wettbewerb. Gerade weil das ERP-System die Steuerzentrale vieler Geschäftsprozesse ist, muss der Zugang zu Informationen genau geregelt und dokumentiert sein. Dies erfordert ein detailliertes Berechtigungskonzept sowie laufende Prüfmechanismen. Ein internes Kontrollsystem stellt die Einhaltung dieser Vorgaben sicher.

In Sachen Compliance könne, laut Pro Alpha, ein ERP-System somit eine Dreifach-Funktion übernehmen: Es unterstützt die Einhaltung von Regeln und trägt damit zur Prävention versehentlicher Verstöße bei. Gleichzeitig hilft es bei den nötigen Kontrollen. Und es hält die nötigen Dokumentationen vor. Aber auch wenn das ERP-System hier viel leistet und unterstützt: Ohne das notwendige Bewusstsein bei den Mitarbeitern wird Compliance nicht gelingen.