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Digital Workplace Forum 2018: Neue Denkmuster, individuelle Herangehensweisen

Fortsetzung des Artikels von Teil 2.

"Der Mensch muss verstehen, warum er etwas nutzen soll"

Mark Heyen, 3kubik Bildquelle: © funkschau

Mark Heyen, CEO von 3kubik

Von Wissensinseln zum Wissensatoll
„Digitale Transformation ist kein reines IT-Thema“, sagte Mark Heyen direkt zu Beginn seines Vortrags. Eine Aussage, die man während des Digital Workplace Forum 2018 wiederholt hörte, die Heyen aber auf die Spitze treibt: Aus seiner Sicht ist der Stellenwert der IT-Abteilung bei Digitalisierungsprojekten ausgesprochen gering und diese sollte am besten als bloßer Dienstleister auftreten, der den reibungslosen Ablauf garantiert. Seine Thesen: 1. Kommunikation und Kollaboration sind die Basis Digitaler Transformation 2. Der Mensch steht im Zentrum 3. Erst der Mensch ermöglicht einen Return on Investment.

Belegen will er diese Thesen am Beispiel einer Projektreferenz: 3kubik setzt bei Mars Petcare Deutschland eine Communication & Collaboration-Projekt erfolgreich um. Die Ausgangslage sollte dabei vielen Unternehmen bekannt sein: Mehrere Standorte, rein dokumenten- und ordnerbasiertes Arbeiten, wenig Austausch zwischen den Abteilungen bei gut geschützten Wissensinseln. Ziel war eine digitale Arbeitswelt, die die Idee von Google aufgreift, wie Informationen zu teilen sind. Gelungen ist das Projekt, so Heyen, durch den direkten und intensiven Austausch mit ausgewählten Key Usern aus sämtlichen Fachabteilungen. „Was sind eure Bedürfnisse, wie können wir eure Prozesse optimieren und welches Tool kann euch unterstützen?“, waren nur einige der Fragen, die gestellt werden mussten. Das Ergebnis war eine völlig neue SharePoint-Oberfläche, die individuell anpassbar ist und neue Informationen direkt im Aufgabenbereich eines Mitarbeiters darstellt –ein Intranet wird damit hinfällig. Dabei wurde komplett auf Ordner verzichtet und stattdessen auf eine zentrale Metadatenstruktur gesetzt. Dadurch, dass die Abteilungen von Anfang an ins Boot geholt wurden, kamen sie gut mit der Veränderung klar und fürchteten sich auch nicht vor der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösung. Heyen stellte allerdings klar: Auch wenn das Projekt erfolgreich war, lässt es sich nicht einfach kopieren. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen – und der Digital Workplace ist kein Projekt, das irgendwann beendet werden muss, sondern ein Prozess, der ständige Beobachtung und Anpassung benötigt.

Siegfried Lautenbacher, Beck et al. Services Bildquelle: © funkschau

Siegfried Lautenbacher, Geschäftsführer bei Beck et al. Services, schlägt vor, die IT-Abteilung wie einen digitalen Biergarten zu denken – mit bedientem und Self-Service-Bereich.

Auf in den digitalen Biergarten
„Cloud-Ökosystem: Vielfalt macht produktiver!“, das ist der Titel des Vortrags von Siegfried Lautenbacher von Beck et al. Services. Doch macht Vielfalt wirklich produktiver? Sie bietet Unternehmen in jedem Fall die Möglichkeit, verschiedene Lösungen kennenzulernen. Allerdings sei es die Kunst, diese Vielfalt zu managen und zu beherrschen. „Nicht alles für alle“ sei oft die richtige Devise, so Lautenbacher. Daher solle man sich die moderne IT-Abteilung auch wie einen Biergarten denken: Dort gibt es einen bedienten Bereich, in dem für alles gesorgt wird. Getränke und Speisen bekommt man serviert, man kann gemütlich Platz nehmen. Sozusagen das Rund-um-Paket. Im Self-Service-Bereich hingegen holt man seine Getränke an einer Theke. Das sorgt für ein Hin und Her, eine gewisse Unruhe. Dafür darf man seine eigene Brotzeit mitnehmen – jeder ganz nach eigenem Gusto.

Doch neben der IT-Seite sollte man auch betrachten, was die Mitarbeiter denken. Sie müssen ermächtigt werden, zu „Digital Citizens“ zu werden, die selbstbestimmt und veranwortungsvoll digital arbeiten. Zudem müssen die verschiedenen Abteilungen wie IT, HR, Unternehmenskommunikation und andere enger zusammenarbeiten. Auch ein gemeinsames Lernen, das die Führungskräfte mit einbezieht, müsse stattfinden. Für die Umsetzung empfiehlt Lautenbacher, Ziele für IT-Abteilung und Mitarbeiter zu setzen: zeitnahe bis zur nächsten Woche genauso wie bis zum Quartalschluss oder für das nächste Jahr.

Andreas Wilker, Bechtle Bildquelle: © funkschau

Andreas Wilker, Mitglied der Geschäftsleitung von Bechtle: "Der Standard-User ist meist träger, als sich Technologie-begeisterte das wünschen."

Den Anwender mitnehmen
Beim Thema Arbeitsplatz der Zukunft geht es nicht mehr nur um Devices, sondern um übergreifendes, ganzheitliches Denken – diesen grundsätzlichen Gedanken stellt Andreas Wilker von Bechtle in seiner Keynote „Was macht Arbeit zukunftsstark?“ klar heraus. Aspekte, die hier eine Rolle spielen: verschiedene Arbeits- und Raumkonzepte, unterschiedliche Arbeitsweisen von Mitarbeitern, die zudem verschiedenen Generationen angehören können. Darüber hinaus prasseln neue Technologien auf die Arbeitswelt wie Künstliche Intelligenz, Security-Themen sowie Erscheinungen wie das Home Office.

Dabei stellt sich die zentrale Frage: Wie nimmt man den Anwender mit? Wesentlich ist, dass allen Beteiligten die Mehrwerte klar sind. Schließlich werden neue Tools eher genutzt, wenn deren Vorteile bekannt sind und fürs eigene Arbeiten erkannt werden. Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen und neue Devices, Tools oder Funktionen selbst nutzen. Und auch die IT-Abteilung ist in die Kommunikation einzubinden – durchaus eine Chance für die IT, sich im Unternehmen neu zu positionieren. Das geht nicht von heute auf morgen: Stetiges Lernen gehört dazu und müsse in die Unternehmenskultur verankert werden, so Wilker. Und hier sei ausdrücklich nicht eine jährliche Schulung gemeint, sondern stetiges Lernen, beispielsweise durch E-Learning, Webinare, Coachings, Kurzanleitungen und Ähnliches.

Ralph Siepmann, IBM Bildquelle: © funkschau

Ralph Siepmann, Digital Reinvention Advisor von IBM, gab zu bedenken, dass vieles nicht so funktioniert, wie man es sich vorab gedacht hat. Darum: Einfach mutig sein und Dinge ausprobieren.

Berührungsängste abbauen
Mitarbeiter, die die Aufgaben einer Middleware übernehmen? Davon müsse man wegkommen. Doch digitale Medien zu verwenden, sei dabei noch nicht alles, so Ralph Siepmann von IBM. Die Integration sei das Entscheidende. Ein digitaler Arbeitsplatz müsse benutzerzentrisch sein – und um das zu erreichen, müsse man mit den künftigen Usern sprechen und sich austauschen. Ein weiterer wichtiger Punkt: „Der Mensch muss verstehen, warum er etwas nutzen soll“, so Siepmann. Kommt noch Interesse hinzu, verliert man die Berührungsängste und lernt mit dem neuen Gerät oder der neuen Technologie umzugehen.

Unterstützung können KI-basierte Technologien bringen. Beispielsweise, um Abläufe zu automatisieren, Fehler zu reduzieren, den Durchsatz zu erhöhen und Kosten einzusparen. Dann ließen sich in kurzer Zeit tausende von Verträgen auf individuelle Konditionen hin überprüfen. „Es gibt Dinge, die kann eine Maschine einfach besser als der Mensch“, so Siepmann. Allerdings sollte man sich nicht zu schnell auf eine Technologie festlegen. Statt zu sagen „Ich brauche einen Chatbot“, müsse man sich erst einmal fragen, was man erreichen will und was das Unternehmen beziehungsweise der Benutzer erreichen will. Und schließlich fordert Siepmann mehr Mut ein. Wer eine Idee hat, solle sie auch ausprobieren.