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Strukturierte digitale Dokumentenablage: Noch jede Menge Handlungsbedarf

Vernetzung allerorten – und dann sucht man sich einen Wolf, um Dokument XY zu finden. Ein strukturiertes digitales Ablagesystem von Dokumenten kann Abhilfe schaffen. Wo für solche Lösungen der größte Bedarf gesehen wird, hat d.velop im Rahmen einer Studie untersucht.

Bild Bildquelle: © destinacigdem - 123rf

Daten und Dokumente müssen einfach und unkompliziert zugänglich sein. Langes Suchen kostet unnützerweise Arbeitszeit und Abläufe kommen mitunter ins Stocken. Das betrifft laufende Projekte genauso wie den Urlaubsantrag oder die Krankschreibung. Auch individuelle Dokumentenablage in mitarbeitereigenen Ordnerstrukturen bedeutet oft das Ende des Workflows, wenn dieser Mitarbeiter beispielsweise im Urlaub oder krank ist. Eine unternehmensweit einheitliche Ablage von Dokumenten innerhalb zentraler, digitaler Akten kann hier Abhilfe schaffen. Doch in welchen Bereichen eigentlich genau? Und wo wird für ein strukturiertes digitales Ablagsystem von Dokumenten am meisten Bedarf gesehen?

Der Anbieter für Datenmanagement-Systeme und Enterprise Content Management, d.velop, hat bei einer anonymen deutschlandweiten Online-Befragung nachgefragt: Branchenübergreifend nahmen 713 Business-Verantwortliche an der Studie zum Thema Aktenablage und Fachprozesse teil.

DMS ECM Ablage Bildquelle: © d.velop

Grafik eins: Projekte, Kunden, Personal, Produkte und Lieferanten – damit sind alle wesentlichen Unternehmensbereiche abgedeckt und überall wird von den Befragten hoher Bedarf für eine vorstrukturierte Ablage gesehen.

Defizite in den Unternehmensbereichen und bei Fachprozessen
Sowohl in den Unternehmensbereichen als auch in den Fachprozessen wird dabei ein wesentlicher Bedarf gesehen. Mit 66,3 Prozent und 58,6 Prozent liegen die Bereiche “Projekte” und “Kunden” an erster Stelle (siehe Grafik eins). Für viele Mitarbeiter spielt sich genau hier das Tagesgeschäft ab. Sieht man sich Rang drei und vier – also  “Personal” und “Produkte” an – sind mit diesem Quartett letztlich die Kernbereiche eines Unternehmens versammelt.

Nicht ganz so hoch fallen die Zahlen bei den Fachprozessen aus: Spitzenreiter hier ist mit 40,9 Prozent der Urlaubsantrag. Bedenkt man, dass jeder Mitarbeiter mehrmals im Jahr Urlaub beantragt, dürfte eine geeignete Lösung hier zu deutlich besseren Abläufen führen. Gerade weil das Thema ständig aufpoppt, mag darin auch ein Grund für die meisten Nennungen liegen. Bedarf besteht aber auch in den produktiven Fachprozessen, wie Grafik zwei zeigt.

DMS ECM Ablage Bildquelle: © d.velop

Grafik zwei: Der Spitzenreiter “Urlaubsantrag” betrifft jeden Mitarbeiter im Unternehmen mehrmals im Jahr.

Bei der Frage nach der gewünschten Bereitstellungsart für Dokumentenmanagement-Systeme zeigt sich, dass Cloudlösungen noch nicht vollständig in den Unternehmen angekommen sind. Inhouse-Lösungen auf den eigenen Servern für DMS präferieren demnach 61,4 Prozent der Befragten. 14,6 setzen auf die Cloud, 24,0 Prozent haben keine feste Präferenz. Bei diesem Thema scheint die Unternehmensgröße eine Rolle zu spielen: Unternehmen mit Präferenz für die Cloud beschäftigen im Schnitt 830 Mitarbeiter. Unternehmen, die auf eine Inhouse-Lösung setzen, beschäftigen durchschnittlich 306 Mitarbeiter.