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E-Rechnung: Für alle Unternehmen relevant

Die E-Rechnung ist nicht nur ein organisatorisches Thema, das künftig immer mehr Unternehmen betreffen wird. Auch steuerrechtlich gibt es einiges zu beachten. Im funkschau-Interview erläutert Silvia Nordmann die wichtigsten Punkte.

E-Rechnung Bildquelle: © Kanzlei Dr. Beckmann Nordmann Meyer

Silvia Nordmann ist Steuerberaterin und Wirtschaftsprüferin in der Kanzlei Dr. Beckmann, Nordmann, Meyer

funkschau: Frau Nordmann, am 27. November 2018 treten die Vorschriften für die E-Rechnungsverordnung in Kraft: Im ersten Schritt müssen Rechnungen an Bundesministerien und Verfassungsorgane als E-Rechnung gestellt werden. Was waren die Hintergründe für diese Verordnung?

Silvia Nordmann: Die E-Rechnung ist keineswegs eine deutsche Erfindung. Seit fast zehn Jahren gibt es in der EU Bestrebungen, im Zuge des E-Government, die Verwaltung effizienter und transparenter zu gestalten. Hierbei stellt die E-Rechnung einen wichtigen Baustein dar. In einigen EU-Ländern, wie Skandinavien oder Österreich, ist das Prozedere schon recht weit fortgeschritten, ebenso die praktische Umsetzung. Die Frage des „Ob“ stellt sich also nicht, sondern nur die des „Wie“. Unsere Regierung ist jedoch ermächtigt, über eine Verordnung (E-RechnungsVO) Details zu regeln, die sicherstellen, dass die deutschen Gesetze weiter uneingeschränkt Anwendung finden. Ich finde es jedenfalls faszinierend, dass die Initiative von der öffentlichen Verwaltung ausgeht und die Prozesse in privatwirtschaftlichen Unternehmen dadurch inspiriert werden. Studien zufolge rechnet man mit einem Einspar-potenzial von rund 80 Prozent. Zudem nutzt das Wegfallen von Papierrechnungen auch unserer Umwelt und stärkt somit den Nachhaltigkeitsgedanken.

funkschau: Was bedeutet das für Unternehmen?

Nordmann: Im ersten Schritt sind nur die Unternehmen betroffen, die an Bundesministerien oder Verfassungsorgane Lieferungen oder Leistungen erbringen. Aber schon ein Jahr später, am 27. November 2019, sind alle Unternehmen betroffen, die mit der öffentlichen Verwaltung eine Geschäftsbeziehung haben. Das heißt konkret, dass die Umstellung auf E-Rechnung früher oder später für alle Unternehmen relevant wird, die keine Wettbewerbsnachteile erleiden möchten. Denn die Umstellung auf digitale Rechnungstellung wird meines Erachtens nicht an der Verwaltungstür enden, sondern blitzschnell auch die Privatwirtschaft erobern.

funkschau: In vielen Unternehmen herrscht oftmals noch Unwissenheit – viele halten eine Rechnung im PDF-Format für eine E-Rechnung. Machen Sie ähnliche Erfahrungen?

Nordmann: Meine Erfahrung ist, dass die Mehrzahl der Unternehmen noch Papierrechnungen schreibt und diese (zusätzlich) als PDF versendet, wenn der Kunde das wünscht. Dabei erlaubt es § 14 UStG seit 2011 schon, eine Rechnung sowohl als Papierrechnung als auch elektronisch zu erstellen. Gleichwohl ist ein Trend erkennbar, dass im Geschäftsleben mehr und mehr Unterlagen digital verschickt werden – daher kommt auch dieser Versand der eigentlichen Papierrechnung als PDF. Ein elektronischer Versand von Dokumenten hat für den Empfänger allemal den Vorteil, diese auch direkt elektronisch ablegen zu können.

funkschau: Welche steuerrechtlichen Gründe beziehungsweise Auswirkungen hat die E-Rechnung und welche steuerrechtlichen Fallstricke gibt es?

Nordmann: Obwohl es eine zivilrechtliche Notwendigkeit der Rechnungstellung gibt, wird in der Praxis den umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Rechnung, gemäß §§ 14, 14 a UStG die maßgebliche Bedeutung beigemessen, da diese die Grundlage für die Umsatz-besteuerung und den Vorsteuerabzug ist.

Viele umsatzsteuerliche Pflichtangaben werden durch die E-Rechnung zuverlässiger umgesetzt, zum Beispiel die Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer, die nicht manuell unterbrochen werden kann. Auch die ausreichende Beschreibung der erbrachten Lieferung beziehungsweise Leistung wird mit elektronischer Hilfe qualifizierter, da die entsprechenden Texte, Artikelnummern und Produktbeschreibungen zur Dauernutzung hinterlegt werden können.

Gleichwohl bieten elektronische Rechnungen der Finanzverwaltung natürlich auch einfachere, umfassendere Prüfungsmöglichkeiten. In der Finanzverwaltung setzen sich immer mehr elektronische Betriebsprüfungsprozesse durch. Diese dürften mit E-Rechnungen noch effizienter werden. Für die Unternehmen bedeutet das, bestehende, mögliche Fehlerquellen bei der Rechnungstellung aufzudecken und zu beseitigen, aber auch schnellere Betriebsprüfungen und die Beschränkung auf wesentliche Feststellungen.

In meiner steuerlichen Praxis erlebe ich es immer wieder, dass deutsche Unternehmen, egal ob Mittelstand oder Großunternehmen, enorme Schwierigkeiten mit dem richtigen Umsatzsteuerausweis bei grenzüberschreitenden europäischen Geschäften haben. Entweder wird unberechtigt eine Umsatzsteuerrechnung geschrieben, obwohl es sich um eine steuerfreie oder nicht steuerbare Lieferung beziehungsweise Leistung in Deutschland handelt. Oder es wird eine Rechnung ohne Umsatzsteuer geschrieben, obwohl die Lieferung beziehungsweise Leistung im Inland stattfindet. Diese Fehler werden bei einer Überprüfung elektronischer Rechnungen durch die Finanzverwaltung (Betriebsprüfung) sehr viel schneller aufgedeckt und es lohnt sich für Unternehmen, ihre Umsatzsteuerprozesse generell einmal grundlegend zu überprüfen.