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Dokumentenmanagement: Dreisprung zur E-Rechnung

Das E-Rechnungsgesetz scheint auf den ersten Blick eher ein Thema auf Behördenebene zu sein. Doch es hat auch Auswirkungen auf Unternehmensseite. Noch nicht sofort, aber bald.

E-Rechnung Bildquelle: © Norbert Preiss / funkschau

Durch die Europäische Datenschutz-Grundverordnung hat im Jahr 2018 so gut wie jeder die Erfahrung machen können, wie es ist, wenn eine rechtliche Vorgabe in Kraft tritt. Nun steht mit der E-Rechnung das nächste Thema an, das bei vordergründiger Betrachtung eher auf Seiten der Behörden zu verorten ist. Dafür scheint auch ein oberflächlicher Blick auf den Zeitplan zu sprechen: Seit Mai 2014 ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Kraft, sie schreibt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vor. In den kommenden Jahren geht es nun um die konkrete Umsetzung: So müssen ab dem 27. November 2018 oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten
können. Ein Jahr später, zum 27. November 2019, müssen dies auch alle anderen öffentlichen Auftraggeber können. Und in einem dritten Schritt sind ab dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen an Behörden generell vorgeschrieben. Eine der wenigen Ausnahmen ist, wenn es um Beträge unter 1.000 Euro geht.

Wichtig ist nun der Umkehrschluss: Wenn Unternehmen künftig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten möchten, müssen sie spätestens Ende November 2020 in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden. Mit anderen Worten: Die Regelung betrifft das Business-to-Government-Geschäft (B2G).

In vielen Unternehmen ist das Thema bereits angekommen, wie die Umfrage „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ von Ibi Research zeigt. Für diese beantworteten im Sommer des vergangenen Jahres 296 Teilnehmer einen Online-Fragebögen. Auf die Frage, ob sie strukturierte Rechnungsdaten versenden, antworteten 59 Prozent der großen Unternehmen, dies zu tun. Bei mittelgroßen Betrieben waren es noch 23 Prozent, bei kleinen jedoch nur zehn Prozent – und acht Prozent der Befragten wussten nicht, was strukturierte Daten sind. So manch ein Unternehmen, das Rechnungen im PDF-Format verschickt oder eingescannte Papierrechnungen mailt, fühlt sich beim Thema E-Rechnung auf der sicheren Seite. Doch dem ist nicht so. Hier sind sich IT und Recht recht ähnlich: So wie Software in verschiedenen Versionen vorliegen kann, gibt es auch bei gesetzlichen Neuerungen unterschiedliche Entwicklungsstände. An dieser Stelle sollen einige grundsätzliche Fakten rund um die E-Rechnung erläutert werden.