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E-Rechnung: Mit E-Invoicing zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Immer noch halten viele Unternehmen am papiergebundenen Informationsaustausch fest. Dabei sind E-Invoicing-Systeme für die elektronische Rechnungsstellung und -bearbeitung eine effiziente und kostensparende Alternative. Diese Entwicklung wird auch auf Gesetzesebene vorangetrieben.

E-Rechnung BCT E-Invoicing Bildquelle: © BCT

Papier-, PDF- oder E-Rechnung: E-Invoicing-Abläufe im Vergleich

Rechnungen schreiben, ausdrucken und versenden; Rechnungen empfangen, bearbeiten und ablegen: Mit diesen so banal wirkenden Schritten sind in Unternehmen ganze Arbeitstage gefüllt. Zeit, die Mitarbeiter deutlich effizienter nutzen können. Denn gerade in puncto Rechnungsverarbeitung hält die Digitalisierung Tools bereit, die Dokumente in Papierform nahezu überflüssig machen sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung, kurz ERV, standardisieren und automatisieren. In den meisten Unternehmen, gerade im Mittelstand, wird aktuell maximal einmal eine Capture-Software genutzt, die eingehende, zuvor via Scanner digitalisierte Rechnungen erfasst, klassifiziert und ausliest. Die enthaltenen Metadaten der Rechnungen werden im Idealfall bereits in das angeknüpfte Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder sogar direkt in ein ERP-System weitergeleitet.

Doch es geht schneller, automatisierter und fehlerfreier. Denn wer Dokumente elektronisch erstellt, überträgt und verarbeitet, nutzt die Chancen der Digitalisierung erst umfassend. Erfreulicherweise wird die softwarebasierte ERV inzwischen auch auf Gesetzesebene vorangetrieben. Beispielsweise geben das E-Government-Gesetz und die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments vor, dass Bundesministerien und Verfassungsorgane Rechnungen ab dem 27. November 2018 nur noch in elektronischer Form empfangen und verarbeiten dürfen. Ein Jahr später sind auch alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes dazu verpflichtet. Und so ist es nur eine Frage der Zeit, wann diese Digitalisierung des Rechnungswesens auch für die restliche Unternehmenswelt gilt.

E-Rechnung E-Invoicing ZUGFeRD-Rechnung Bildquelle: © BCT

Bei ZUGFeRD-Rechnungen wird das ikonische Dokument für manuelle Prüfungs- und Freigabeprozesse genutzt, die symbolischen, also nur elektronisch lesbaren Daten werden direkt an Folgesysteme weitergeleitet.

Von E-Invoicing profitieren beide Seiten
Die elektronische Rechnungsstellung und -bearbeitung, das sogenannte E-Invoicing, bietet Vorteile für Rechnungssteller und -empfänger. Die größte Zeit- und Kostenersparnis ergibt sich durch die generelle Automatisierung der Kern- und Folgeprozesse. Von der Erstellung und Übermittlung der Rechnung auf der einen Seite, über die Verarbeitung bis zur Archivierung auf der anderen Seite, werden die Abläufe beschleunigt, da die manuellen Arbeitsschritte auf ein Minimum reduziert sind. Dadurch werden Rechnungen schneller beglichen und die Liquidität des Absenders wiederum verbessert. Zudem verringern Unternehmen ihren Papierverbrauch und ihre Portoausgaben.

E-Invoice-Lösungen können problemlos als On-Premise-Variante in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden, lassen sich also mit einem vorhandenen DMS oder einer Capture-DMS-Kombination verknüpfen. Darüber hinaus wird die Software direkt mit den E-Mail-Postfächern der Buchhaltungsmitarbeiter verbunden: Anders als beim klassischen Input-Management müssen also nicht erst Papierrechnungen digitalisiert werden, sondern alle eingehenden E-Mails, inklusive der Anhänge, Anschreiben und Absenderinformationen werden direkt an das E-Invoice-Tool weitergeleitet. Dadurch gibt es eine zentrale Ablage für alle Rechnungen unabhängig ihres Formats. Denn E-Invoice-Lösungen können PDF- und XML-Dateien, ZUGFeRD und auch XRechnungen auslesen und entsprechend den geltenden Compliance-Vorschriften des Unternehmens automatisch klassifizieren.