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Interview mit Xerox: Effiziente Verwaltung der Druckerflotte

Eine Umfrage des Marktforschungsinstituts Quocirca aus dem Jahr 2015 ergab, das bereits 50 Prozent der Unternehmen MPS-Konzepte einsetzen oder bereits planen, dies zu tun. Marika Ellermann von Xerox im funkschau-Interview über die effiziente Verwaltung der Druckerflotte.

Man zieht Papier aus Drucker Bildquelle: © happystock – Shutterstock

funkschau: Frau Ellermann, woran erkennen Unternehmen eine ineffiziente Druckstruktur?

Marika Ellermann: Die Ineffizienz wird oftmals nicht unmittelbar von den Unternehmen erkannt. Warum? Weil in diesem Bereich häufig noch nicht einmal eine TCO-Prognose durchgeführt wird. Erfahrungsgemäß ist der Einsatz vieler Outputgeräte von vielen verschiedenen Herstellern ein wichtiger Indikator für eine ineffiziente Druckstruktur: Der Druckprozess funktioniert häufig nicht reibungslos und zu viele interne Ressourcen sind eingebunden. Oft  sind Geräte nicht ausgelastet oder überlastet. Zudem führt eine solche Nutzung zu einem hohen Wartungs- und Kostenaufwand. Es ist eine große Herausforderung, dabei dauerhaft den Überblick zu bewahren und die Drucklandschaft effizient zu verwalten.

Marika Ellermann, Xerox Bildquelle: © Xerox

Marika Ellermann, Marketing Manager Managed Document Services bei Xerox: “Dokumente enthalten im Zweifel immer geschäftskritische Informationen, die für die Abläufe im Unternehmen wesentlich sind.”

funkschau: Managed Print Services werden bereits seit längerem angeboten. Wie weit ist MPS bei deutschen Unternehmen bereits angekommen?

Ellermann: Große wie kleine Unternehmen in vielen Branchen setzen inzwischen Managed Print Services ein, um Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Doch vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass mit MPS darüber hinaus viele weitere Mehrwerte realisiert werden können.
    
funkschau: Welche wirtschaftlichen und technologischen Gründe sprechen denn vor allem für die Nutzung von MPS?

Ellermann: Neben Einsparungen, Transparenz und Kostenkontrolle geht es bei MPS immer stärker auch um Themen wie Sicherheit, Nachhaltigkeit, Mobilität, Produktivität und Automatisierung. Unternehmen jeder Größe suchen mittlerweile nach Lösungen, um ihre stockenden Prozesse in den Griff zu bekommen. Maßgeschneiderte Anwendungen können Abhilfe schaffen. Zudem stehen durch den Einsatz multifunktionaler Geräte viele neue Funktionen zur Verfügung, inklusive Cloud-Konnektivität und App-Unterstützung. Mit modernen Multifunktionsgeräten ist es möglich, Papierdokumente einzuscannen und als eine Datei, die weiterbearbeitet werden kann, direkt im gewünschten Dateisystem und -format abzulegen. Xerox bietet dazu zum Beispiel das IT-Ökosystem für die Büroumgebung ConnectKey. Mit der zugehörigen Software können prozessspezifische Apps erstellt und in die Benutzeroberfläche des Multifunktionsgeräts integriert werden. Das erleichtert den Mitarbeitern die Digitalisierung ihrer Dokumente und macht die digitale Ablage deutlich einfacher als das Führen von Papierordnern. Dadurch sparen sie Geld ein, automatisieren ihre einzelnen Schritte, steigern die Produktivität und verbessern ihre Dokumentensicherheit. Helpdesk-Mitarbeiter werden entlastet und vertrauliche Informationen geschützt. Zudem können Unternehmen mit MPS die Umweltstandards problemlos einhalten.

funkschau: Welchen Stellenwert nehmen Sicherheitsfragen sowie die Einhaltung bestimmter Compliance-Angaben seitens der Kunden in MPS-Projekten ein?

Ellermann: Das Thema Sicherheit ist heute aktueller denn je. Ein maßgeblicher oder zumindest sehr wichtiger Grund für die Inanspruchnahme von MPS-Leistungen ist der Bedarf an sicheren Drucklösungen. Unternehmen sollten regelmäßig ihre Sicherheitsstandards prüfen und auf die neuesten Technologien für erweiterte Authentifizierung, Verschlüsselung und Virenschutz setzen. Gerade in Zeiten stetig wachsender Internetkriminalität und dadurch entstehender staatlicher wie wirtschaftlicher Verordnungen und Richtlinien führt kein Weg an einer umfassenden Sicherheitsstrategie vorbei. Zudem hat der Schutz von Kundendaten spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO einen sehr hohen Stellenwert eingenommen.

funkschau: Inwiefern haben neue Arbeitsmodelle mit Home Office und mobiler Belegschaft Einfluss auf das MPS-Konzept?

Ellermann: Wissensarbeiter, das heißt Personen, die über eine hohe Qualifikation beziehungsweise eine besondere akademische Ausbildung verfügen und daher Informationen kreativ bei der Lösung aktueller oder neuartiger Fragestellungen von Kunden nutzen, arbeiten heutzutage im Büro, zu Hause, im Flugzeug, beim Kunden oder in unterschiedlichen Unternehmensniederlassungen – und sie wollen, egal wann und wo, sicher drucken und Zugriff auf Informationen haben. Sie wollen auch abseits von Büroräumen produktiv arbeiten und  diese Freiheit auch mithilfe ihrer Smartphones oder Tablets wahrnehmen. Integrierte MPS-Lösungen sind darauf ausgerichtet, dass Unternehmen es ermöglichen, auch von Mobilgeräten unterschiedlicher Hersteller aus zu drucken.  Gleichzeitig müssen sie sowohl den Verbrauch als auch die Geräte überwachen, Druckregeln erstellen, hohe Sicherheitsmaßnahmen umsetzen und individuell anpassbar sein.

funkschau: Wie wichtig ist Ihrer Meinung nach die Anbindung der Druckerflotte an DMS-Lösungen?

Ellermann: Dokumente enthalten im Zweifel immer geschäftskritische Informationen, die für die Abläufe im Unternehmen wesentlich sind. Eine Anbindung an DMS-Lösungen ermöglicht den sicheren Zugriff auf Informationen und sorgt so für mehr Flexibilität und höhere Sicherheit. MPS wachsen mit dem Dokumentenmanagement zusammen. Wer bereits die Vorteile von MPS in Anspruch nimmt, hat gute Chancen, früher oder später auch von innovativen Tools und Funktionalitäten zu profitieren. Als Brücke zwischen digitaler und physischer Arbeitswelt weisen MPS zudem den Weg zu einer kontinuierlichen Senkung des Papierverbrauchs.