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Managed Print Services: Einstieg in die Digitalisierung

Zunächst überwiegend als Output-Gerät eingesetzt, sind sie nun ein zentraler Aspekt der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen: Drucker und Multifunktionsgeräte. In Kombination mit Managed Document Services bilden Managed Print Services die Basis des Digital Workplace.

Printer/Drucker, Smart Operation Panel, Ricoh Bildquelle: © Ricoh

Bei individuell konfigurierbaren Benutzeroberflächen können Apps und Widgets einfach hinzugefügt oder entfernt werden. Dadurch wird der Bedienkomfort erhöht und die Produktivität durch erweiterte Software-Anbindungsmöglichkeiten gesteigert.

Im Rahmen der Digitalisierung rücken zukunftsorientierte Arbeitsplatzkonzepte immer stärker in den Fokus. Bereits heute gibt es ein breites Angebot für den Digital Workplace. Aber wie und wo am besten ansetzen? Ein ganz entscheidender Einstiegsbereich scheint das digitale Dokumentenmanagement zu sein. Dies gewinnt auch abseits der klassischen Total-Cost-of-Ownership (TCO)-Betrachtung immer mehr an Bedeutung, denn maßgeschneiderte MPS (Managed Print Service)- und Managed Document Service (MDS)-Konzepte sind längst zu einem der wichtigsten Enabler für die Digitalisierung von Arbeitsweisen und Prozessen avanciert. Große, weltweit agierende Unternehmen geben den Weg vor. Viele von ihnen führten bereits das Arbeiten 4.0 ein: Digital vernetzte, mobile Arbeitsplätze, die jedem Mitarbeiter Zugriff von jedem Ort der Welt erlauben – unterstützt durch ein maßgeschneidertes MPS- und MDS-Konzept. Was für Großunternehmen zunehmend Business-Alltag ist, ist für den Großteil des Mittelstandes allerdings noch reine Zukunftsmusik. Aber die Bedeutung und Wichtigkeit eines digitalen Dokumentenmanagements ist mittlerweile auch dort angekommen.

So haben laut einer Studie von IDC und Ricoh nicht weniger als neun von zehn Mittelständlern erkannt, dass das Druck- und Dokumentenmanagement, also der Bereich, in dem MPS- beziehungsweise MDS-Konzepte greifen, eine signifikante Rolle im Hinblick auf die Digitalisierung geschäftskritischer Prozesse spielt. Das Multifunktionssystem fungiert in diesem Zusammenhang nicht mehr primär als Output-, sondern vielmehr als Input-Schnittstelle für die Digitalisierung von Dokumenten und Informationen und im Endeffekt für ein digitales Arbeiten an sich. In Verbindung mit entsprechenden Software- und Workflow-Lösungen lassen sich durch den Einsatz moderner Multifunktionssysteme eine ganze Vielzahl von Arbeitsvorgängen bei der Dokumenten- und Informationsverarbeitung erheblich vereinfachen und beschleunigen. Ein gutes Beispiel, wie dies in der Praxis aussieht, sind anpassbare Menüfunktionen, mit denen neue Generationen von Druck- und Multifunktionsgeräten häufig ausgerüstet werden. So lassen sich die Applikationen auf der Benutzeroberfläche beispielsweise an die Bedürfnisse einzelner Abteilungen des Unternehmens anpassen.

Mehr Sicherheit mit Multifunktionssystemen
Heutige Multifunktionssysteme sind aber nicht nur leicht zu bedienen, sondern bieten noch etwas sehr viel wertvolleres: Sicherheit. Eine umfangreiche Palette an Sicherheitsfunktionen ermöglicht es Anwendern, die unterschiedlichen Ebenen der Dokumenten- und Informationssicherheit zu überwachen, zu optimieren und effektiv zu verwalten. So können Administratoren beispielsweise durch das Sperren unnötiger Netzwerk-Ports oder IP-Adressenfilterung die Sicherheit des Netzwerkes und der Kommunikation verbessern. Hinzu kommen Funktionen wie die Benutzerauthentifizierung, die zur inneren Sicherheit beiträgt, sowie die Festplattenverschlüsselung oder der Schutz der Firmware der Geräte durch automatische Updates. In Kombination mit den allgemeinen Sicherheitsaspekten eines digitalen Dokumentenmanagements sind die Daten, Dokumente und Informationen der Kunden so vor unautorisierten Zugriffen geschützt. Ein Aspekt, der in Zeiten der neuen Datenschutz-Grundverordnung besonders wichtig ist. Neben den neu hinzugewonnen Digitalisierungsaspekten sind aber nach wie vor die Einsparungsmöglichkeiten ein starkes Argument für ein modernes Dokumentenmanagement. Experten schätzen, dass ein gutes MPS- und MDS-Konzept die Kosten um bis zu 40 Prozent senken kann – bei gleichzeitiger Verbesserung der Effizienz und Produktivität. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine erfolgreiche und gewinnbringende Implementierung. Erst dann können alle Vorteile, die ein modernes Druck- und Dokumentenmanagement bringen kann, vollkommen ausgeschöpft werden.

Für eine erfolgreiche Einführung und Umsetzung des Digital Workplace bedarf es einer ganzheitlichen Strategie, die nicht nur die Technologien, sondern vor allem die Menschen berücksichtigt, sie immer im Auge behält und konsequent mitnimmt. Im Grunde geht es um ein gutes und effektives Change Management. Nur wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter parallel zur Implementierung von Technologiekonzepten fit machen für den digitalen Arbeitsplatz, können neue Technologien optimal genutzt werden. Wichtigste Voraussetzung und einer der Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche und vor allem gewinnbringende Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements ist und bleibt deshalb eine genaue und umfassende In-frastrukturanalyse im Vorfeld. Dazu gehört einerseits, die Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen des Unternehmens sowie die alltäglichen Datenherausforderungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu verstehen. Andererseits zählen die Konzeption einer maßgeschneiderten Lösung für das jeweilige Unternehmen und die kontinuierliche Optimierung dieser. Nur so lässt sich gewährleisten, dass die Lösung auch dann gebrauchstauglich bleibt, wenn sich das Unternehmen ändert oder wächst.

Ingo Wittrock ist Director Marketing bei Ricoh Deutschland