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Gastkommentar: Der Mittelstand und die E-Rechnung

Neue Verordnungen bedeuten für Unternehmen zusätzlichen Aufwand. Entsprechend kritisch blicken Mittelständler auf die im November kommende Rechnungsverordnung. Sie verpflichtet viele Unternehmen zur elektronischen Rechnungstellung. Doch die Umstellung kann auch erhebliches Einsparpotenzial bringen.

Pro Alpha Datenmanagementsystem E-Rechnung Bildquelle: © Pro Alpha

Andree Stachowski ist Geschäftsführer bei Pro Alpha

Wenn am 27. November 2018 in Deutschland die E-Rechnungsverordnung wirksam wird und ab November 2020 Rechnungen an öffentliche Auftraggeber von Bundesstellen elektronisch ausgestellt und übermittelt werden müssen, sind viele Unternehmen gezwungen, ihre Ausgangsrechnungen auf E-Rechnung umzustellen. Ausgenommen von der Vorschrift sind nur Direktaufträge mit einem Nettowert unter 1.000 Euro, Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen. Die Bundesländer bereiten derzeit ergänzende Gesetze vor.

Der öffentliche Sektor – das mag überraschen – dürfte der elektronischen Rechnungsstellung damit flächendeckend zum Durchbruch verhelfen. Denn ist die Umstellung erst einmal erfolgt, werden die Pionier-Unternehmen das Verfahren im Geschäftsverkehr mit anderen Auftraggebern ebenfalls nutzen wollen. Dadurch erhält auch die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung zusätzlichen Schub.

Effizienzpotenzial für Rechnungssteller und -empfänger
Dieser Push ist auch dringend nötig: Laut einer Studie von Ibi Research nutzten nur 27 Prozent der Mittelständler strukturierte Daten aus E-Rechnungen. Dabei wäre das Effizienzpotenzial enorm: Eine Studie des BMI von 2014 verweist darauf, dass sich Mitarbeiter vom Posteingang bis zur Zahlung im Schnitt zwischen 16 und 23 Minuten lang mit einer Papierrechnung befassen. Ein elektronischer Rechnungsprozess würde den Aufwand auf fünf bis sieben Minuten verkürzen. Die Gründe dafür: Automatisierte Workflows senken Aufwand und Kosten für das Erfassen und Prüfen der Belege. Medienbrüche und Übertragungsfehler sind Vergangenheit. Die Transparenz steigt. Es ist jederzeit klar, in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Beleg befindet. Rechnungen gehen nicht mehr auf dem Postweg verloren, elektronische Belege lassen sich schneller wiederfinden. Auch entfallen die Kosten für Papier und Porto sowie für Mehrfachablage und Archivierung von Papierrechnungen. Zudem lassen sich Skontovorteile öfter nutzen.

PDF-Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung
Allerdings liegen die Hürden der Verordnung hoch. Viele elektronische Formate erfüllen die Anforderungen der Verordnung nicht. Darunter fallen Scans von Papierrechnungen, Bilddateien im Tiff- oder JPG-Format, PDF/A-1, PDF/A-2 sowie das Datenaustauschformat gemäß dem Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, kurz „ZUGFeRD 1.0“. Gültiger Maßstab sind ab November 2018 die Vorgaben des europäischen Normungsgremiums CEN. Darauf aufbauend haben deutsche Behörden den Verwaltungsstandard „XRechnung“ definiert. Dabei handelt es sich um ein XML-Format, das automatisch in ERP-Systeme eingelesen werden kann. Gut zu wissen: Etablierte Datenaustauschstandards können gleichberechtigt neben XRechnung verwendet werden, solange sie der CEN-Norm entsprechen. Dies ist bei ZUGFeRD 2.0 der Fall.

Technische Voraussetzungen gegeben
Unternehmen, die bereits mit einer geeigneten ERP-Komplettlösung arbeiten, können der gesetzlichen Vorgabe gelassen entgegensehen. Alle anderen sollten jetzt handeln und investieren: in eine ERP-Software mit elektronischem Rechnungseingang, Dokumentenmanagement und revisionssicherer, elektronischer Archivierung. Diese Komponenten sowie die Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD 2.0 sind Voraussetzungen für einen automatisierten, lückenlos digitalen Workflow im Rechnungswesen. Ein rascher Umstieg lohnt sich. Dafür sprechen allein schon die potenziellen Effizienzgewinne – sie sind enorm und machen die E-Rechnung zu einem echten Wettbewerbsvorteil.