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Digitaler Arbeitsplatz: Der Mitarbeiter und seine Tätigkeit im Fokus

Digitale Arbeitsplätze sollten nicht nach dem Gießkannenprinzip ausgestattet werden. Stattdessen lohnt sich ein genauerer Blick darauf, welcher Mitarbeiter wie arbeitet – und welche Ausstattung er entsprechend benötigt.

Bildquelle: © Andrey Burmakin - fotolia

Im Kampf um die eigene Wettbewerbsposition und die besten Fachkräfte auf dem Markt werden flexible, effizienzsteigernde Arbeitsplatzmodelle immer häufiger zum entscheidenden Faktor. Ein orts-, plattform- und geräteunabhängiger Datenaustausch gehört genauso dazu wie intuitive Kommunikationstools und eine anforderungsgerecht konfigurierte Systemumgebung. Eine Bedarfsanalyse und eine darauf basierende ganzheitliche Workplace-Strategie ermöglichen es Unternehmen, ihren Mitarbeitern effiziente Arbeitsplatzmodelle zur Verfügung zu stellen.

Arbeitsplatzmodell: Von standardisiert zu mitarbeiterzentriert
Während man den PC für lange Zeit als individuelle Speziallösung gehandhabt hat, realisieren inzwischen viele Unternehmen die Konfiguration ihrer Arbeitsplätze über eine zentralisierte Verwaltung und standardisierte Lösungen – ganz nach dem Motto „one size fits all“. Spezialisiertere Aufgabengebiete und moderne Arbeitsmodelle wie Home Office haben zur Konsequenz, dass solche Einheitslösungen immer häufiger am eigentlichen Bedarf vorbeigehen und mit umständlichen Workarounds verbunden sind. Während stark vernetzte Mitarbeiter beispielsweise von Kommunikationstools wie einem Team-Chat profitieren, behindert dieser potenzielle Störfaktor andere bei ihrer täglichen Arbeit. Darum bedarf es flexibler und angepasster Arbeitsplatzmodelle, die die Produktivität der Mitarbeiter messbar erhöhen – sei es durch eine verbesserte Reaktionsgeschwindigkeit, optimierte Prozesse oder eine beschleunigte Entscheidungsfindung. Ziel ist es, jedem Mitarbeiter genau die Systeme und Tools zur Verfügung zu stellen, die er für ein effizientes Arbeiten benötigt, ohne wiederum aufwendige Speziallösungen konfigurieren zu müssen. Dies gelingt durch die Analyse und Definition der verschiedenen Wissensarbeitertypen im Unternehmen und die Bereitstellung der für sie notwendigen Programme und Strukturen.

Strukturierte Bedarfsanalyse anhand von Wissensarbeitertypen
Neben einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität wollen sich Unternehmen auch im immer härteren „War for Talents“ in Zeiten des Fachkräftemangels als attraktiver Arbeitgeber positionieren und die Workplaces ihrer Mitarbeiter möglichst effizient strukturieren. Die Bedarfsanalyse anhand der Wissensarbeitertypen im Unternehmen bietet einen praxiserprobten Ansatz, um die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitergruppen hinsichtlich ihres Arbeitsplatzes auszuwerten. Nicht die individuellen Wünsche der einzelnen Arbeitnehmer stehen dabei im Mittelpunkt, sondern das Bereitstellen der Funktionen und Programme, die die verschiedenen Gruppen tatsächlich für ihre Arbeit benötigen. In einem ersten Schritt sind dafür in Zusammenarbeit mit den IT-, Personal- und Fachabteilungen die spezifischen Wissensarbeiter-Typen im Unternehmen zu erarbeiten:

  • Typ I Koordinatoren: Unter diese Kategorie fallen Manager und Stabstellen. Sie sind intern und extern stark vernetzt, arbeiten ohne Prozesse und meist projektbasiert. Ein großer Teil ihrer Arbeit besteht aus frei zu gestaltenden Weiterbildungen.
  • Typ II Kundenbetreuer: Consultants und Vertriebsmitarbeiter gehören zu dieser Kategorie. Ihre Arbeit findet häufig außer Haus und in Zusammenarbeit mit dem Kunden statt und gestaltet sich sowohl intern als auch extern sehr kommunikationsintensiv.
  • Typ III Prozessarbeiter: Prozessgebundene Mitarbeiter, wie beispielsweise Helpdesk-Kräfte, sind meist als Gruppe organisiert und greifen auf einen gemeinsamen Wissensschatz zurück.