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Managed Print Services: Vom Chaos zur Ordnung

Managed Print Services bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Auf der einen Seite lassen sich bis zu 30 Prozent der Druckkosten einsparen, auf der anderen Seite können die Dokumentenprozesse optimiert werden.

Druckerflotte, Managed Print Services Bildquelle: © Norbert Preiss/funkschau

Durch die Zusammenarbeit mit einem MPS-Anbieter kann die Druckerflotte eines Unternehmens erneuert werden. Statt die Geräte zu kaufen, mietet sie das Unternehmen dann oftmals lediglich – je nach Vertrag lassen sich so auch Wartung und Service auslagern.

Dokumente, egal welcher Form, sind das bevorzugte Mittel der Geschäftskommunikation und die Grundlage eines jeden Archivs. Zwar wurden seit den 1960er Jahren immer wieder Stimmen laut, die das papierlose Büro fordern, in der Realität wird jedoch nach wie vor gedruckt. Das belegen auch die Verkaufzahlen der Hersteller: Rund 25 Millionen Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte verkauften sich laut Statista im ersten Quartal 2018. Vor allem wichtige Dokumente werden bevorzugt in gedruckter Form unter Geschäftspartnern ausgetauscht.

Doch wer was wann und wie viel druckt, ist in den meisten Unternehmen nicht nachvollziehbar: Drucker und Multifunktionsgeräte finden über die EDV-Abteilung ihren Weg in das Unternehmen; Tinte, Toner und Papier werden jedoch über das Sekretariat geordert. Ein Großteil der Unternehmen kann daher weder die Druckkosten noch das Druckvolumen benennen. Hinzu kommen außerdem veränderte Ansprüche an die Druckerflotte: „Es kommt nicht selten vor, dass der Anteil an A3-Geräten in einer Druckerflotte gemessen am tatsächlichen A3-Druckvolumen überdimensioniert ist“, erklärt Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer bei Lexmark Deutschland. Auch das Verhältnis von Druckern zu Mitarbeitern sage Rottstedt zu Folge viel darüber aus, ob die Druckinfrastruktur optimal ausgestaltet ist oder nicht. Managed Print Services (MPS) können Unternehmen dabei helfen die Ineffizienzen zu beseitigen. Doch auch nicht jeder Anbieter eines Managed Print Services ist für jedes Projekt geeignet.

Brother
In zwei Stufen bietet Brother sein Konzept an, zusammengefasst unter „Print Smart“: Bei „Brother Leasing“ werden die Geräte nicht einfach gekauft, zum Modell gehören auch Lieferung und Installation, Verbrauchsmaterial, Wartung und Recycling. „Auf Basis von Leasingraten und Seitenpreisen weiß der Kunde am Ende genau, welche Kosten er hat“, so Matthias Schach, Director Vertrieb, Marketing & Unternehmenskommunikation bei Brother.

„EasyPrint Pro“ hingegen ist für Kunden gedacht, die die Geräte auch kaufen möchten. Wie auch bei Brother Leasing sind die Verkaufsmaterialbestellung und die dreijährige Garantie in der Lösung enthalten. Vieldrucker, die ihr Druckvolumen genau kennen, haben dabei die Möglichkeit, ein Inklusiv-Druckvolumen zu vereinbaren. Die Verwaltung der Druckerflotte findet über ein webbasiertes Portal statt, wodurch Anwender nicht extra eine Software installieren müssen. „Die gemanagten Druckumgebungen lassen sich zudem mit einer Vielzahl individuell anpassbarer Lösungen ergänzen“, so Schach. Funktionen wie „Scan-to“ vereinfachten aufwendige Arbeitsschritte, während Sicherheitslösungen wie „Follow Me Printing“ gerade in Bezug auf die Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung aktueller denn je seien.

Canon
Der „Canon Managed Print Service“ ist eine Kombination aus dem Service Management Standard „IT Infrastructure Libary“ (ITIL) und der Projekt-Management-Methode „Projects in Controlled Enviroment“ (Prince 2). Am Anfang steht hier eine sorgfältige Prüfung der aktuellen Situation – die Discovery-Phase. Anschließend wird in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden in der Design-Phase – der zweiten von insgesamt fünf – eine individuelle Lösung entwickelt, die auf die Unternehmensanforderungen zugeschnitten ist. In Phase drei, „Transition & Implement“, geht es an die Umsetzung der Lösung. Ist die Lösung fertig implementiert, übernimmt Canon mit Ausrichtung auf den Business Case die Verantwortung für die Verwaltung der Dokumenten-Ausgabeflotte unter Berücksichtigung der vereinbarten KPIs und Einhaltung der SLAs.  Die letzte Phase ist die Review-Phase. In dieser findet eine vertragsorientierte Kontrolle statt, bei der eindeutig geklärt ist, wie und mit wem der MPS-Vertrag geprüft wird.

Epson
Mit seinen Konzepten will Epson die Bedürfnisse aller Unternehmen abdecken. Anwender haben daher die Auswahl zwischen drei Services: „Print 365“, „Print & Save“ und „Print Performance“. „Print 365“ richtet sich vor allem an Unternehmen mit einer kleinen Druckinfrastruktur. Das Paket, das Epson 2016 einführte, umfasst einen oder mehrere Drucker der „WorkForce Pro“-Serie. Wartung, Verbrauchsmaterial – und dessen Lieferung -, Support, Garantie und Überwachung sind enthalten. Die Laufzeit des Pakets beträgt 36 Monate mit einem fixen monatlichen Preis und vierteljährlicher Abrechnung. Die Transaktion wird durch einen Händler abgewickelt. So haben Unternehmen die Sicherheit, bei Problemen oder Wünschen immer denselben Ansprechpartner zu haben.

Ob Drucker für Grafiken oder das Multifunktionsgerät für den Einsatz im Büro – bei „Print & Save“ stehen den Kunden unterschiedlichste Geräte zur Verfügung, die gekauft oder geleast werden können. Sind im Unternehmen bereits Epson-Drucker im Einsatz, die weniger als zwölf  Monate alt sind, kann Epson Print & Save auch nachträglich erworben werden. Die monatliche Gebühr enthält ebenfalls die ausgemachte Menge an Verbrauchsmaterialien, Zugriff auf ein Internetportal, über welches sich Verbrauchsmaterialen bestellen und das monatliche Druckaufkommen überwachen lassen, und eine Vor-Ort-Garantie.

„Print Performance“ eignet sich vor allem für Unternehmen mit großem Druckaufkommen. Die All-Inclusive-Drucklösung umfasst einerseits die Software für das Druckerflottenmanagement. Darüber werden die Anzahl der gedruckten Seiten sowie der Verbrauch von Tinte oder Toner erfasst und das Verbrauchsmaterial automatisch nachbestellt – und kostenlos geliefert. Der von der Software errechnete Verbrauch dient gleichzeitig als Grundlage für die monatliche Rechnung – Nutzer zahlen nur das, was sie drucken. Die Output-Geräte können geleast oder gekauft werden.