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Arbeitszeiterfassung gestern und heute: Zeiterfassung und der digitale Wettbewerb

Fortsetzung des Artikels von Teil 2.

Kriterien für eine zeitgemäße Zeiterfassung

Andreas Spang, Eigentümer und Entwicklungsleiter von Xpert-Timer Software Bildquelle: © Xpert-Timer Software

Andreas Spang, Eigentümer und Entwicklungsleiter von Xpert-Timer Software

Software zur Zeiterfassung gibt es wie Sand am Meer. Doch wodurch zeichnet sich eine professionelle Lösung aus? Die folgende Checkliste von Andreas Spang, Eigentümer und Entwicklungsleiter von Xpert-Timer Software, hilft bei der Auswahl.

Für Zeiterfassungs-Programme sind nicht nur diejenigen Kriterien wichtig, die für jede gute Software gelten – also ein den Aufgaben entsprechender Funktionsumfang, intuitive, flüssige Bedienbarkeit, Investitionssicherheit und optimaler Service und Support. Eine Zeiterfassung sollte flott einsetzbar sein und unterschiedliche Datenquellen verarbeiten sowie exportieren können.

Wirklich zeitgemäß ist eine Zeiterfassungslösung im gewerblichen Einsatz aber nur, wenn sie folgende Kriterien erfüllt:

  1. Platzsparende Eingabeoption: Eine Zeiterfassungs-Software sollte nicht den gesamten Bildschirm beanspruchen. Ideal ist eine kleine, schwebende Leiste, über die sich Zeiten für unterschiedliche Kunden oder Projekte beispielsweise stoppen oder starten lassen.
  2. Rechtssicherheit: Um den Vorgaben der DSGVO und anderer Rechtsvorschriften zu genügen, müssen die Daten sicher vor unbefugten Zugriffen sein. Dazu zählt ein Rechtesystem für die Sichtbarkeit ebenso wie eine Verschlüsselung nach dem Stand der Technik. In bestimmten Fällen muss sogar gewährleistet sein, dass Dritte nur den Projektfortschritt, nicht jedoch einsehen können, wer wann welche Zeit eingegeben hat. Die Daten sollten bestenfalls lokal speicherbar sein.
  3. Funktionelle Preiskalkulation: Wer Projekte kalkulieren will, benötigt die Möglichkeit, unterschiedliche externe und interne Preise einzugeben. Eine Selbstverständlichkeit sind gruppen- und uhrzeitabhängige Preise – also unterschiedliche Preisangaben für Ingenieure oder Azubis und Überstunden.
  4. Flexible Zeitstempel: Es gibt Branchen, in denen gleichzeitig mehrere abrechenbare Tätigkeiten parallel ablaufen. Das können zum Beispiel Bereitschaftszeiten und anderweitige Tätigkeiten sein. Daher kann die Option, bei Bedarf doppelte Zeitstempel vergeben zu können, Profi-Programme zur Zeiterfassung auszeichnen.
  5. Festschreiben von Preisen: Da sich im Laufe der Zeit die Preise ändern können, sind zeitabhängige Preislisten ein Muss – ändern sich die Preise etwa zum 1. Oktober 2018, müssen die zuvor geltenden Preise erhalten bleiben und ab 1. Oktober mit den neuen Preisen kalkuliert werden. Die nachträglichen Preisanpassungen dürfen sich nicht auf bereits geleistete Stunden vor der Preisanpassung übertragen.
  6. Zeitspar-Funktionen: Die Zeiterfassung darf nicht zum Zeitfresser ausarten. Zeit sparen Funktionen wie Tastenkürzel. Praktisch ist eine schnelle Umschaltmöglichkeit zum Wechseln zwischen den Tätigkeiten über eine eigene Funktion (ähnlich der von Kassettenrekordern oder DVD-Playern gewohnten Rewind-Taste). Hilfreich ist auch die einstellbare Nachfrage nach einer gewissen Zeit der Inaktivität, ob vergessen wurde ein Projekt zu starten.
  7.  Aussagekräftige Auswertungen: Eine Kernfunktion der zeitgemäßen Projektzeiterfassung sind einfach einstellbare, übersichtliche und präzise Auswertungen, etwa über eine entsprechende Soll- und Istzeit-Anzeige.