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Arbeitszeiterfassung gestern und heute: Zeiterfassung und der digitale Wettbewerb

Fortsetzung des Artikels von Teil 1.

Grundlage für Management- und Personalentscheidungen

Heute besteht die Aufgabe eines professionellen Zeiterfassungssystems darin, die vielfältigen und teilweise hochkomplexen Anfor-derungen von Unternehmen abzubilden und einfach umzusetzen. Dafür können beispielsweise individuelle Workflows eingerichtet werden. Ein Beispiel: Ein gewöhnlicher Dienstreiseantrag eines Mitarbeiters muss laut Unternehmensvorgaben lediglich von einer oder einem Vorgesetzten freigegeben werden. Eine Dienstreise hingegen, die ausnahmsweise bereits an einem Sonntag beginnt, muss auch von einem Betriebsratsmitglied freigegeben werden. Unternehmensvorgaben (Compliance) wie diese werden in einem Zeiterfassungssystem mithilfe automatischer Workflows problemlos eingehalten.

Neben mehr Transparenz liefern erfasste Arbeitszeitdaten die Grundlage für Management- und Personalentscheidungen. Eine Abteilung ist unterbesetzt? Zum einen wird der Missstand mit Reporting-Instrumenten überhaupt erst sichtbar, zum anderen lassen sich Unter- oder Überbesetzungen schwarz auf weiß belegen und erleichtern somit die Personal- und Unternehmensplanung.

Die moderne Zeiterfassung erfolgt digital und wahlweise über Web und Cloud. Webfähige Systeme erlauben komplexe Vorgaben und rechnen automatisch nach Tarif- und Arbeitsverträgen ab. Zudem ermöglichen es solche Lösungen, dass jeder Mitarbeiter mit PC-Zugang selbstständig seine wichtigsten Aktivitäten festhalten und verwalten kann.

Die neue Normalität

„Gleitzeit ist heute zur Normalität geworden“, fasst Wissdorf zusammen. „Nur noch unter wenigen Bedingungen sind feste Arbeitszeiten notwendig. Mitarbeiter genießen daher viel mehr Freiheit und Eigenverantwortung.“ Die Unternehmensseite hat ebenfalls von dieser Entwicklung profitiert. Mussten früher noch Daten manuell in die Lohnabrechnung übertragen werden, sind seit geraumer Zeit automatische Schnittstellen üblich. Das beschleunigt den Prozess und macht ihn weniger fehleranfällig. Unternehmen setzen dabei auf flexible Zeiterfassungssysteme und erreichen mehr Effizienz bei der Arbeitszeitflexibilisierung und dem Zeitmanagement, bei Abrechnungen und Genehmigungen. In der weiteren Konsequenz erfolgt die Zeiterfassung über webbasierte Server und funktioniert damit als zeit- und ortsunabhängiger Service. Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten vor Ort im Außendienst, vom Einsatz auf der Baustelle oder aus dem Homeoffice.

Mehr Freiheit und Flexibilität

Die neuen Möglichkeiten zur flexiblen Zeiterfassung bieten ein Plus an Freiheit. Der Einsatz von Mobilgeräten erlaubt die Zeitverwaltung auch von Homeoffices oder Shared Spaces aus. Die Integration von Selfservices gewährleistet ein effektives Management für Arbeitgeber und -nehmer. Für den Mitarbeiter bedeutet die Erfassung seiner Arbeitszeiten, dass er sein Berufs- und Privatleben dank Gleitzeit besser vereinbaren kann. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise im Gruppenkalender die An- und Abwesenheiten seiner Teamkollegen einsehen und dank Vertreterreglungen seine Abwesenheit einfacher planen. Außerdem werden geleistete Überstunden tatsächlich abgebaut, wenn sie erfasst wurden. Der Mitarbeiter kann mithilfe der Arbeitszeiterfassung unbeschwert von Gleitzeit profitieren und unterliegt dabei nie der Unterstellung, nicht genug gearbeitet zu haben, wie das bei der Vertrauensarbeitszeit in der Praxis der Fall sein kann.

Gleichzeitig wird die Personalabteilung entlastet, indem automatische Workflows sämtliche Tarifvereinbarungen berücksichtigen und die Einhaltung der Arbeitsschutzgesetze dokumentieren.

Wissdorf resümiert: „In vielen Bereichen haben die Mitarbeiter heute mehr Eigenverantwortung als früher. Diese Situation führt zu einem selbstbestimmteren Arbeitsleben. Die notwendigen Rahmenbedingungen sowie Kernzeiten für Arbeitsabläufe lassen sich mit modernen Zeiterfassungssystemen besser definieren und flexibler in die Praxis umsetzen, als dies bei traditionellen Lösungen der Fall ist. Der damit erreichte Fortschritt resultiert auch in einer gerechteren und transparenteren Entlohnung.“