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Arbeitszeiterfassung gestern und heute: Zeiterfassung und der digitale Wettbewerb

Mehr Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung liegt im Trend. Längst setzen viele Unternehmen dafür elektronische Lösungen für die Zeiterfassung ein. Doch welche Entwicklungen gab es rund um Zeiterfassungssysteme und Arbeitszeitmodelle tatsächlich? Und wie sieht eine zeitgemäße Lösung aus?

Stoppuhr Bildquelle: © Sergey Jarochkin - 123RF

Dezentrale Teams, Mobile Working und Home Office – Zeiterfassung per Stempelkarte im Büro ist längst nicht mehr mit der Arbeitsrealität vereinbar. Moderne Lösungen erlauben bereits ein flexibles Buchen der Arbeitszeiten per Smartphone von jedem Einsatzort aus.

Jörg Wissdorf und Manfred Klostermeier von Interflex Datensysteme geben Einblicke in die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft der Arbeitszeiterfassung. „Insgesamt ist zu beobachten, dass eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Arbeitszeiterfassung immer wichtiger wird – und zwar nicht nur aus Unternehmens-, sondern auch aus Mitarbeitersicht“, so Jörg Wissdorf, General Manager von Interflex Datensysteme. Zudem, so der Geschäftsführer, liefern die immer komplexer werdenden Rahmenbedingungen das entscheidende Argument für eine Zeiterfassung. Denn neben der Einhaltung des Mindestlohngesetzes wird auch die Arbeitszeit vom Gesetzgeber geregelt. Deshalb müssen Arbeitszeiten erfasst, aber auch dokumentiert und archiviert werden können. Darüber hinaus gibt es innerhalb eines Unternehmens oft verschiedene Betriebs- oder Tarifvereinbarungen. Sowohl die zu leistende Arbeitszeit der Mitarbeiter als auch die damit verbundene Entgeltregelung lassen sich folglich nicht über einen Kamm scheren, sondern müssen alle dargestellt werden. Die Lage stellt sich also derzeit so dar, dass eine flexible Arbeitszeitgestaltung eigentlich erst möglich ist, wenn alle gesetzlichen und unternehmenseigenen Vorgaben erfüllt sind.

Manfred Klostermeier, Chief Technology Architect bei Interflex ergänzt: „Darüber hinaus nutzen viele Unternehmen flexible Arbeitszeitmodelle, um Mitarbeiter gezielter und effektiver einzusetzen oder deren Zufriedenheit und Einsatzfreude durch Freiräume zur Selbstentfaltung und für die Familie zu erhöhen. Damit verbessert sich auch die Attraktivität der Firmen im Kampf um Fachkräfte.“

Jörg Wissdorf, Geschäftsführer von Interflex Datensysteme Bildquelle: © Interflex

Jörg Wissdorf, Geschäftsführer von Interflex Datensysteme

Gleitzeit – Basis für flexibles Arbeiten

Als erste Errungenschaft für flexibles Arbeiten in Unternehmen gilt die Einführung der Gleitzeit. „Dank der neuen Gleitzeitmodelle konnten Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten flexibel organisieren. Auf der anderen Seite ermöglichten es diese Neuerungen den Unternehmern, effizienter mit der ‚Ressource Personal‘ umzugehen“, erklärt Klostermeier. „Wenn man mehr Flexibilität von einem Unternehmen erwartet, dann geht dies nicht ohne gleichzeitig erweiterte Erfassungsmechanismen zu implementieren“, so Wissdorf. „Also begann man, nur die tatsächlich gearbeiteten Zeiten zu registrieren.“ Dazu mussten erstens die bisherigen mechanischen Stempeluhren technologisch für eine flexible Zeiterfassung ausgestattet werden. Die zweite Aufgabe bestand darin, die manuelle Auswertung der Stempel-
karten zu automatisieren. Beide Anforderungen machten modernere Zeiterfassungssysteme auf der Basis neuer Technologien notwendig.

Innovationen für eine neue Zeiterfassung

Gleitzeit-Erfinder Willi Haller, der das Know-how für elektromechanische Zähler durch seine vorherige Arbeit für einen Hersteller von Zählwerken mitbrachte, entwickelte ein neues Gerät mit einem fortlaufenden Minutenimpuls. Sobald ein Mitarbeiter seine Stechkarte am Zählerplatz einsteckte, tickten die Minuten los. Damit wurden fortan auch Mehrarbeit und Überstunden genau erfasst. Am Ende des Monats musste das Unternehmen nur noch die Stunden beziffern und abrechnen. Das bedeutete eine enorme Zeitersparnis, minimierte Rechnungsfehler und ermöglichte erstmals flexible Arbeitszeiten. Klostermeier: „Auch die Industrie erkannte die Vorteile und optimierte ihre Arbeitsabläufe. Damit wurde es möglich, ungleiche Konjunkturphasen durch bewegliche Arbeitszeiten wieder auszugleichen, ohne wie früher die Mitarbeiter saisonbedingt kündigen und wieder einstellen zu müssen.“