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Cloud-Telefonie: Für wen lohnt sich die Migration in die Wolke?

Fortsetzung des Artikels von Teil 1.

An die Zukunft denken: Wachstum und Skalierbarkeit

Mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit der Lösung spielen nicht nur technische, sondern auch unternehmenspolitische und personelle Faktoren eine wichtige Rolle im Entscheidungsfindungsprozess: Sind beispielsweise neue Mitarbeiter geplant oder kommt es demnächst zum Stellenabbau? Es empfiehlt sich vor der Anschaffung abzuschätzen, ob die Zahl der Mitarbeiter in den nächsten Jahren konstant bleibt, schrumpft oder wachsen wird. Falls darüber Unsicherheit herrscht: Eine cloudbasierte Lösung ist diesbezüglich flexibel und einfach zu skalieren, denn gezahlt wird pro Benutzer. Das macht darüber hinaus auch die Kosten transparent und planbar. Außerdem lässt sich die virtuelle Lösung als Software-as-a-Service über verschiedene Endgeräte wie Smartphone, Laptop, Tablet, aber auch über ein IP-Telefon nutzen.

Für viele Entscheider ist hingegen der Sicherheitsaspekt ein schlagkräftiges Argument gegen eine Cloud-Telefonanlage. Auch wenn es viele Anwender nicht begründen können, gibt es gegenüber einer Cloud-Lösung, die in einem externen Rechenzentrum und damit nicht unter dem eigenen Dach angesiedelt ist, häufig Sicherheitsbedenken. Die meisten Anbieter können jedoch Zertifikate, Sicherheitsvorkehrungen und Ausfallsicherheiten vorweisen, die viele unternehmenseigene Serverräume nicht bieten. Viele Branchen und Bereiche unterliegen zudem besonders strengen Sicherheitsanforderungen. Gerade Cloud-Telefonsysteme lassen sich aber so einrichten, dass bestimmte Gespräche (zum Beispiel interne Telefonate) nicht in der Cloud stattfinden. Darüber hinaus bietet der Telefonverkehr in der Cloud die Möglichkeit zur Verschlüsselung der Gespräche.

Eine individuelle Beratung ist sinnvoll
Haben Unternehmen ihre Hausaufgaben gemacht und die Analyse sorgfältig durchgeführt, kann ein erfahrener Berater bei der Auswahl der richtigen Lösung behilflich sein. Für viele Entscheider hat der Kostenaspekt dabei Priorität. Selbst wenn ITK-Entscheider von den Vorteilen der Cloud-Telefonie überzeugt sind, geben am Ende häufig die Kosten den Ausschlag für die Anschaffung: Wer beispielsweise erst kürzlich in eine hausinterne Telefonanlage investiert hat, profitiert vermutlich nicht sofort von einem Wechsel in die Cloud. Selbst wenn die TK-Hardware bereits veraltet ist und ersetzt werden muss, ist das kein automatisches Argument für einen schnellen Return on Investment (RoI) beim Umstieg auf eine virtuelle Lösung. Verfügt ein Unternehmen beispielsweise noch über analoge Telefone, so wird ein spezieller Adapter benötigt, um die Geräte internetfähig zu machen. In solchen Fällen ist unter Umständen die Investition in eine lokale TK-Anlage sinnvoller oder es empfiehlt sich zunächst, nur einen Teil des Unternehmens in die Cloud zu migrieren und eine hybride Umgebung zu betreiben.

Den richtigen Provider wählen
Unter den Cloud-Telefonie-Anbietern den richtigen herauszufiltern, kann für viele Unternehmen eine Herausforderung sein. Stärker als das Preis-Leistungsverhältnis sollte dabei die Daten- und Ausfallsicherheit gewichtet werden: Die Verfügbarkeit eines guten Anbieters liegt über 99 Prozent. Zudem sollte sich der Provider an die deutschen Datenschutzrichtlinien halten. Außerdem sind Sicherheitszertifikate ein gutes Beurteilungskriterium. Auch der Funktionsumfang ist nicht bei jedem Anbieter der gleiche. Benötigt das Unternehmen Faxfunktionen oder Unified Communications und sind diese im Paket enthalten oder müssen sie extra gebucht werden? Auch beim Thema Service gibt es Unterschiede: Unternehmen, die selbst über wenig technisches Vorwissen verfügen, sind vermutlich eher an einem Vor-Ort-Support interessiert als technisch versierte Anwender.

Implementierung mit automatischer Bereitstellung
Ist die Entscheidung letztlich zugunsten der virtuellen Telefonanlage gefallen und der Anbieter ausgewählt, muss auf den Endgeräten meist eine entsprechende Software installiert werden. Viele Geräte unterstützen aber auch eine automatische Bereitstellung. Das kann es einfach machen, sie mit einer Vielzahl von Plattformen zu verbinden. Auch die Verwaltung ist unkompliziert. In der Regel erhalten die Zuständigen vom Anbieter eine zweitätige Schulung über die Anbindung der Telefongeräte an das Cloud-Netzwerk, die Einrichtung von Konferenzräumen und die Konfiguration der notwendigen Parameter.  

Rainer de Nardo ist Technical Sales Manager Business Solutions bei Gigaset