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Strategie und der richtige Partner: RPA erfolgreich im Unternehmen einführen

Robotic Process Automation übernimmt monotone Aufgaben von Mitarbeitern, steigert die Effizienz der Arbeitsabläufe und spart Kosten. Damit die Software erfolgreich implementiert und von den Mitarbeitern akzeptiert wird, sollten jedoch einige Faktoren bedacht werden.

Handshake Bildquelle: © Almato

Bevor ein Prozess automatisiert und von Robotern ausgeführt wird, sollte zunächst geprüft werden, ob sich dieser im Vorfeld weiter optimieren lässt. RPA kann fehlerhafte Prozesse nicht kompensieren - entsprechend wird die Automatisierung ebenfalls fehlerhaft sein.

Gerade bei der Implementierung von RPA ist es essentiell, den richtigen Prozess, die richtige Aufgabenstellung für die Roboter zu identifizieren. Einer der häufigsten Fehler am Start des Einsatzes von RPA ist die Wahl eines für den Einstieg in die Technologie ungeeigneten Prozesses. Vor allem komplexe Prozesse stellen sich als schwierig für einen reibungslosen Start heraus. Geeigneter sind einfache Abläufe, die ein hohes Volumen umfassen und die viele Mitarbeiter betreffen. Außerdem sollten die Arbeiten, die die Roboter künftig für die Mitarbeiter ausführen werden, negativ konnotiert sein. Übernimmt die Software monotone, anstrengende oder langwierige Arbeiten, steigt deren Akzeptanz von Seiten des Personals. Vorteile der neuen Technologie können leichter kommuniziert, Vorurteile und Hemmschwellen abgebaut werden.

Der Einstieg mit einfachen Prozessen bedeutet nicht, dass deren Komplexität mit dem Voranschreiten der Implementierung nicht steigen darf. Es empfiehlt sich aber, komplexere Prozesse erst dann zu automatisieren, wenn erste Erfahrungen mit RPA gemacht wurden und bereits automatisierte Bausteine vorhanden sind, die für aufwändigere Prozesse eingesetzt werden können. Wartet man damit, hat sich auch herausgestellt, ob der RPA-Anbieter geeignet ist und eine Zusammenarbeit funktioniert.
 
RPA benötigt interne Ressourcen und eine Strategie

Das Gelingen eines RPA-Projekts setzt ausreichende interne Ressourcen voraus. Es hat sich bewährt, innerhalb der Firma ein Automatisierungsteam zu etablieren, zum Beispiel in Form eines "Center of Excellence". Ein solches Team bietet zahlreiche Vorteile: Es legt den Fokus auf die Automatisierungsstrategie, setzt Prioritäten und hält deren Umsetzung im Auge, erleichtert die Kommunikation, indem es Informationen bündelt und fungiert als zentrale Instanz, um RPA übergreifend in verschiedenen Geschäftsbereichen einzuführen.

Ein RPA-Team schafft Synergieeffekte und verbessert die Effizienz der Automatisierung mit RPA. Es verhindert, dass sich Fehler wiederholen und bietet eine zentrale Anlaufstelle.

Die erfolgreiche Implementierung von RPA erfordert neben einem Team eine langfristige Automatisierungsstrategie. Ihr Fehlen wird das Projekt in der Anfangsphase zwar nicht beeinflussen, mittelfristig jedoch benötigt die Automatisierung einen roten Faden. In der Praxis stellt sich heraus, dass, hat ein Unternehmen mit dem Einsatz von RPA begonnen, sich kontinuierlich weitere Prozesse auftun, die sich für die Automatisierung anbieten. Eine Strategie hilft dann, Prozesse auszuwählen und vor allem zu priorisieren. So kann die Automatisierung mit der maximalen Effizienz durchgeführt werden. Eine Automatisierungsstrategie erleichtert die RPA Governance erheblich.