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ERP-Systeme: Daten zum Leben erwecken

Mit der Digitalisierung stößt die "alte" ERP-Welt an Grenzen. In den Unternehmen verändern sich durch neue Wertschöpfungs- und Geschäftsmodelle die Prozesse und es entstehen zahlreiche Datenströme. Um die vorhandenen Daten zur Wissensquelle zu machen, sollten Unternehmen deren Potenzial erschließen.

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„Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen.“ Das klingt lustig, berührt aber – bezogen auf mittelständische Unternehmen – einen wahren Kern. Rund um das Hauptgeschäft entstehen im Laufe der Zeit viele Prozesse, die Dokumente und Informationen ganz unterschiedlicher Art verarbeiten. Um hier den Überblick zu behalten, kann Software zum Einsatz kommen, die alle Geschäftsbereiche integriert und auch kleinteilige Prozesse abbildet. Vom ersten Kontakt mit dem
Interessenten bis zur Abrechnung der erbrachten Leistung lässt sich so alles in eine „Ordnung“ bringen. Jeder greift – entsprechend seiner Aufgabe und der individuellen Berechtigung – auf die für ihn relevanten Informationen und Dokumente zu und kennt den Stand der einzelnen Projekte.

Der digitale Austausch von Dokumenten ist in vielen Bereichen schon seit Jahren gesetzlich geregelt. So gilt zum Beispiel seit 2011 das Steuervereinfachungsgesetz: Es gibt vor, dass jedes Dokument, mit dem eine Leistung abgerechnet wird, eine Rechnung ist. Diese kann auch in elektronischer Form vorliegen, wobei Unternehmen einige Aspekte beachten müssen, damit das Finanzamt die elektro-nischen Rechnungen anerkennt und die Vorsteuer geltend gemacht werden kann; so müssen beispielsweise digitale Dokumente auch digital archiviert werden. Üblicherweise integriert ein ERP-System auch den elektronischen Rechnungsein- und -ausgang, doch fehlt mitunter die Offenheit für Ansätze, die diese digitalen Informationen nutzbar machen.

Digitalisierung verwandelt Daten in Unternehmenswissen
Bei der Digitalisierung geht es „ans Eingemachte“: Unternehmen ersetzen nicht nur an der einen oder anderen Stelle Papierdokumente durch Datensätze und digitale Artefakte. Stattdessen sind sie gefordert, ihre gesamten Wertschöpfungsmodelle zu überdenken. Aus der gedruckten Rechnung wird ein elektronisches Dokument. Die enthaltenen Daten sollten Unternehmen in Wissen verwandeln. Das kann nur gelingen, wenn sämtliche Datenströme in einem ERP-System zusammenlaufen, das diese verarbeitet und analysiert. Die Software entwickelt sich zum Daten-Cockpit.