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Arbeitsplatz der Zukunft: Die technische Basis schaffen

Der Digital Workplace ist einer der zentralen Themenkomplexe des digitalen Wandels. Er soll Arbeitsprozesse agiler, produktiver und flexibler gestalten. Doch welche Infrastrukturkonzepte und vor allem Technologien stehen hinter diesem wenig konkreten Begriff? Eine Bestandsaufnahme.

Digital Workplacee Bildquelle: © adam121 - fotolia

Für viele Branchenexperten, Hersteller und Marktanalysten ist der Arbeitsplatz der Zukunft einer der wichtigsten Teilbereiche der Digitalisierung und aussagekräftiger Indikator dafür, wie modern ein Unternehmen tatsächlich ist und arbeitet. Trotz der wachsenden Bedeutung tun sich aber noch viele Betriebe schwer bei der Umsetzung des eigenen Digital Workplace, es gibt aktuell noch „akuten Nachholbedarf“ im Bereich New Work, wie Tim Mois, CEO und Gründer von Sipgate, Ende des vergangenen Jahres erklärte. Zum einen gilt es, die Unternehmenskultur weiterzuentwickeln, die eigene Struktur flexibler und agiler zu gestalten, beispielsweise eingestaubte Zeitmodelle aufzubrechen und Home-Office auf breiter Basis einzuführen.

Zum anderen stellt aber auch die technische Infrastruktur des digitalen Arbeitsplatzes Unternehmen vor große Herausforderungen, liegen doch oftmals keine Blaupause und kein Leitfaden vor, da die Lösungen individuell auf die Anforderungen verschiedener Abteilungen und auch einzelner Mitarbeiter zugeschnitten sein müssen. „Für die Gestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes gibt es kein Patentrezept, denn es ist ein vielschichtiges Projekt, das von zahlreichen Faktoren abhängt“, erklärt Knuth Molzen, Senior Director, Client Computing Devices Central Europe bei Fujitsu. „Vor allem die Rollen und Bedürfnisse der Mitarbeiter in einem Unternehmen spielen hier eine große Rolle. Welche Geräte und Lösungen sich am besten für einen digitalen Arbeitsplatz eignen, hängt zum Beispiel von der Frage ab: Welche Aufgaben müssen sie bewältigen und welche Anforderungen und Bedürfnisse haben sie?“ Manche Mitarbeiter würden beispielsweise Workstations für besonders anspruchsvolle Aufgaben benötigen, andere müssten hingegen sehr mobil sein. „Oder bildlich gesprochen: Vertriebler haben andere Anforderungen als Entwickler.“  

Trotz fehlender Schablonen lassen sich aber durchaus obligatorische technische Bereiche und Basislösungen für den digitalen Arbeitsplatz definieren, die sich nicht zuletzt aus dessen Zielsetzung ergeben: zeit-, orts- und geräteungebunden auf Daten, Anwendungen und Services zurückgreifen zu können, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter aktuell befindet und mit wem er zusammenarbeiten möchte. Das soll Prozesse flexibler und effizienter gestalten, das Wissensmanagement im Unternehmen verbessern, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden sowie Partnern stärken und letztendlich einen wichtigen Beitrag zur  Wettbewerbsfähigkeit der gesamten Organisation leisten.

Crisp Research Bildquelle: © Crisp Research

Crisp Research unterteilt den digitalen Arbeitsplatz in insgesamt fünf technische Ebenen; die Apllikations-Ebene umfasst darüber hinaus vier Teilbereiche, die wiederum die Schnittstelle zum Nutzer bilden.

Das Herz des digitalen Arbeitsplatzes

Basis des digitalen Arbeitsplatzes ist dabei stets der Datenpool des Unternehmens. Ob aus dem eigenen Rechenzentrum, gehostet oder aus der Public Cloud – die Informationen müssen jederzeit zur Verfügung stehen und der Integration von entsprechenden Daten-Systemen wie dem Customer Relationship Management (CRM) und dem Enterprise Ressource Planning (ERP) in die jeweiligen Applikationen kommt am Digital Workplace eine tragende Rolle zu.

Wie Crisp Research in der kürzlich im Auftrag der Telekom erstellten Studie „Digitale Arbeitsplatzgestaltung“ erklärt, folgt auf diese Backend-Ebene, die sowohl „Betriebs- als auch Datenplattform“ ist, die Management-Ebene. In diese fließen Lösungen wie das Client Lifecycle Management oder das Enterprise Mobility Management ein, die zur Inventarisierung und Verwaltung der im Unternehmen eingesetzten Endgeräte dienen. Gerade in Anbetracht einer stetig wachsenden Zahl an Mobile Devices oder des Einsatzes mitarbeitereigener Smartphones (BYOD), gewinnt dieser IT-Bereich für Datenschutz und Sicherheit immer mehr an Bedeutung. „Zunehmend können aber auch ganze Installationen, Zugriffsrechte oder Produktivitätsmodule vorgenommen beziehungsweise bereitgestellt werden“, schreiben die Analysten.

Auf die Management- folgt die Plattform-Ebene, die besonders für kleinere Unternehmen aktuell noch optional sein dürfte. Hier sind beispielsweise eigene App Stores, Mobile-Entwicklungsplattformen oder Services für virtuelle Desktop-Umgebungen angesiedelt, die komplette Nutzeroberflächen über das Internet zur Verfügung stellen.

Anwender können mit diesem Virtualisierungswerkzeug nicht nur von jedem beliebigen Ort auf interne Daten, sondern auch geräteunabhängig auf die gesamte Desktop-Umgebung aus der Cloud zugreifen.

Medienbrüche vermeiden

Aber gerade für kleine Unternehmen, die aktuell ihre ersten Schritte in Richtung Digital Workplace machen, ist der lokale Betrieb auf den Endgeräten auch weiterhin eine attraktive Option.

Doch auch unabhängig von Desktop-as-a-Service-Lösungen betonen die Analysten, dass es dringend notwendig ist, dass Mitarbeiter alle Anwendungen auf beliebigen Devices ohne Medienbrüche einsetzen können. Konkret sollte eine Applikation auf einem Tablet oder Smartphone also die gleichen Funktionen und Datenquellen bieten wie die Desktop-Variante. Nur diese übergangslose Endgerätelandschaft kann es langfristig ermöglichen, dass ortunabhängig eine identische Nutzererfahrung entsteht und dass ein Anwender abends nach einem Außentermin nicht doch noch ins Büro fahren muss, da er bestimmte Aufgaben nur mit der dortigen Infrastruktur erledigen kann.