Sie sind hier: HomeTelekommunikation

IT-Outsourcing für KMU: Rahmenbedingungen für IT-Outsourcing

Die IT ist vor diesem Hintergrund auch für viele KMUs längst nicht mehr nebenher zu bewältigen. Sie ist zu einem strategischen und gleichzeitig zentralen Arbeitswerkzeug geworden, das nur selten auch etwas mit dem eigentlichen Kerngeschäft zu tun hat.

Bildquelle: © fotolia.com

Im Zeitalter der Digitalisierung, von Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge wächst die Abhängigkeit von Hardware, Internet und Softwareprogrammen branchenübergreifend. Ein Ausfall der IT kann heute auch das kleinste Unternehmen lahmlegen, kriminelle Cyberangriffe Millionen Euro kosten und schlimmsten Falls sogar die Existenz bedrohen. Doch die IT ist längst nicht mehr nebenher zu bewältigen. Ein möglicher Ausweg ist die Auslagerung der IT – oder zumindest von Teilbereichen. Doch nur wer sorgfältig plant und sicherstellt, dass wesentliche Rahmenbedingungen stimmen, wird von einer Partnerschaft mit einem IT-Dienstleister langfristig profitieren.

Die IT-Durchdringung ist in allen Gewerken schon heute sehr hoch. Dabei hat sie längst auch Unternehmen erreicht, von denen vor allem auch das eigene Management noch vor wenigen Jahren überzeugt war, ohne nennenswerten Einsatz von IT auszukommen. Denn der Grund für den Siegeszug der Informationstechnologie – nämlich die Möglichkeit, durch eine verbesserte Kommunikation und Automatisierung Geschäfte effizienter betreiben zu können, macht vor keiner Branche halt. Hinzu kommt die Erwartungshaltung von Kunden, Lieferanten, Partnerunternehmen und selbst Mitarbeitern, Prozesse durch IT zu begleiten bzw. zu vereinfachen. Ein Handwerksunternehmen etwa will heute auch eine Webseite pflegen, vielleicht einen Webshop anbieten oder aber Apps im Außendienst einsetzen. Aber nur selten verfügt das Unternehmen über das notwendige Know-how, die technischen Geräte oder vor allem auch Zeit um allen Anforderungen, welche der Einsatz von IT heute mit sich bringt, gerecht zu werden.

Doch es sind eben vor allem auch KMU, welche sich vor dem breiten Einsatz von IT nicht mehr verschließen können und dürfen. Denn gerade sie sind auf die durch den Einsatz von IT erzielbaren Effizienzgewinne angewiesen, um am Markt auch zukünftig bestehen zu können. Diese Professionalisierung bedeutet gleichzeitig, den Einsatz von IT im Unternehmen anders anzugehen als bisher und stark gewachsene Strukturen, wie sie typischerweise in KMU vorzufinden sind, aufzubrechen.

IT als Werkzeug

Der Einsatz von IT will also sorgsam geplant sein. Denn es dient den Unternehmen als zentrales Arbeitswerkzeug und ist alles andere als ein Selbstzweck. Voraussetzung hierfür ist, dass Unternehmen zunächst einen Schritt zurücktreten und sämtliche Prozesse – sei es in der Verwaltung, Produktion oder Dienstleistung – hinsichtlich deren Umsetzung betrachten. Ziel muss es laut Aussage von Experten wie etwa der NOVAGO GmbH & Co. KG sein, jene Arbeitsschritte zu identifizieren, die die höchsten Kosten verursachen. Auf diese Weise lassen sich später auch die höchsten Effizienzgewinne erzielen. Schon hier lohnt das Hinzuziehen von IT-Fachleuten, welche die verschiedenen Möglichkeiten eines IT-Einsatzes bis ins kleinste Detail kennen. Denn den Fachleuten der Gewerke fehlt in der Regel die Erfahrung beziehungsweise Kenntnis, was überhaupt mit dem Einsatz von IT möglich ist. Dadurch bleibt enormes Potenzial auf der Strecke liegen. In enger Zusammenarbeit mit einem Dienstleister entsteht dann im ersten Schritt ein Konzept, welches die IT-Landschaft des Unternehmens dokumentiert und die identifizierten Handlungsfelder aufzeigt. Auf diese Weise ist einerseits die Bewertung von Investitionen und andererseits jederzeit der Wechsel zu einem anderen Dienstleister möglich – ohne einen plötzlich drohenden Wissensverlust.