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ERP-Systeme: Ist das Rechnungswesen fit fürs internationale Geschäft?

Fortsetzung des Artikels von Teil 1.

Auf allen Ebenen gut vorbereitet ins Auslandsgeschäft starten

Förderungen nutzen
Die öffentliche Hand unterstützt expandierende Unternehmen mit zahlreichen Beratungs- und Förderangeboten. Institutionen wie das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle oder die German Trade & Invest helfen Mittelständlern bei der Suche nach Fördermitteln. Wichtig ist das Timing: In der Regel müssen Anträge im Vorhinein gestellt werden.

Risiken abschätzen und absichern
Das Auslandsgeschäft bringt deutlich höhere Risiken mit sich. Und dazu gehören nicht nur unbekannte Märkte und Geschäftspraktiken. So bestehen im Geschäftsverkehr außerhalb der EU Ausfuhr- und Zahlungsbeschränkungen. Es gelten beispielsweise für eine ganze Reihe von Ländern verschiedenste Embargo-Regelungen. Und auch das Forderungsmanagement stellt auf dem internationalen Parkett besondere Anforderungen. Von der Bürgschaftsverwaltung bis zur Anbindung internationaler Auskunfteien, von Kurssicherungsgeschäften bis zum Factoring: Die Komplexität des Rechnungswesens in vielversprechenden Absatzmärkten ist nicht zu unterschätzen. Sie lässt sich aber mit Hilfe von Software, die auf das Auslandsgeschäft ausgelegt ist, durchaus meistern.

Mitarbeiter weltweit unterstützen
Wer den Schritt ins Ausland wagt, muss nicht nur sicher gehen, dass bestehende Systeme die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen abbilden. Mitarbeiter rund um den Globus sollten mit einem Buchhaltungs- und ERP-System ganz „natürlich“ arbeiten können. Dazu gehört zunächst eine Oberfläche in Landessprache. Ferner müssen Eingaben in jeder Sprache möglich sein. Eine Unterstützung von Unicode und von mehreren Währungen ist daher heute zwingend erforderlich. Ein Aspekt, der dabei leicht übersehen wird, sind unterschiedliche Datumsformate sowie Zeitstempel in Verbindung mit den weltweiten Zeitzonen. Dies ist für eine revisionssichere Erfassung von Belegen unerlässlich.

Reporting und Controlling von Anfang an im Blick
Zu den wichtigsten vorbereitenden Aufgaben gehört das Datenmodell für mehrere Mandanten. Berücksichtigt die Datenarchitektur bereits zu Beginn die gewünschten Auswertungen und Konsolidierungen, erspart dies der IT später im Reporting viel Arbeit. Neben den vertrieblichen Erwägungen sind also auch zahlreiche Faktoren aus dem Rechnungswesen entscheidend für den erfolgreichen Weg ins Nachbarland oder nach Übersee. Wer sich die richtigen Fragen zu Organisation und Rechnungswesen zu Beginn der Auslandsaktivität stellt, startet den Schritt ins Ausland auf dem richtigen Fuß.