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Collaboration: Strukturiert vernetzen und zusammenarbeiten

Arbeitsgruppen benötigen konsistente Informationen, die durch eine Reihe aktueller Kollaborationslösungen bereitgestellt werden sollen. Microsoft schickt dafür "Office 365 Groups" ins Rennen und führt damit sinnvolle Kollaborationslösungen in einer Plattform zusammen.

Microsoft Teams Bildquelle: © Axians IT Solutions

Unterteilung von Unterhaltungen in Microsoft Teams

Die Vielfalt der Tools wächst und mit ihnen ein neuer Mehrwert: Die enge Verzahnung der Anwendungen erhöht die Produktivität des vernetzten Arbeitens. Moderne Gruppenarbeit in Unternehmen und Organisationen setzt den optimalen Zugang und Austausch von Informationen voraus. Verteilerlisten, wie es sie in Exchange von Microsoft gibt, helfen den Überblick im laufenden Projekt zu behalten. Kompliziert werden Kommunikation und Zusammenarbeit, wenn unterschiedliche Systeme eingesetzt werden. Die Datenqualität sinkt. Außerdem fällt es Unternehmen schwer, ihre Projektteams zu organisieren, die Daten zu teilen und sich besser abzustimmen. Die notwendige konsistente Bereitstellung von Anwendungen für themen- oder teamorientiertes Arbeiten will Microsoft mit Office 365 Groups und Microsoft Teams umsetzen.

Gruppenkonversation in Office 365 Groups Bildquelle: © Axians IT Solutions

Gruppenkonversation in Office 365 Groups

Office 365 Groups ist nicht nur die Weiterentwicklung, sondern eine ganz neue Basis für die Zusammenarbeit. Als kongeniale Ausbaustufe fügt sich der Dienst „Microsoft Teams“ ein. Der Softwarehersteller positioniert die Kollaborationslösung als Schaltzentrale und universellen Baukasten für die Zusammenarbeit verteilter Teams. Das Werkzeug startete im vergangenen November in der Betaversion. Es steht seit Mitte März weltweit zur Verfügung und hebt Office 365 Groups auf eine neue Stufe mit interessanten Features. Im September verkündete Microsoft auf der Ignite-Konferenz nun, dass Skype for Business Online durch Microsoft Teams als strategischer Client für Chat, Audio- und Videokonferenzen abgelöst wird. Jeder Nutzer kann die Möglichkeiten nach seinen eigenen Vorlieben im Arbeitsalltag kombinieren. Dadurch wird die Notwendigkeit von Schatten-IT-Anwendungen weiter eingedämmt. Die interne IT kann somit jetzt selbst moderne Dienste bereitstellen und steuern.

Kollaborationstools Bildquelle: © Axians IT Solutions

So spielen die neuen Kollaborationstools zusammen.

Office 365 Groups im Überblick
Ein Blick unter die Motorhaube von Microsoft Teams zeigt, dass Office 365 Groups das zentrale Bindeglied darstellt: Mit Office 365 Groups werden SharePoint, Exchange und Active Directory enger verzahnt. Dadurch soll die Produktivität noch weiter steigen. Mitglieder einer Gruppe können wie bisher E-Mails empfangen und senden. Neu sind ein Gruppenkalender und die Möglichkeiten, die unter SharePoint dazugekommen sind. Darüber hinaus gehört zu jeder Gruppe eine vollwertige SharePoint-Teamsite, die als Dokumentenablage fungiert, sowie ein OneNote-Notizbuch. Über Konnektoren lassen sich weitere Informationsdienste einbinden – von Microsoft und anderen Herstellern. Auch die Aufgabenverwaltung Microsoft Planner oder das Analysewerkzeug Power BI bieten Ergänzungen.

Office 365 Groups zeichnet sich durch schnelles Bereitstellen der Gruppen, intuitives Bedienen und tief integrierte Anwendungen aus. Einem Anwender erschließt sich sofort der Mehrwert der vereinigten Exchange und SharePoint. Um den zu nutzen, ist eine Lizenz notwendig, die SharePoint und Exchange umfasst. Das sind Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 oder E5. Exchange-Online-Nutzer können über „Outlook im Web“ (OWA) und Outlook 2016 selbst Gruppen öffnen. Im SharePoint funktioniert die eigenständige Gruppengründung über die Startseite „SharePoint Home“, in OneDrive for Business lassen sich Teamseiten mit dahinterliegenden Gruppen erzeugen, Microsoft Stream nutzt für die Verteilung von Videos ebenfalls Gruppen und auch für die Personaleinsatzplanung Microsoft StaffHub dient Groups als Basis. Als weitere Alternative bleibt die Aufgabenverwaltung Microsoft Planner, in dem ein Anwender eine private oder eine öffentliche Gruppe erstellen kann. Private Gruppen eignen sich vor allem für geschäftskritische Projekte. Damit gar nicht erst Konflikte mit den On-Premises verfügbaren Exchange-Verteilergruppen entstehen können, sollten dabei Namenskonventionen mittels Präfix und/oder Suffix definiert werden. Die bisher einstellbaren Namenskonventionen gelten lediglich für Outlook oder Outlook im Web. Auch hier hat Microsoft auf der Microsoft Ignite-Konferenz nachgelegt: Mittels PowerShell lassen sich jetzt (aktuell noch in der Preview) zentrale Einstellungen zur Namenskonvention über das Azure AD vornehmen.