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Digitalisierung: Mit Dokumentenmanagement-Systemen zur digitalen Transformation

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran, doch in vielen Büros stapeln sich nach wie vor Papierberge. Dabei können Dokumentenmanagement-Systeme und moderene Dokumentenscanner Unternehmen in ein paar Schritten der digitalen Transformation näher bringen.

Computer Schreibmaschine Bildquelle: © Fotolia / stevecuk

In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung von Unternehmensprozessen stellen sich viele Unternehmen die Frage, wo sie ansetzen sollen, damit die Digitalisierung effizient sowie nachhaltig gelingt und auch von Mitarbeitern akzeptiert wird. Die Umrüstung auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das nicht nur archivieren sondern auch Workflows abbilden kann, kann KMUs in fünf Schritten zur digitalen Transformation bringen.

Schritt 1: Umdenken erforderlich
„Digitalisierung fängt im Kopf an. Unternehmen müssen umdenken und ihre Arbeitssystematik verändern. Dazu gehört es zum Beispiel, herkömmliche Faxgeräte ab- und Scanner anzuschaffen, Notizen elektronisch zu führen und die externe sowie interne Kommunikation zu verändern“, sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Hierfür sollten unter anderem Lieferanten und Kunden auf digitale Rechnungen und Lieferscheine umgestellt, Geschäftspost als PDF in E-Mails versandt, aber auch interne Dokumente wie Lohnzettel, Urlaubsanträge oder Reisekosten ausschließlich digital bereitgestellt werden.

Schritt 2: Daten zentral zusammenführen
Alle Daten, die im Unternehmen verteilt herumliegen – beispielsweise in E-Mail Postfächern, in Aktenordnern, auf Notizzetteln und auf Fileservern – sollten nun auch digital nutzbar gemacht werden. Dies gelinge am Besten, so Krekeler, mit einem Dokumentenmanagement-System.

Schritt 3: Dateien und Mails ins DMS verschieben
Konkret heißt das: Alle digitalen Dokumente werden in ein DMS wie beispielsweise dem OfficeManager verschoben – auch E-Mails. Per Drag&Drop können Dateien und E-Mails samt ihrer Anhänge mit der Maus auf den Office Manager geschoben werden, um diese zu importieren. Alle enthaltenen Daten werden im dort automatisch im Volltext erfasst und strukturiert abgelegt. Die sofortige Verschlagwortung des Dokumenteninhaltes durch die Software sorgt dafür, dass der Anwender ein bestimmtes digitales Dokument binnen Sekunden anhand der Schlagworteingabe im Suchfenster auch wiederfindet.

Schritt 4: Papierdokumente digitalisieren
In vielen Unternehmen ist über die Jahre ein Berg an Papierakten angewachsen – und deren Digitalisierung funktioniert mit einem Dokumentenscanner ganz einfach. „Aus Kundengesprächen weiß ich, dass Anwender damit fälschlicherweise einen hohen Aufwand verbinden”, erklärt Krekeler. Moderne Dokumentenscanner seinen jedoch in der Lage, sowohl stapelweise als auch Vorder- und Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig zu scannen, wodurch die benötigte Zeit für die Digitalisierung minimiert werden kann. „Einen positiven Nebeneffekt hat das Scannen außerdem: Papierdokumente können nach erfolgtem Scannen vernichtet werden. Das spart damit Platz und Kosten für Lagerräume“, ergänzt Krekeler.

Schritt 5: Digitale Workflows standortübergreifend entstehen lassen
Damit ist nun der Grundstein für digitale Workflows gelegt: Das digitale oder digitalisierte Dokument kann in Office Manager anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuwiesen werden. Über einen Eintrag in der Aufgabenverwaltung wird die Tätigkeit für ein einzelnes Dokument erfasst und diese Tätigkeit einem bestimmten Kollegen zugeordnet. Dieser kann nun das dazu hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben und sogar mit einem Kommentar versehen.

„Allen an einem Vorgang beteiligten Personen stehen damit alle Informationen übersichtlich zur Verfügung. Änderungen werden gekennzeichnet, Termine und Fristen angezeigt und Prozesse zeitnah bearbeitet“, sagt Harald Krekeler. Das ermöglicht es auch Mittelständlern mit mehreren Standorten eine standortübergreifende elektronische Kunden- oder Projektakte zu führen, in der alle Informationen auf einen Blick einsehbar sind und Aufgaben organisiert werden können.