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All-IP: Nicht nur bloßer ISDN-Ersatz

Fortsetzung des Artikels von Teil 1.

Was bei der Migration zu beachten ist

Im Ergebnis kann ein sauber geplanter VoIP-Einstieg die Sicherheit der Kommunikation gegenüber ISDN deutlich steigern, daher sollten grundlegende Fragen frühzeitig geklärt werden. Die wichtigsten Schritte lassen sich dazu in einem Ablaufplan oder Runbook zusammenstellen.

  1. Bestandsaufnahme – Zunächst ist zu klären, welche ITK-Verträge, Konditionen und Kündigungsfristen bestehen. Dabei sollten alle mobilen und stationären Nebenstellen sowie ISDN-Geräte jenseits der Telefonie erfasst und auf IP-Kompatibilität geprüft werden.
  2. Technologische Grundentscheidungen – An dieser Stelle wird die Basis für die VoIP-Architektur gelegt. Dazu gehört unter anderem die Entscheidung für oder gegen BYOD: Sollen Mitarbeiter Ihre eigenen Smartphones einbinden dürfen? Kosteneinsparungen, eine bessere Umsetzung von dezentralen Arbeitswelten sowie die einfache VoIP-Integration handelsüblicher Endgeräte sprechen dafür.
  3. Produktivitätsplanung – Bei der Produktivitätsplanung werden interne und externe Arbeitsprozesse durchgängig erfasst und unter dem Gesichtspunkt analysiert, welche Effizienz- und Qualitätsfortschritte erreichbar sind. Die Produktivitätsplanung hilft bei der Einschätzung, wo sich Investitionen in VoIP, UC oder Zusatzfunktionen lohnen. Dabei werden Zielvorgaben fixiert, welche Produktivitäts- und Kostenvorteile mit VoIP anvisiert werden.
  4. Kommunikationsplanung – Auf Basis der Prozessanalysen wird im nächsten Schritt definiert, wer mit welchen Funktionen in das VoIP-System eingebunden wird. Daraus ergibt sich auch die Anzahl der benötigten Nebenstellen und Endgeräte.
  5. Funktionsplanung (Callcenter, Datev-Schnittstellen, Videoconferencing) – In Erweiterung zur Kommunikationsplanung werden im folgenden Schritt die Funktionen festgelegt, die den Teilnehmern zur Verfügung stehen. Dazu zählen Mobile Clients, Telefonbücher oder Chat-Funktionen. Hinzu kommen spezialisierte Sonderfunktionen.
  6. Sicherheitsstandards – Sowohl für die Migration als auch für den VoIP-Betrieb sollten Unternehmen geeignete Sicherheitsstandards definieren. Die Anforderungen können dabei deutlich differieren, je nachdem, ob Unternehmen Ihre Telefonanlage selbst betreiben oder in Cloud-Rechenzentren auslagern. Im ersteren Fall sind Zutrittskontrollen, Wartungs-intervalle, Sicherheitsupdates und Tools zur Datenspeicherung und -löschung wichtige Themen. Im Fall des IT-Outsourcings sind Unternehmen davon entlastet: dafür müssen sie Fragen nach dem Speicher- und Verarbeitungsstandort der Daten im Blick behalten.
  7. Auswahl des VoIP-Anbieters – Anhand der Leistungskriterien (Schritt 2), Sicherheitsanforderungen (Schritt 6) und Leistungsumfänge (Schritt 4/5) können Unternehmen nun den für sie besten Provider auswählen, um gemeinsam Verfügbarkeiten, Mengengerüste und Service Level zu vereinbaren.
  8. Migrationsplanung – Zusammen mit dem VoIP-Provider erfolgt in diesem Schritt die Planung das Migrationsprojektes einschließlich aller Budget-, Termin- und Sicherheitsziele.
  9. Probe- und Parallelbetrieb – Unternehmen, die früh in die Migration starten, haben genügend Zeitpuffer, um VoIP und Unified Communications zunächst in ausgewählten Standorten und Abteilungen zu testen. Von dort lassen sich Kommunikationsnetze sukzessive erweitern, Funktionen hinzufügen und Mitarbeiter für eine sichere VoIP-Nutzung schulen. Zudem tragen die Praxiserfahrungen dazu bei, den finalen VoIP-Gesamtlaunch reibungslos ins Ziel zu bringen.
  10. Go-Live – Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist der VoIP-Start technisch schon nach wenigen Tagen abgeschlossen. Wer ISDN aber nicht nur ersetzen will, sondern Wertschöpfungsprozesse kommunikativer, kollaborativer und produktiver machen möchte, wird die Migration grundsätzlicher angehen. Für die strategischen Planungen sollten daher Zeitreserven einkalkuliert werden. Ebenso gilt es, nach dem Go-live weitere Monitoring-Kapazitäten einzuplanen, um die Kommunikations- und Arbeitsabläufe jeweils in Iterationsstufen zu optimieren.

Selbst zum VoIP-Treiber werden

ISDN ist Geschichte. Treiber der VoIP-Umstellung sind gegenwärtig die großen Provider sowie Konzerne, die von ihren Partnern die Angleichung an den neuen Kommunikationsstandard erwarten. Statt unter Druck zu geraten, kann der Mittelstand selbst zum VoIP-Treiber werden. Es empfiehlt sich, VoIP nicht ausschließlich als Technologie anzusehen, sondern auch als ein strategisches Instrument, um innovative und dezentrale Arbeitsmodelle auf den Weg zu bringen.

Thomas Kupec ist Geschäftsführer bei Teamfon sowie Teamware