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Collaboration: Wie sich effiziente Kommunikation im Unternehmen auswirkt

Neben dem Einsatz traditioneller Kommunikationsmittel setzen immer mehr Anwender in Sachen Collaboration auf neue Werkzeuge. Ob und wie sich der Nutzen von Social Collaboration-Tools konkret messen lässt, erschließt sich oft noch nicht. Ein neuer Ansatz dazu ist der Business Productivity Index.

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Fast nur Großkonzerne leisteten sich bisher neben E-Mail und Telefon zusätzlich Videokonferenz-Systeme für die Kommunikation. Diese machten oft Investitionen in Millionenhöhe erforderlich und konnten nur in eigens dafür vorgesehenen Konferenzräumen genutzt werden. Heute gibt es viele erschwingliche Tools zur effektiven Zusammenarbeit. Daneben ist aber auch die E-Mail  noch nicht komplett „out“. Nach wie vor stellt sie ein zentrales Kommunikationsmittel für Unternehmen dar, insbesondere für den externen Informationstausch mit Partnern und Kunden, zu denen keine regelmäßige, enge Arbeitsbeziehung besteht oder mit denen noch keine gemeinsame Plattform vereinbart wurde. Eine Studie des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) belegt, dass mehr als 80 Prozent der kleineren Unternehmen und 74 Prozent der großen Firmen in Deutschland E-Mail für die Geschäftskommunikation nutzen. Die elektronische Post ist somit nach wie vor ein großer Wissens- und Informationsträger im Geschäftsalltag. Doch um virtuelle Teams zu formieren, die über große Entfernungen hinweg und unternehmensübergreifend zusammenarbeiten, bedarf es leistungsstarker Kommunikationswerkzeuge.

 Collaboration- und Enterprise-Social-Business-Lösungen Bildquelle: © Fritz & Macziol, künftig Axians IT Solutions

Es gibt ein breites Angebot von Collaboration- und Enterprise-Social-Business-Lösungen. Das erschwert es, die passenden Produkte zu finden und zu implementieren.

Jüngere Mitarbeiter kommunizieren schneller und verteilen Aufgaben effektiver
Die Auswahl an neuen Technologien für die Zusammenarbeit im Unternehmen ist enorm: Microsoft und Salesforce bieten Social Networking-Dienste wie Yammer oder Chatter. Collaboration-Lösungen werden durch Jive, Sharepoint und Notes abgedeckt. Daneben gibt es unterschiedliche Chats, File Sharing-Dienste und Anwendungen für die Durchführung von Online-Meetings. Microsoft und IBM werten durch Office365 und Verse die klassische E-Mail auf. Mitglieder der Generation X, die zwischen den späten 60ern und Anfang der 1980er Jahre geboren wurden, sowie Millenials, die bis Anfang 2000 Geborenen, bevorzugen diese Collaboration-Tools und Social-Business-Werkzeuge. Damit kommunizieren sie schneller, verteilen Aufgaben effektiv und treffen Vereinbarungen in Echtzeit. Das Hin- und Zurücksenden von E-Mails mit angehängten Dateien ist damit oft passé. Dennoch haben es die neuen Werkzeuge noch schwer. Wie die Altimeter Group, ein amerikanisches Beratungshaus, in einer Untersuchung herausfand, werden Social-

Networking-Dienste von gerade einmal 45 Prozent der Unternehmen genutzt. Besser sieht es bei Jive, Microsoft SharePoint und IBM Notes aus: In 36 Prozent der Unternehmen greifen viele Mitarbeiter auf Collaboration-Lösungen zu, in weiteren 23 Prozent immerhin einige. Als einen Grund für die zögerliche Nutzung solcher Plattformen nennt die Altimeter Group, dass Mitarbeiter, Kunden und Partnerunternehmen das Gefühl brauchen, als Gesprächspartner wahrgenommen zu werden. Das ist offenkundig nicht immer der Fall. Kommt vom Chef nie eine Antwort auf Vorschläge oder reagiert der Abteilungsleiter nicht einmal auf direkte Fragen, verlieren Mitarbeiter schnell die Lust an dieser Art der Kommunikation. Ein weiterer Fehler besteht nach der Untersuchung darin, dass oft zwar der erste Schritt unternommen wird, dann jedoch auf halbem Wege Stillstand eintritt.