KI im Workforce Management

Zufrieden genug, um zu bleiben?

22. Dezember 2022, 8:55 Uhr | Autor: Maximilian Thost / Redaktion: Diana Künstler | Kommentar(e)
Frau zufrieden
© antonioguillem/123rf

Unternehmen haben es aktuell nicht leicht: Strom- und Energiepreise explodieren, Lieferketten geraten durch die Pandemie immer wieder ins Stocken. Zusätzlich fehlt es an Personal. Wie mit KI und einem cleveren Personalmanagement Mitarbeitende nichtsdestotrotz gewonnen und gehalten werden können.

Der Artikel liefert unter anderen Antworten auf folgende Fragen:

  • Was versteht man unter „The Big Shift”?
  • Welche Lösungsstrategien gibt es mit Blick auf den Fachkräftemangel in Deutschland?
  • Inwiefern hat sich die „Deskless Workforce” in den vergangenen Jahren umorientiert?
  • Wie unterstützt automatisiertes Workforce Management bei der Personaleinsatzplanung?

Während der Pandemie haben viele Arbeitnehmende ihre langfristigen Ziele und Arbeitsbedingungen überdacht – und sich beruflich umorientiert. Diese Entwicklung wurde zunächst in den USA beobachtet, wo allein 2021 mehr als 45 Millionen Menschen ihren Arbeitsplatz aufgaben. Das wird auch als „The Big Shift” bezeichnet, also das Umdenken weg von beruflicher Selbstaufgabe hin zu mehr Zufriedenheit und einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Aber auch eine immer älter werdende Gesellschaft befeuert vor allem in den Industrieländern den Mangel an Personal. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) werden bis zum Jahr 2030 bis zu fünf Millionen Fachkräfte in Deutschland fehlen. Ein Grund dafür: Die geburtenstarken Jahrgänge, die Babyboomer, gehen in Rente. Um diesen Mangel auszugleichen und die Stärke des Wirtschaftsstandorts Deutschland zu erhalten, gibt es mehrere Lösungsstrategien für das Problem. Eine Maßnahme ist die Zuwanderung.

Ziel des Workforce Managements (WFM) muss es sein, die Bedürfnisse des Menschen in den Mittelpunkt zu stellen, um den Geschäftserfolg zu gewährleisten. Der Weg zu einer erhöhten Mitarbeitermotivation führt an einer transparenten Bedarfsplanung auf Augenhöhe also nicht vorbei.

Für Unternehmen besteht die Lösung aber nicht nur darin, neue Mitarbeitende zu gewinnen, sondern auch die bestehenden zu halten. Für kaum einen Bereich gilt dies mehr als für den Dienstleistungssektor. Während der vergangenen Jahre hat sich die sogenannte „Deskless Workforce” pandemiebedingt umorientiert und ist nach den Lockdowns größtenteils nicht in ihre vorherige Branche zurückgekehrt. Gründe dafür sind laut der 2022 veröffentlichten „State of the Deskless Workforce”-Trendstudie von Quinyx1 fehlende Wertschätzung sowie mangelnde Flexibilität seitens der Arbeitgebenden. Fast 60 Prozent der befragten Deskless Workers im DACH-Raum haben das Gefühl, dass ihre Führungskräfte sie als austauschbare oder temporäre Ressource ansehen. 81 Prozent gaben darüber hinaus an, aufgrund des Schichtplans keine Zeit für sich selbst oder Aktivitäten mit Freunden zu haben. Um diese Kritikpunkte aus dem Weg zu schaffen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen, müssen sich Betriebe vor allem in Sachen Personaleinsatzplanung neu aufstellen.

Workforce Management: flexibel und automatisiert

Mitarbeiterbindung
Ein gutes Betriebsklima bleibt für befragte Unternehmen einer aktuellen Hays-Studie unangefochten der wichtigste Faktor, um Mitarbeitende ans Unternehmen zu binden (59 Prozent). Die Themen marktgerechte Entlohnung, flexible Arbeitszeiten und Beschäftigungssicherheit sind ebenfalls weiterhin die geeignetsten Instrumente zur Mitarbeiterbindung. Neu aufgestiegen in die Top-5-Nennungen ist in diesem Jahr das Thema interessante Aufgaben. Dagegen findet sich die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben nur noch auf dem sechsten Rang. Laut den Befragten wurden konkrete Maßnahmen zu den wichtigsten Bausteinen bereits in vielen Betrieben umgesetzt. Die Hays-Erkenntnisse zeigen auch: Die Mitarbeitergewinnung befindet sich wieder im Aufwind. Jedes zweite der befragten Unternehmen stellt neue Mitarbeitende ein.
© HR-Report 2022, Organisationen unter Druck, Hays

Egal ob im Handel, in der Logistik, im Gastgewerbe oder im sozialen Bereich, bei der Personaleinsatzplanung ist es entscheidend, die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Je größer das Unternehmen, desto komplexer wird diese Aufgabe natürlich. Früher wurden Dienst- und Schichtpläne entweder per Hand und Telefon oder im besten Fall per Excel-Tabelle geplant – für die Verantwortlichen so oder so eine Herausforderung und eine Sisyphusarbeit.

Für Flexibilität oder sogar das Einbeziehen der Arbeitskräfte in die Planung gab es keinen Raum, denn wer hinzukommend noch unternehmensinterne, soziale oder rechtliche Vorgaben beachten muss, kann allein die Menge an Faktoren kaum berücksichtigen. Dabei ist die Fallhöhe einer schlechten Personalplanung enorm. Nicht zuletzt besteht die Gefahr, den Geschäftsbetrieb zu gefährden, Geld zu verschwenden und die Kundenbindung zu riskieren. Demotivierte und überarbeitete Angestellte verlassen im schlimmsten Fall ganz das Unternehmen. Ziel des Workforce Managements (WFM) muss es also sein, die Bedürfnisse des Menschen in den Mittelpunkt zu stellen, um den Geschäftserfolg zu gewährleisten. Zahlreiche digitale Lösungen bieten eine gute Alternative zur verstaubten Excel-Tabelle.

Unternehmen, die beispielsweise auf automatisiertes Workforce Management setzen, können Angestellten beispielsweise die Möglichkeit bieten, über eine App ihre Präferenzen und Verfügbarkeiten anzugeben. Das System erstellt anschließend automatisch den Dienstplan, der für alle Mitarbeitenden am besten passt und beachtet dabei sowohl vertragliche als auch arbeitsschutzrechtliche Vorgaben. Diese Flexibilität kann nicht nur den Arbeitnehmenden im persönlichen Alltag helfen, sondern kommt dem gesamten Unternehmen zugute, wie etwa eine Supermarktkette in Schweden beweist: Das Unternehmen führte eine automatisierte Workforce-Management-Software ein, durch die die FilialleiterInnen durchschnittlich fünf Stunden in der Woche einsparen konnten, die sie normalerweise für Personal-, Verwaltungs- und Planungsaufgaben benötigten. Automatisierte Tools können aber nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Zeiterfassung, beim Aufgabenmanagement und den Gehaltsabrechnungen helfen.

Mit KI Personalengpässe vorhersehen

Noch eine Stufe effizienter kann das digitale WFM mit dem sinnvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz werden. Insbesondere im Hinblick auf die strategische Planung der Arbeitskräfte und bei Bedarfsprognosen sind KI-Tools oft hilfreich. Der Algorithmus wird dann meist aus den historischen und aktuellen Daten des Unternehmens gespeist, lernt daraus und kann auf dieser Basis unvorgesehene Ereignisse anzeigen beziehungsweise wirkungsvoll damit umgehen.

Maximilian Thost, Quinyx
Maximilian Thost, Country Manager DACH bei Quinyx
© Quinyx

Da der Personalplan immer nach Optimierung strebt, können dank der KI auch aktuelle Daten wie Wetterprognosen oder lokale Nachrichten in die Planung berücksichtigt werden, genauso wie bestimmte Anlässe, Ferienzeiten oder Feiertage. So lässt sich für den individuellen Bedarf automatisch die richtige Anzahl an benötigten Mitarbeitenden finden. Auf Basis unternehmensinterner Daten wird zum Beispiel berücksichtigt, zu welchen Zeiten das Kundenaufkommen voraussichtlich am höchsten sein wird, um Über- oder Unterbesetzungen zu vermeiden. Externe Daten, wie beispielsweise die saisonale Krankheitsphasen, können ebenfalls eingespeist werden, um zu prognostizieren, wie viele Mitarbeitende in einem bestimmten Zeitraum krankheitsbedingt ausfallen könnten.

Für KI-gestützte Software in der Personaleinsatzplanung gibt es verschiedene Anwendungsszenarien. Ein Raststättenbetreiber in Großbritannien nutzt Künstliche Intelligenz beispielsweise, um möglichst genaue Prognosen auf Markenebene zu erstellen, die Dienstplanung zu automatisieren und im Voraus sowohl kurz- als auch langfristige strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen. Trotz oft volatiler Nachfrage der verschiedenen angebotenen Marken innerhalb der Raststätten können Mitarbeitende als auch Ressourcen besser im Voraus geplant werden.

1 https://www.quinyx.com/deskless-workforce


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