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Intelligent suchen, überlegt entscheiden

Wissensinfrastruktur für einen digitalen Arbeitsplatz

11. Mai 2021, 13:59 Uhr   |  Franz Kögl / Redaktion Antje Müller | Kommentar(e)

Wissensinfrastruktur für einen digitalen Arbeitsplatz
© Pop Nukoonrat - 123rf

Digitale Arbeitsplätze ermöglichen MitarbeiterInnen einen sicheren Zugriff auf alle benötigten Anwendungen und Daten, egal von welchem Gerät oder Ort aus. Eine intelligente Suche bildet hier eine wichtige Voraussetzung, relevante Informationen zu finden und miteinander in Beziehung zu setzen.

Intelligente Suchfunktionen

In der Vergangenheit oft auf die reine Keyword-basierte Suche beschränkt, haben sich die Lösungen wie eine „Enterprise Search“ oder eine „Universelle Suche“ inzwischen weiterentwickelt und können als zentrale Wissensinfrastruktur im Rahmen des Digital Workplace fungieren. Zu ihren wichtigsten Aufgaben zählt es, den MitarbeiterInnen von der Startseite ihres digitalen Arbeitsplatzes aus, das zentrale Suchen und Auffinden benötigter Informationen aus allen relevanten Quellen zu ermöglichen.

Durch die Zusammenführung von Informationen müssen MitarbeiterInnen nicht mehr unbedingt jede in Frage kommende Quelle separat durchsuchen, sondern erhalten relevante Treffer aus allen Datenquellen. Auch können viele datenbankgestützte Fach-Anwendungen, wie ein Produktdatenmanagement- oder Qualitätssystem, die beispielsweise für die Entwicklungsabteilung unerlässlich sind, mittlerweile integriert werden.  Für eine einfache Anbindung der unterschiedlichsten Datenquellen – seien es strukturierte oder unstrukturierte Datenbestände, die sich auf den eigenen Servern oder in der Cloud befinden – bieten Enterprise Search-Anwendungen zahlreiche Konnektoren. Auch Datenbestände in Petabyte-Größe über verschiedene Standorte oder global verteilte Daten stellen kein Problem dar.

Informationen für die Richtigen sichtbar machen

Doch relevante Informationen müssen nicht nur aufgefunden, sondern auch analysiert und zueinander in Beziehung gesetzt werden. Dies erfordert ein tiefes linguistisches Textverständnis einer im Hintergrund laufenden Software bis hin zu KI-Technologien, die eine natürliche Sprachverarbeitung und Machine Learning realisieren. So lassen sich Routineaufgaben und Prozesse automatisieren, indem etwa eingehende E-Mails aus einem Sammelpostfach an die zuständigen Kolleginnen weitergeleitet, Support-Tickets bewertet oder im Rahmen der DSGVO-Compliance personenbezogene Informationen sowie Löschfristen automatisch erkannt werden. Eine intelligente Suche macht sich zur Aufgabe, NutzerInnen in ihren Trefferlisten nur die Informationen anzuzeigen, die auch von ihnen gesehen werden dürfen.

Fehlende Informationen führen zu falschen Entscheidungen

Verstreute Informationen ohne Kontext führen zu falschen Entscheidungen. Ein schneller und zuverlässiger Zugriff der MitarbeiterInnen auf vernetzte Informationen bildet einen Grundpfeiler für einen digitalen Arbeitsplatz. Das bloße Aggregieren einzelner Fachanwendungen auf einer Arbeitsoberfläche reicht dabei oft nicht aus. Ein zentrales Informations-Cockpit kümmert sich entsprechend darum, dass Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen in einen Kontext gebracht, zusammengeführt und schließlich auch übersichtlich aufbereitet werden.


Franz Kögl ist Vorstand der IntraFind Software AG, einem Search- und AI-Spezialisten in München.

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