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Warum Hybrid Work nur funktioniert, wenn Unternehmen investieren

18. Oktober 2021, 11:30 Uhr | Ingo Wittrock, Marketing Director und New-Work-Experte bei Ricoh Deutschland | Kommentar(e)
Chancen von Hybrid Work
© Ricoh

Das Vertrauen ins Homeoffice schwindet. Führungskräfte beklagen mangelnde Produktivität und fehlenden Teamzusammenhalt. Mitarbeiter wollen Flexibilität und sorgen sich um Ihre Sicherheit bei der Rückkehr ins Büro. Um eine Brücke zu schlagen, müssen Unternehmen in intelligente Lösungen investieren.

Die Produktivität leidet: Chefs drängen auf Rückkehr ins Büro und bessere Planbarkeit – für Arbeitnehmer müssen Anreize geschaffen werden

Trotz Pandemie, es bestimmt auch in deutschen Unternehmen noch ein traditionelles Denken das Thema Arbeit. Viele Führungskräfte hatten bereits vor der Pandemie kein Vertrauen in ortsunabhängiges Arbeiten. Mit der ad-hoc Umstellung auf Homeoffice im Frühjahr 2020, war die Hoffnung vieler Arbeitnehmer, dass sich diese Einstellung geändert hat. Eine aktuelle Studie von Ricoh, die 1.500 Führungskräfte in Europa befragt hat, zeigt jedoch, dass nur 35 Prozent der Arbeitgeber ihren Mitarbeitern im Homeoffice uneingeschränkt vertrauen. Obwohl das Vertrauen schwindet, geben nur 19 Prozent der Chefs an, dass die Produktivität im Homeoffice zurückgegangen ist. Mehr als die Hälfte geht davon aus, dass ihre Angestellten täglich bis zu 180 Minuten mit wertvollen Aufgaben verbringen, die dem Kunden einen echten Mehrwert bieten.

Die Beschäftigten zeichnen ein schlechteres Bild: Sie problematisieren, dass die Produktivität im Homeoffice aufgrund von fehlenden Investitionen in Lösungen gelitten hat, sodass Arbeitnehmer ihre effektive Arbeitszeit, die auf die Kundenbeziehung einzahlt, nur auf durchschnittlich 73 Minuten am Tag schätzen. Nur ein Fünftel der befragten Unternehmen hat nach eigenen Angaben die erforderlichen Werkzeuge und Technologien bereitgestellt, um die Mitarbeiterproduktivität unabhängig vom Arbeitsort aufrechtzuerhalten. Doch eine vollständige Rückkehr ins Büro kommt für viele Arbeitnehmer nicht in Frage, auch weil sie sich weiterhin Sorgen um ihre Gesundheit und Sicherheit machen, sollten alle Corona-Auflagen aufgehoben werden.

Arbeitgeber scheinen noch nicht ausreichend auf die neuen Realitäten der hybriden Arbeitswelten vorbereitet zu sein. Fast die Hälfte der Entscheidungsträger in deutschen Unternehmen glauben, dass die Zusammenarbeit im Büro für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens entscheidend ist. Doch wenn die Bedenken der Arbeitnehmer nicht berücksichtigt werden und ihnen unflexible Arbeitsmodelle aufgezwungen werden, könnte dies nicht nur die Arbeitsmoral beeinträchtigen, sondern auch den Verlust qualifizierter Mitarbeiter bedeuten. Hybrid Work birgt somit viel Konfliktpotential zwischen der Führungsebene und der Belegschaft. Aber so wie Technologie bereits den fliegenden Wechsel in das Homeoffice möglich gemacht hat, so ist sie auch jetzt Enabler einer neuen Arbeitswelt.

Mitarbeiter überzeugen mit neuen Lösungen: Workspace-Management-Plattformen unterstützten individuelle Arbeitsschutzkonzepte und flexible Arbeitsweisen

Flexibilität und Entgegenkommen auf beiden Seiten sind Voraussetzung für die Etablierung von Hybrid Work in Unternehmen. Doch Arbeitgeber werden sich daran gewöhnen müssen, dass sie die Zeit vor Corona nicht einfach zurückdrehen können, sondern das Büro noch attraktiver werden muss. Intelligente Lösungen können dabei unterstützen, die Räumlichkeiten wieder zu einem attraktiven Arbeitsplatz zu machen und gleichzeitig die Bedenken der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Jede Technologie, die die Produktivität von ortsunabhängigen Arbeitsformen fördert, ist auch bei der Arbeit im Büro von Vorteil.

Lösungen für Workspace-Management, wie beispielsweise Ricoh Spaces, bieten Unternehmen zahlreiche Tools zur Arbeitsplatzoptimierung und versetzt sie in die Lage, die Digitalisierung ihrer Büroräume weiter voranzutreiben und gleichzeitig eine sichere Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter zu schaffen. Die Plattform ermöglicht die Buchung von Besprechungsräumen und einzelnen Arbeitsplätzen sowie die Besucherverwaltung. Das Besuchermanagement ermöglicht einen sicheren Empfang der Gäste, da festgelegt werden kann, wer das Gebäude betreten darf und unter welchen Voraussetzungen.

Mit Hilfe der Desk-Management-App können Beschäftigte jederzeit von Zuhause die Auslastung der Büroräume prüfen und auf Wunsch einen Arbeitsplatz buchen. Ist die maximale Kapazitätsgrenze erreicht, werden die Mitarbeiter ebenfalls via App benachrichtigt. So können auch individuelle Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit der Mitarbeiter eingehalten werden. Teams, die gerade gemeinsam an Projekten arbeiten, für die der persönliche Austausch wichtig ist, buchen über die Plattform einen Meetingraum, damit sie effektiv im Büro zusammenarbeiten können und Raumchaos vermieden wird. Digitale Lagepläne vor Ort verbessern zusätzlich die Übersicht über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen sowie Meetingräumen und helfen gleichzeitig Besuchern, sich im Unternehmen zurechtzufinden.

Die Etablierung des Workspace-Managements im Unternehmen ist einer von vielen Schritten zu einem Gleichgewicht zwischen dem Schutz der Unternehmenskultur und des Teamgefühls, die oft durch die gemeinsame Arbeit im Büro gestärkt werden, und den Vorzügen des hybriden Arbeitens. Durch die Unterstützung hybrider Arbeitsformen zeigen Arbeitgeber, dass sie die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter in den Mittelpunkt ihrer Entscheidungen stellen und setzen ein Zeichen, das sie Verständnis für die Herausforderungen ihrer Beschäftigten haben. Ein hohes Maß an Flexibilität und Vertrauen der Chefs sind wesentliche Faktoren für eine selbstständige und motivierte Belegschaft. Technologische Investitionen steigern nicht nur die Produktivität und fördern eine hybride Arbeitsweise, sondern sie sind auch unerlässlich, um Talente zu gewinnen und langfristig an das Unternehmen zu binden.

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