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ECM-Systeme

Von der Insel- zur übergreifenden Lösung

12. Januar 2021, 10:00 Uhr   |  Autor: Oliver Schulze / Redaktion: Sabine Narloch | Kommentar(e)

Von der Insel- zur übergreifenden Lösung
© rawpixel/123rf

Eine uneinheitliche Softwarelandschaft mit Insellösungen kann für Unternehmen zeit- und kostenintensiv sein. Enterprise-Content-Management-Systeme hingegen vernetzen alle IT-Anwendungen auf einer Oberfläche miteinander.

Der Digital Workplace ist ein Thema, das schon länger in aller Munde ist. Kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse modernisieren wollen, investieren dabei aber häufig in mehrere verschiedene Lösungen und Tools. Spätestens, wenn sich jedoch der Nutzer in dieser uneinheitlichen Softwarelandschaft zurechtfinden und stets verschiedene Programme öffnen muss, wird jedoch klar: In der Praxis kosten Insellösungen nicht nur viel Zeit, sondern langfristig auch Geld.

„Never change a running system“ – oder doch?
Mangelndes Bewusstsein ist häufig der Grund, warum viele Firmen lieber an alten Lösungen festhalten, statt in ein zentrales System zu investieren, das alle Prozesse auf einer Plattform abbildet. Oder die Verantwortlichen glauben, mit einer solchen Plattform an Unabhängigkeit zu verlieren und ihre Daten mit verschiedenen Anwendungen flexibler verwalten zu können. Auch wenn die Investition in eine All-in-One-Lösung zunächst zu teuer und aufwendig in der Implementierung erscheint, überwiegen auf lange Sicht meist die Vorteile – Stichwort „Return on Investment“. Denn Wartungen, Lizenzgebühren und Schnittstellen für verschiedene Insellösungen anstelle einer einzigen Software verschlingen Budgets, die an anderer Stelle gebraucht werden. Auch die Fehleranfälligkeit kann höher sein, wenn E-Mail-Programm, Textverarbeitungsprogramm sowie andere Tools voneinander getrennt sind und inkompatible Formate verwenden. Ein zentrales Enterprise-Content-Management (ECM)-System soll hingegen Arbeitsprozesse über den kompletten Prozess hinweg digitalisieren.

Zentrale Daten- und Dokumentenablage
Sind Daten nicht auf einem zentralen Server hinterlegt, kann sich das aufgrund von langwierigen Suchprozessen und unterschiedlichen Wissensständen der einzelnen Fachabteilungen negativ auf den Informationsfluss eines Unternehmens oder auch innerhalb von einzelnen Teamsauswirken. Schließlich nimmt die Zahl der elektronischen Dokumente mit der Zeit immer weiter zu; auf verschiedenen lokalen Festplatten, Servern oder in der Cloud werden Textdateien, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen abgelegt, aber häufig nicht einheitlich benannt oder in willkürlich erstellte Ordner sortiert.

Die zentrale Oberfläche vieler ECM-Systeme bietet hingegen eine Übersicht über aktuelle relevante Projekte, Dokumente und andere Dateien im Unternehmen. Ein integriertes Ablagesystem auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) kann darüber hinaus das Auffinden bestimmter Dateien mittels Metadaten- und Volltextsuche unterstützen. Zudem werden gegebenenfalls E-Mails und Anhänge aus dem bereits vorhandenen Mailserver abgeglichen. Das vermeidet wiederum Informationsverlust.

Der uneingeschränkte, ortsunabhängige Zugang auf Informationen ist die Grundlage für mobiles Arbeiten und das Homeoffice. Wenn das ECM-System nicht als vorinstallierte Software auf den Endgeräten vorliegt, sondern der Zugriff über eine Browseroberfläche erfolgt, können prinzipiell alle Mitarbeiter abhängig von der Rechteverwaltung auf die Daten des Unternehmensservers zugreifen. Um die Zusammenarbeit möglichst transparent zu gestalten, existieren dabei sämtliche Dateien nur einmal zentral. Änderungen erfolgen stets in der gleichen Datei und werden protokolliert; so entstehen keine Kopien auf einem unterschiedlichen Bearbeitungsstand. Dementsprechend kann sich der Informationsfluss im Unternehmenund auch innerhalb von Teams verbessern.

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1. Von der Insel- zur übergreifenden Lösung
2. Gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen

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