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Telefonkonferenzen versus Videomeetings

23. März 2015, 10:59 Uhr   |  Jacqui Keep, Business Developerin und Content Marketing Managerin bei Powwownow | Kommentar(e)

Telefonkonferenzen versus Videomeetings
© Nicholas Piccillo - fotolia.com

Die Akzeptanz virtueller Konferenzen ist direkt abhängig von der Anwenderfreundlichkeit und der technischen Qualität der Systeme. Telefon- und Videokonferenz-Systeme haben dabei jeweils spezifische Vor- und Nachteile.

Alltagssituation in vielen Unternehmen: Eine Videokonferenz wird anberaumt. Erst läuft alles gut, dann nimmt die Bildqualität immer weiter ab, der Ton kommt plötzlich versetzt und am Ende hängt sich das Programm gänzlich auf. Gerade heute,  wo doch die neue Geschäftsstrategie verabschiedet werden sollte!

Unsere moderne Arbeitswelt hat ihre Tücken. Technologie ist überall, versagt aber gerne im entscheidenden Moment. Doch besonders wenn es um wichtige Besprechungen geht, ist eine ausfallsichere Technik unverzichtbar. Denn klar ist: Konferenztechnologien sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht wegzudenken.

Telefon- und Videokonferenzen werden in Unternehmen immer häufiger eingesetzt, um Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Sei es durch straffere Terminpläne oder weniger Reisen – durch virtuelle Meetings lassen sich enorme Kosten und Zeit einsparen. Zusätzlicher Vorteil: Mitarbeiter haben damit die Möglichkeit, auch im Home Office an wichtigen Besprechungen teilzunehmen.

Nicht zuletzt sind virtuelle Meetings gut für die Umwelt. Durch niedrigen Stromverbrauch und gesparte Reisekosten gibt es kaum CO2-Emmissionen. Das ist auch gut fürs Image, denn ein reduzierter CO2-Fußabdruck verschafft Unternehmen in unserer umweltbewussten Gesellschaft einen positiven Ruf.

So groß auch der Nutzen von Konferenzwerkzeugen ist, so vielfältig und komplex sind jedoch die Lösungsangebote. Oftmals sind Tarif- und Lizenzstrukturen für die Anwender kaum zu durchschauen. Daher ist es hilfreich, einen Blick auf die Vor- und Nachteile von Telefon- und Videokonferenzen zu werfen, bevor man sich für eine Variante entscheidet.

Schnell, effizient, ausfallsicher: Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen eignen sich besonders gut, um bestimmte Themen zügig abzustimmen oder offene Fragen wie „Gibt es weitere Ideen?“, „Was halten Sie davon?“ oder „Können wir da weiterhelfen?“ zu klären. Aufgaben, die beispielsweise über die Telefonspinne im Konferenzraum besprochen und klar verteilt wurden, werden nach dem Gespräch zumeist umgehend erledigt. Das belegt eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation aus dem Jahr 2012.

Dabei hilft es, wenn sich die Teilnehmer vorab auf einen Moderator und eine Tagesordnung einigen, um Telefonkonferenzen strukturiert und effizient durchzuführen.

Ein weiteres Plus: Audiokonferenzen sind deutlich einfacher vorzubereiten, zu organisieren und zu bedienen als Videokonferenzen oder Social-Collaboration-Tools. Zusätzliche Hardware oder die Installation entsprechender Programme oder Plugins sind heute nicht mehr nötig. Außerdem sind Telefonkonferenzen durch die bewährte Festnetztechnologie ausfallsicher. Im Gegensatz zu mobiler Kommunikation kann das Festnetz schließlich nicht durch fehlende Bandbreite beeinträchtigt werden.

Kooperation über Grenzen hinweg: Videokonferenzen

Rund 80 Prozent der menschlichen Kommunikation findet über Gestik und Mimik statt. Kein Wunder, dass Mitarbeiter Videokonferenzen als natürlicher und somit kommunikativer empfinden. Deshalb fallen beispielsweise Gruppenarbeiten über weite Entfernung leichter, wenn das andere Team per Video zugeschaltet ist. Auch das hat die Studie des Fraunhofer-Instituts herausgefunden. Darüber hinaus bieten Videokonferenzen beispielsweise die Möglichkeit, trotz Streiks oder Naturphänomenen, die Flüge verhindern, trotzdem Präsentationen oder Gruppenbesprechungen abzuhalten.

Allerdings belegt eine Studie des Beratungsunternehmens Frost & Sullivan, dass weniger als die Hälfte der befragten 315 internationalen Unternehmen regelmäßig Videokonferenzen einsetzen. Ein Grund dafür ist die hohe Daten-Bandbreite, welche die Übermittlung von Livebildern über das Internet beansprucht. Tests haben ergeben, dass manche Videokonferenzanbieter sowohl im Up- als auch im Download so viel Bandbreite in Anspruch nehmen, dass die Internetanschlüsse vieler deutscher Unternehmen oder Home Offices schnell überlastet sind. Lediglich 18 Prozent der Nutzer in Deutschland hatten Ende 2013 einen Anschluss mit mehr als zehn MBit pro Sekunde zur Verfügung, so eine Untersuchung von Akamai Technologies. Zum Vergleich: In Großbritannien surfen rund 30 Prozent der Nutzer mit Highspeed, in den Niederlanden sogar 45 Prozent. Das Grundproblem sind dabei die Hausanschlüsse und die Vermittlungsstellen. Diese sind oft nicht bedarfsgerecht ausgebaut. So sind die Kabel, welche vom Glasfaser-Straßenanschluss zu Wohn- und Bürohäusern führen, oftmals noch Kupferkabel mit geringem Durchsatz.

Fazit und Ausblick

Während Mitarbeiter also nur mit Abstrichen in Bild- und Tonqualität eine Videokonferenz aus den eigenen vier Wänden heraus führen können, klappt eine Telefonkonferenz in der Regel problemlos. Trotz der Bemühungen der deutschen Bundes-regierung wird sich die Bandbreite in Deutschland nicht von heute auf morgen ändern. Für die nächste Besprechung der Geschäftsstrategie eignet sich also eine Telefonkonferenz womöglich besser. Dann muss auch niemand zwischendrin hektisch Technikprobleme lösen. 

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