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Master Data Management

Stammdaten korrekt und einheitlich

26. Oktober 2020, 10:00 Uhr   |  Autorin: Paula Müller / Redaktion: Sabine Narloch | Kommentar(e)

Stammdaten korrekt und einheitlich
© Sergiy Tryapitsyn / 123rf

Haben sich Fehler in die Stammdaten eingeschlichen, kann das an unterschiedlichen Stellen immer wieder aufpoppen. Paula Müller von Comarch hat einige Tipps für das Stammdatenmanagement.

Stimmen die Artikeldaten? Sind die Stammdaten genau genug und rechtlich konform? Diese Fragen entscheiden über die Qualität fundamentaler Datenquellen. Wenn sich Fehler in die Stammdaten eingeschlichen haben, können sie quer durch alle Datenbanken und sämtliche Prozesse mitgeschleppt werden. Die folgende Checkliste kann bei der Pflege von Stammdaten helfen.

1. Stimmen die Artikeldaten?
Stammdaten liefern die Grundinformationen über alle betrieblich relevanten Objekte wie Produkte, Lieferanten oder Kunden. Wenn sich Fehler in diese Quellen eingeschlichen haben, können sie quer durch sämtliche Prozesse mitgeschleppt werden. Deshalb empfiehlt sich besondere Sorgfalt bei der Prüfung der Daten. Die Validierung sollte inhaltlich, rechtlich, semantisch sowie waren- und unternehmensspezifisch erfolgen. Dies erfolgt in modernen EDI-Lösungen schon bei der Dateneingabe automatisiert. So entfallen auch spätere Korrekturen durch den Kunden, da die Daten bereits vollständig und korrekt sind, wenn sie empfangen werden. Außerdem lassen sich bei Produktupdates Doubletten verhindern, wenn es eine eindeutige EDI-Kennzeichnung von Updates gibt.

2. Sind die Stammdaten genau genug?
Wenn in den Stammdaten wichtige Informationen fehlen, ist das ärgerlich. Dem Aufbereiten von Produktdaten kommt daher eine große Rolle zu. Es empfiehlt sich hier, Attribute und Anforderungen je nach Markt und Empfänger aufzubereiten. Später ist man dann umso flexibler, wenn sich die eingehenden Anforderungen der Kunden schnell und einfach erfüllen lassen. Dabei solle auch die Unterstützung aller Warengruppen im Blick behalten werden: Existierende Datenmodelle bilden die Grundlage, werden aber je nach Warengruppe um spezifische Attribute und Validierungen erweitert. Wird das Stammdatenmanagement einem Update unterzogen, so lässt sich dennoch die Kontinuität wahren. Man sollte jedoch auf Datenanreicherung setzen. So können existierende Datenquellen und Verträge mit Anbietern weiterhin genutzt und konsolidiert werden. Mit diesen wenigen Stellschrauben lässt sich ein multidimensionales und umfassendes Stammdatenmanagement im Unternehmen umsetzen.

3. Erfüllen die Daten alle rechtlichen Vorgaben?
Das größte Schadpotential für Unternehmen geht von rechtlichen Mängeln in den Stammdaten aus. Solche Fehler haben nicht nur negative Auswirkungen auf Prozesse, sondern ziehen im Ernstfall zusätzlich auch noch Auseinandersetzungen mit Behörden oder Bußgelder nach sich. Verbraucherschutz wird in der EU und Deutschland sehr ernst genommen. Entsprechend umfangreich sind die rechtlichen Vorgaben, die heute mit der Erfassung und Vorhaltung von Daten einhergehen. Bei Nichtbeachtung drohen empfindliche Strafen. Insofern begibt man sich schon mit dem kleinsten Fehler auf dünnes Eis. Daher sollte man nie die Verpflichtung aus den Augen verlieren, 100-prozentige rechtliche Konformität zu wahren. Mit automatisiertem Stammdatenmanagement lassen sich solche Fehler verhindern. Alle Daten werden von Lieferanten, Herstellern oder Großhändlern automatisch nach den gesetzlichen Anforderungen des Zielmarkts aufbereitet.

4. Werden die Stammdaten international gesteuert?
Ein reibungsloses Zusammenspiel ist gerade dann von Bedeutung, wenn Unternehmen international agieren. Damit wächst der Anspruch an die Stammdaten. Sie sollten unbedingt global ihrer Funktion als wichtiges Steuerungselement gerecht werden. Stammdaten müssen in diesem Fall eine globale Lieferkettenunterstützung ermöglichen. EDI-Stammdatenmanagement bietet hier zahlreiche Funktionen und Gimmicks, die das Agieren auf internationalen Märkten vereinfachen. So werden die Stammdaten in unterschiedlichen Spracheinstellungen angezeigt und Übersetzungen ermöglicht. Zudem erfolgen Zoll- sowie Steuerkalkulation und landesspezifische rechtliche Regelungen in Bezug auf Pflichtangaben werden entsprechend berücksichtigt.

5. Ist die Verarbeitung der Daten optimal?
Uneinheitliche Datenbestände erhöhen das Fehlerrisiko deutlich. Gerade eine Datenerfassung, die sowohl durch interne als auch externe Quellen erfolgt, sollte daher vereinheitlicht werden. Stammdatenmanagement kann das Fehlerpotential mit einfachen Mitteln durch eine Harmonisierung verhindern. Der Datennutzer sollte dazu entsprechende Vorgaben machen, anhand derer die Daten harmonisiert werden. Definiert werden dann zum Beispiel Pflichtfelder. Gerade wenn sehr viele Akteure an der Datenerfassung beteiligt sind, empfiehlt sich eine Lösung für das Stammdatenmanagement, die eine einfache Bedienung ermöglicht. Moderne User-Experience-Designs sowie zahlreiche unterstützende Funktionen und Automatismen reduzieren den Aufwand der Dateneingabe und -annahme signifikant.

Paula Müller ist Consultant bei Comarch

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