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Unified Communications

So läuft in Meetings alles rund

03. Februar 2020, 12:48 Uhr   |  Autor: Mark Strassmann / Redaktion: Sabine Narloch

So läuft in Meetings alles rund
© rawpixel / 123rf

Technische Tools allein sorgen nicht automatisch für bessere Meetings. Wie Zusammenkünfte mit mehr Struktur ablaufen und bessere Ergebnisse bringen können, erläutert Mark Strassmann, General Manager of Unified Communications and Collaboration bei LogMeIn.

Ineffiziente Meetings sind jedem Mitarbeiter ein Dorn im Auge. Sie unterbrechen den Arbeitsablauf und rauben Zeit für dringende Projekte. Der Ärger ist vor allem groß, wenn das Meeting schlecht organisiert ist: eine unklare Agenda, zu spät eintreffende Moderatoren und keine klaren Ergebnisse oder Aufgabenverteilungen sorgen für Frust. Warum sollte man also motiviert ins nächste Meeting gehen?

  1. Weniger ist mehr
    Mitarbeiter empfinden Meetings oft als lästig. Sie zerstückeln den Arbeitstag in kleinere Segmente, an die man seine Aufgaben anpassen muss. Sind es sehr viele Meetings, kommen Mitarbeiter nur bruchstückhaft dazu, sich den eigentlichen Aufgaben zu widmen. Laut einer Studie von Sharp Electronics verbringt der deutsche Büro-Angestellte durchschnittlich 16,5 Stunden seiner 40-Stunden-Woche allein in Meetings. Befinden sich zwischen den Meetings nur kurze Pausen, fühlen sich die Mitarbeiter oft unproduktiv, da sie zwar kleine Aufgaben beginnen, aber nicht zu Ende führen können. Die Hälfte der Befragten beklagte sich zudem darüber, dass die Meetings nicht zu klaren Ergebnissen führten (55 Prozent) und überdies langweilig seien (54 Prozent).
    Um dem Meeting-Wildwuchs und der zunehmenden Frustration der Mitarbeiter entgegen zu wirken, sollten die Teams eine Liste aller Meetings aufstellen. Gemeinsam können sie entscheiden, welche Meetings beibehalten werden und welche als unnötig empfunden werden. Sollten neue Meetings für einzelne Mitarbeiter hinzukommen, sollte ein bisheriges Meeting dafür abgegeben oder abgeschafft werden. So kommt es zu keinem Meeting-Überschuss mehr. Eine weitere Methode, dem Ertrinken in Meetings vorzubeugen, ist ein Meeting-freier Tag. An diesem Tag werden keinerlei Meetings anberaumt und die Mitarbeiter können sich konzentriert ihren eigentlichen Aufgaben widmen.
    Auch sind nicht immer alle Kollegen für ein Meeting vonnöten. Team- beziehungsweise Meeting-Leiter sollten gut überlegen, welche Kollegen es wirklich in dem Meeting braucht. Getreu dem Motto „Zu viele Köche verderben den Brei“ gilt das auch für Meetings. Die optimale Anzahl liegt durchschnittlich zwischen sieben bis zehn Mitarbeitern. Bei einer kleinen Anzahl fühlt sich jeder Teilnehmer wichtig und involviert. Sie fühlen sich ermutigt, sich aktiv einzubringen und nicht nur stummer Zuhörer zu sein.
     
  2. Start-up-Trick: Ort und Blickwinkel wechseln
    Jeder Mitarbeiter kennt es: Die Mitarbeiter sitzen gelangweilt im Meeting und der Chef oder Teamleiter legt seine standardisierte Agenda vor. Keiner fühlt sich direkt angesprochen oder gar kreativ gefordert. Doch jedes Unternehmen lebt von der Motivation und Kreativität seiner Mitarbeiter. Was kann man dagegen tun, die Leistungsbereitschaft trotz abgedroschener Meetings wieder zu wecken?
    Im Silicon Valley setzt man auf neue Meeting-Strukturen, wenn sich die Kollegen im selben Gebäude befinden. Statt das Team-Meeting wie immer im kleinen, staubigen Meeting-Raum abzuhalten, tauschen sich Kollegen von Start-ups gerne in der Küche oder einem lounge-ähnlichen, offenen Bereich des Büros aus. Das übliche Jour fixe wird dann kurz und bündig gehalten. In nur wenigen Minuten ist bei einer Tasse Kaffee alles Wichtige besprochen. Das spart Zeit. Der Trick dabei: Die Mitarbeiter stehen! Das sorgt für kurze Meetings und bringt gleichzeitig den Kreislauf in Schwung.
    Geht es eher um kreative Sessions setzen Start-ups gerne auf originelle Räumlichkeiten außerhalb der eigenen Büroumgebung. Das kann beispielsweise ein Café oder der Park um die Ecke sein. Hauptsache, die Mitarbeiter werden aus ihrem Alltagstrott gerissen und können ihren Einfallsreichtum außerhalb der Büromauern frei entfalten. Und was für Start-ups taugt, kann für kleine, mittelständische oder große Unternehmen nicht verkehrt sein.
     
  3. Remote-Worker und Teilzeitkräfte nicht vernachlässigen
    Vollzeit im Home-Office arbeitende Kollegen oder Teilzeitmitarbeiter haben bei Meetings oftmals das Nachsehen. Sie sind entweder nur den halben Arbeitstag verfügbar oder befinden sich nicht am selben Ort. So können sie an Meetings im Büro nur zum Teil anwesend sein und ihre Ideen einbringen. Die Präsenz leidet. Abhilfe schaffen hier moderne UCC-Technologien, die den Remote-Worker virtuell mit der Meeting-Gesellschaft im Büro vernetzen.
    Dabei ist es besonders hilfreich, auf die Video-Conferencing zu setzen. Denn Kommunikation ist auch immer etwas Visuelles. Wir sprechen lieber direkt mit anderen Menschen statt blind in den Raum hinein. Ist der Mitarbeiter im Home-Office per Video zugeschaltet, ist er auch präsenter für die Kollegen im Meeting-Raum. Er wird nicht vergessen oder übergangen. Ebenso fühlt sich der Remote-Mitarbeiter selbst stärker als Teil der Meeting-Gruppe und bringt sich viel aktiver mit Feedback und kreativen Ideen ein.
    Doch dafür müssen die technischen Grundlagen von Seiten der IT gesichert sein: eine stabile WLAN-Verbindung ist ausschlaggebend für eine unterbrechungsfreie Übertragung von Bild und Ton – sowohl im Meeting-Raum als auch im Heimbüro. Auch die Hardware ist eine wichtige Komponente. Denn ohne funktionierende Mikrofone und Lautsprecher ist die audiovisuelle Übertragung nur schwer zu gewährleisten. Zuverlässig sind die in Laptops integrierten Mikrofone und Lautsprecher. Nutzen Mitarbeiter externe Mikrofone und Lautsprecher, sollte vor dem Meeting überprüft werden, dass diese auch einwandfrei arbeiten.
     
  4. Striktes Timeboxing –Zeitfenster einhalten
    Damit sich Meetings nicht unnötig in die Länge ziehen, ist es ratsam, die vorgegebenen Zeiten einzuhalten. Pünktlich anzufangen, ist dabei der erste Schritt in die richtige Richtung. Kommen Kollegen zu spät – und seien es der Chef oder Teamleiter selbst –, sollte nicht auf diese gewartet werden. Verlängert sich das Meeting für die Kollegen aufgrund zu spät eintreffender Mitarbeiter, etabliert sich schnell der Gedanke, dass es egal sei, wenn das Meeting ein paar Minuten später anfängt und sich nach hinten verschiebt. Dieses Verhalten raubt allerdings den anderen Kollegen wichtige Minuten ihrer anderen Arbeitszeit, die sie nun zusätzlich im Meeting verbringen. Verpassen die unpünktlichen Kollegen jedoch die ersten Gedankengänge oder Absprachen, merken sie, dass Wert auf Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit gelegt wird.
     
  5. Keine Ablenkung zulassen
    Heutzutage ist es in vielen Meetings nicht mehr möglich, ohne den Laptop daran teilzunehmen. Sei es, um Kollegen aus dem Home-Office oder Kunden aus einem anderen Büro hinzuzuschalten. Auch um Notizen digital zu führen, ist der Laptop unerlässlich. Doch was, wenn die Kollegen lieber E-Mails checken, statt dem Meeting-Leiter zuzuhören? So beschäftigen sie sich zwar mit ihrer Arbeit, aber beteiligen sich nicht an dem Meeting. Kein Wunder also, dass Büroangestellte Meetings als zeitraubend empfinden, wenn sie stattdessen andere Dinge erledigen wollen.
    Um dem vorzubeugen, können Unternehmen eine „Keine-Smartphones-oder-E-Mails“-Haltung während wichtiger Meetings einführen. So sind die Mitarbeiter nicht von anderen Dingen wie ihrem Instagram-Kanal, einer privaten E-Mail oder einem lapidaren Newsletter abgelenkt, ob die Ablenkung nun am Laptop oder Smartphone auftaucht. Sie können sich bewusst auf die Inhalte des Meetings konzentrieren und Sinnvolles dazu beitragen, um Entscheidungen voranzutreiben.
     
  6. Meeting-Protokolle smart erstellen
    Meeting-Protokolle sind eine nützliche Maßnahme für Kollegen, die nicht am Meeting teilnehmen können. Sie sollten beinhalten, welche Entscheidungen getroffen und welche Aufgaben ausgearbeitet und verteilt wurden.
    Moderne virtuelle Meeting-Lösungen wie GoToMeeting von LogMeIn enthalten Features, um Meetings aufzuzeichnen. Mitarbeiter können die Sitzung als Videodatei aufnehmen. So können sich Mitarbeiter, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, zum Beispiel eine gehaltene Präsentation im Nachhinein ansehen. Geht es reinweg um Inhalte, bietet sich auch eine Funktion zum Transkribieren an. Mitarbeiter erhalten eine automatisierte Mitschrift des Meetings und können sich die einzelnen Agendapunkte und Entscheidungen entspannt am nächsten Tag durchlesen.
    Aufbauend auf dieser Mitschrift können Mitarbeiten im Nachhinein auch eine Aufgabenverteilung erstellen und per E-Mail versenden. So sind alle Kollegen auf dem aktuellen Stand und Zuständigkeiten gehen nicht verloren. Auf den Informationen der Mitschrift aufbauend, kann der Meeting-Leiter sogleich auch die Agenda für das nächste Meeting vorbereiten.

Ein Meeting ist also nichts Schlechtes. Doch bedarf es einiger Verbesserungen in den Strukturen, wenn sie im Unternehmen als lästiger Tagespunkt empfunden wird. Mit ein paar kleinen Änderungen lassen sich die Mitarbeiter wieder motivieren ohne abgelenkt zu werden oder über zu wenig zusammenhängende Arbeitszeit für längere Arbeiten zu verfügen.

Mark Strassmann ist Senior Vice President und General Manager für UCC bei LogMeIn

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