Schwerpunkte

IT-Outsourcing für KMU

Rahmenbedingungen für IT-Outsourcing

02. Mai 2018, 13:35 Uhr   |  Autor: Daniel Görtz / Redaktion: Axel Pomper | Kommentar(e)


Fortsetzung des Artikels von Teil 1 .

Erfolgreiches Outsourcing dank Strukturen

Für die erfolgreiche, kontinuierliche Zusammenarbeit mit einem Dienstleister bzw. das Outsourcing der IT-Abteilung oder einiger Teil-Bereiche bedarf es der Schaffung weiterer, grundlegenden Voraussetzungen. Das A&O heißt hierbei Struktur. Genau wie im Kerngeschäft garantieren auch in der Kooperation mit Partnern oder externen Dienstleistern Strukturen eine maximale Ausschöpfung der gemeinsamen Möglichkeiten. Nur wenn die Zusammenarbeit in ihren Richtlinien gut abgesteckt ist und sämtliche Spielräume vorab definiert sind, kann das Outsourcing für das eigene Unternehmen eine Bereicherung sein.

Eine wichtige Basis bilden klar definierte Kommunikationswege. Je genauer ein Dienstleister Kenntnis darüber hat, wer für welchen Bereich Ansprechpartner ist und wer was entscheiden darf, umso schneller können Probleme gelöst werden. Gleichzeitig ist dies die zentrale Voraussetzung, unter der die Unternehmensleitung stets Herr des Prozesses bleibt.

Die klare Zuweisung der Verantwortlichkeiten und fachlichen Ansprechpartner im Unternehmen vermeidet zudem übliche Reibungsverluste. Denn die Mitarbeiter des Dienstleisters wissen auf diese Weise immer, was mit wem abzustimmen ist. Hierdurch werden auch Belastungen für die Unternehmensleitung in Form verirrter Rückfragen erheblich reduziert.

Neben einem Volumen-, Qualitäts- und ggf. auch Fortschrittsmanagement zählt ein regelmäßiger Austausch zum Abgleich zwischen der Erwartungshaltung des Auftraggebers und dem Erfüllungsgrad durch den Dienstleister zu den wichtigsten Voraussetzungen für eine langfristig erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Keine Angst vor Veränderungen

Mehr denn je fordert die Herausforderung, Schritt halten zu müssen mit der stetigen Veränderung, Unternehmen und deren Mitarbeiter. Denn wer sich vor notwendigen Veränderungen zu lange verschließt, dem droht etwa der Verlust der Kundschaft, das Überholen durch Marktbegleiter oder auch der Weggang der Belegschaft. Die IT ist dabei zu einer wesentlichen Stellschraube geworden, an der gerade KMU mittels eigener Ressourcen nur selten drehen wollen oder können. Hier kann ein IT-Outsourcing wesentliche Vorteile mit sich bringen. Angefangen von der Zeit- und Kostenersparnis über stets optimal geschulte Mitarbeiter und ein angemessenes IT-Sicherheitslevel bis hin zu Kenntnis über gesetzliche Richtlinien: Sind die Rahmenbedingungen für eine Zusammenarbeit erfüllt, sind Unternehmen bestens gerüstet, um dem Veränderungsdruck langfristig leichter standzuhalten.

Fazit

IT spielt als Werkzeug für effiziente Prozesse eine immer größere Rolle und wird Veränderungen erwartungsgemäß auch in Zukunft begleiten. Wer also planvoll und strukturiert vorgeht und Investitionen nicht scheut, kann sich mit dem Werkzeug IT ein solides Fundament schaffen. Zwar können Unternehmen durch ein Outsourcing den Einsatz von IT nicht reduzieren, sie stellen aber sicher, stets auf dem aktuellen technischen und rechtlichen Stand zu sein und durch entsprechende Strukturen dennoch Souverän des Werkzeugs zu sein.

Autor: Daniel Görtz ist Geschäftsführer von Novago

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