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On- und Offboarding als neuralgische Punkte

29. Juni 2020, 09:17 Uhr   |  Autor: Bernhard Steiner Redaktion: Sabine Narloch

On- und Offboarding als neuralgische Punkte
© TAKASHI HONMA/123rf

Der erste und der letzte Tag eines Mitarbeiters sind auch in Zeiten von digitalen Arbeitsplätzen heikle Momente. Denn bei der Bereitstellung und Abwicklung aller nötigen Zugänge und Geräte kann einiges schiefgehen. Automatisierte IT-Prozesse können helfen, das zu verhindern.

Die talentiertesten Fachkräfte für sich zu gewinnen, steht bei Firmen auf der Prioritätenliste ganz weit oben. Für viele Bewerber wird dabei ein moderner und digitaler Arbeitsplatz immer mehr zu einem Kriterium für oder gegen ein Unternehmen. Auch wie (ehemalige) Mitarbeiter auf Bewertungsportalen ihren Ein- und Austritt beschreiben, kann zum Zünglein an der Waage werden. Zahlreiche Employer Branding-Maßnahmen zielen daher darauf ab, einen Austritt möglichst „positiv“ für Mitarbeiter und Arbeitgeber zu gestalten, um sich von Wettbewerbern im Arbeitsmarkt abzugrenzen.

Demgegenüber steht das gestiegene Sicherheitsbedürfnis eines Unternehmens, das gerade im Fall von Kündigungen keinen Raum für Fehler lässt. Denn die Bedrohungslage durch sogenannte „Innentäter“ ist Unternehmensrealität. Laut dem aktuellen Insider Thread Report von Cybersecurity Insiders bestätigen 68 Prozent der untersuchten Organisationen, dass Insider-Angriffe immer häufiger werden. Zu gleichem Prozentsatz fühlen sich Unternehmen derzeit mäßig bis extrem anfällig für Insider-Angriffe. Diese Situation erzeugt einen stetig wachsenden Handlungsdruck in den IT-Teams, alle Services, Anwendungen und Berechtigungen der Mitarbeiter im Blick zu haben, zu verteilen und kurzfristig auch wieder zu entziehen.

Schattenseiten der Flexibilität
Der steigende Druck ist nicht zuletzt auch die Folge einer zunehmend flexiblen Arbeitnehmerschaft: Nach rund fünf Jahren wechseln Mitarbeiter derzeit im Schnitt in ein anderes Unternehmen. Andere verabschieden sich in ein Sabbatical oder die Elternzeit. Entsprechend sind Personalabteilung und IT fortwährend mit der Abwicklung von Ein- und Austritten beschäftigt. Mangelhaft organisiertes Onboarding schadet der Produktivität und nachlässige Offboarding-Prozesse bergen Risiken für die IT-Security. Schließlich gehören Zugänge zu unternehmensrelevanten Informationen und Daten nicht in die Hände ehemaliger Mitarbeiter. Automatisiertes Unified Endpoint Management (UEM) kann dabei unterstützen, diese Prozesse effizient und sicher zu gestalten. Doch gilt es auch hier, Details im Blick zu behalten.

Ein- und Austritt laufen oft nicht rund
Fängt ein neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen an, erhält er eine komplette Unternehmensidentität: von der persönlichen Hardware wie Rechner oder Telefon über die individuelle Softwarekonfiguration bis hin zu Nutzerprofilen oder Zugangsberechtigungen. „One size fits all“ funktioniert dabei allerdings nicht – denn je nach Aufgabe und Position verändert sich auch die Ausstattung der Mitarbeiter. Eine Studie von Ivanti unter 400 IT-Profis vom Sommer 2019 zeigt, dass sich der Start in den neuen Job oft verzögert: Nur 15 Prozent der Mitarbeiter verfügen am ersten Arbeitstag über alle notwendigen Arbeitsmittel. Bei 38 Prozent der Befragten dauert es etwa zwei bis vier Tage, bis ein neuer Mitarbeiter mit allen notwendigen Ressourcen ausgestattet ist.

Noch kritischer ist die Situation beim Mitarbeiteraustritt: Gerade einmal die Hälfte der befragten IT-Experten kann relativ sicher sagen, dass Ex-Kollegen über keine Zugriffsrechte mehr verfügen. Denn eigentlich müssten das gesamte Profil gelöscht, Zugänge gesperrt und die Hardware zurückgeholt werden, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Daraus ergeben sich für die IT-Verantwortlichen drei zentrale Aufgabenfelder: Die Produktivität der Mitarbeiter von Tag eins an sicherstellen, indem ihnen alle notwendigen Technologie-Tools (IT-Services, Anwendungen, Ressourcen für die Zusammenarbeit) rechtzeitig, schnell und unkompliziert bereitgestellt werden.
Sicherheit und Compliance bei Positionswechseln oder beim Offboarding durchsetzen. Die Zugriffe auf alle unternehmenseigenen und IT-bezogenen Ressourcen schließen. Die Effizienz der Betriebsabläufe steigern und parallel die Kosten für IT-Betrieb und IT-Management senken.

Produktivitätsbremse Onboarding
Ein Drittel aller Stellen wird laut Informationsdienst des Instituts der deutschen Wirtschaft pro Jahr in deutschen Unternehmen neu besetzt. Vor diesem Hintergrund entwickelt sich das On- und Offboarding zu einer Mammutaufgabe. Automatisierung ist deshalb gerade für große Unternehmen unabdingbar, die täglich mit dem Wechsel von Mitarbeitern beschäftigt sind. Wer auf automatisiertes Endpoint- und Lizenzmanagement setzt, schafft die Möglichkeit, vom ersten Tag an wertschöpfend zu arbeiten. Das kann wiederum für eine höhere Zufriedenheit bei neuen Mitarbeitern sorgen. Und je schneller die Arbeitsutensilien eingesetzt werden können, desto eher entwickeln sich die Mitarbeiter zu voll leistungsfähigen Teammitgliedern.

Beim Onboarding-Prozess muss das IT-Team Mitarbeiterkonten wie beispielsweise für E-Mail, internes Netzwerk, Zeiterfassung oder Intranet bereitstellen und auf der richtigen Ebene Zugriff auf die Services und Anwendungen einräumen. Die Krux daran: Gerade in großen Unternehmen dauert dieser Prozess schlicht zu lange. Ivanti hat weiterhin herausgefunden, dass Mitarbeiter in fast 30 Prozent aller Unternehmen länger als eine Woche warten müssen, bevor sie über alle notwendigen Arbeitsmittel verfügen. Limitierend wirkt hier, dass viele Unternehmen ihr Onboarding IT-seitig immer noch manuell abwickeln. Auf diese Weise bremst eine verzögerte Bereitstellung den Neuling.Automatisierte Prozesse, beispielsweise über Service-Kataloge, können an dieser Stelle helfen. So können Routineaufgaben – wie etwa die Konfiguration von Druckern nach Standort, die Zuweisung von Zugriffsrechten nach Rolle sowie das Entfernen von Zugriffen bei Rollenwechsel – ohne manuelle Arbeitsschritte erledigt werden. Hinzu kommen richtliniengesteuerte Workflows für Genehmigungen. Sie stellen sicher, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die jeweiligen Anwendungen erhalten. Einige Funktionen wie Passwort-Resets lassen sich zudem als Self-Service-Leistungen bereitstellen, die Mitarbeitern mehr Eigenständigkeit geben und zugleich die IT entlasten.
 

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2. IT-Security-Risiko Offboarding

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